Päijät-Hämeen Ateriapalvelut hankkii, alkaen 1.4.2025, taloushallinnon järjestelmän ja palvelun ns. SaaS-järjestelmänä sekä palveluna. Järjestelmää ja palvelua kutsutaan tässä tarjouspyynnössä myöhemmin seuraavasti:”Järjestelmäpalvelu” tai ”Järjestelmä” tai ”Talousjärjestelmä ja palvelu.

Selvyyden vuoksi todetaan, että hankinta koostuu siis järjestelmästä, mitkä tuotetaan SaaS- palveluina sekä itse palveluista. Hankittavaa Järjestelmää koskevat tarpeet ja vastuunjako on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteissä. Hankittavan Järjestelmän tulee vastata pyydettyihin tarpeisiin, vaatimuksiin ja vastuunjakoon 1.4.2025 alkaen. Toisin sanoen, Tarjoaja sitoutuu siihen, että vastatessaan tähän tarjouspyyntöön tarjouksellaan, kaikki tarjouspyynnössä esitetyt tarpeet, vaatimukset ja vastuunjako tulevat täytetyksi tarjotulla tavalla sekä niiden tulee olla Tilaajalla käytössä sopimuskauden alkaessa ym. päivämäärällä.

Selvyyden vuoksi todetaan, että edellä mainittu vaade, koskien valmiutta 1.4.2025 koskee asioita, joilla on vähäistä suurempi merkitys Tilaajan Järjestelmäpalvelun hyödyntämiselle tukemaan Tilaajan liiketoimintaa. Mikäli vaateen merkitys Tilaajalle on vähäinen, voidaan asian valmistuminen sopia Sopijapuolten kesken hyvässä yhteistyössä valmistuvaksi vuoden 2025 aikana. Selvyyden vuoksi myös todetaan, että mikäli Järjestelmäpalvelu ei ole Tilaajan käytössä tässä kappaleessa ilmoitetussa aikataulussa Tarjoajasta johtuvasta syystä, on Tarjoaja velvollinen korvaamaan Tilaajalle koituvat ylimääräiset kulut, mitkä johtuvat aikatauluviivästyksestä. Lisäksi todetaan, että vähäistä toiminnallisuuden viivästymistä ei katsota viivästymiseksi, mikäli Sopijapuolet ovat viiveestä yhteisesti sopineet. PHAP tavoittelee Järjestelmäpalveluilla, vastuunjaon selkeää ja joustavaa toteuttamista kuten liitteissä on kuvattu sekä hyvää ja joustavaa pitkäaikaista kumppanuutta ja asiakkuudenhoitomallia sekä sujuvaa käyttöön-/haltuunottoa.

Ateriasiskon osalta järjestelmä ja palvelu voidaan ottaa käyttöön erikseen sovitussa aikataulussa.