Hankintayksikön tavoitteena on hankkia pitkäaikainen ja vastuullinen yhteistyökumppani Vantaalla sijaitsevien VAV:n omistamien asuin- sekä palvelukiinteistöjen avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin.

Hankinta on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksen liitteinä olevissa dokumenteissa "Palvelukuvaus". Tarjoaja sitoutuu toimittamaan palvelun tarjouksessa ilmoittamillaan hinnoilla. Tilaaja edellyttää Tarjoajia tutustumaan huolellisesti kaikkiin hankintailmoituksen liitteisiin sekä sopimusehtoihin.

Avainhallinnan sekä lukituksen palveluihin kuuluu mm.

• avain- ja lukostojen hallintatyöt

• lukituspalvelutyöt

• mekaanisten ja elektromekaanisten lukitusten sarjanmuutos- ja ohjelmointityöt

Tavoitteiden saavuttamisen edellytykset on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön ESPD-lomakkeella, hankinnan kohteen kriteerit -osiossa sekä hankintailmoituksen liitteissä. Hankintapäätöksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus pisteytyksen mukaisesti, jossa maksimipisteet ovat 1400 pistettä. Pisteet jakautuvat seuraavasti: hinnan osalta maksimipisteet ovat 1000 pistettä ja laadun osalta maksimipisteet ovat 400 pistettä.

Tilaaja painottaa ja korostaa avainhallinnan ja lukostojen ylläpidon, mekaanisten lukitusjärjestelmien sarjanvaihtokulujen ja elektronisissa sekä elektromekaanisissa järjestelmissä ohjelmointi- ja pääkäyttötöiden osuutta. Tilaaja ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. Laadulliset tekijät on pisteytetty ja ne vaikuttavat hankintapäätökseen. Laatua arvioidaan tarjouslomakkeella kahden (2) selvityksen perusteella, jotka arvioidaan anonyymisti perustuen tarjouslomakkeella esitettyihin kriteereihin. Vertailussa käytetään kahden kuoren menettelyä, jolloin laatupisteet arvioidaan ennen hintaa.

Tarjoajan on annettava tarjous kaikista tarjouslomakkeen töistä. Mikäli Tarjoaja ei ole tarjonnut kaikkia tarjouslomakkeeseen eriteltyjä töitä, tulkitaan tarjous puutteelliseksi. Puutteellinen tarjous hylätään. Tarjoajan kannalta huomioitavaa on myös se, että tarjottujen töiden ja hintojen tulee sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä, hankintasopimusluonnoksessa ja palvelukuvauksessa määritellyt kriteerit.

Palvelu toteutetaan tarjouspyynnön, palvelukuvauksen ja laatuvaatimusten mukaisesti. Tarjous tulee tarjoajia sitovaksi, kun Tilaaja on vastaanottanut tarjouksen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella, selonottoneuvottelujen jälkeen. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun Tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi. Tarjoaja ei saa esittää esimerkiksi omissa tarjousasiakirjoissaan ehtoja, jotka vaikuttaisivat hankintasopimuksen sisältöön.

Huoneistojen avaimia Tilaajalla on n. 44 500 kpl, joista osa on palvelutalojen ja hoiva-asuntojen avaimia. Muita avaimia, esim. autohallien, kerhohuoneiden, pesuloiden, asukas- ym. tilojen avaimia sekä ns. vahvoja avaimia (huolto- ja yleisavaimia), joista osa on huollon, siivouksen, urakoitsijoiden ja muiden yhteistyökumppaneiden käytössä, on n. 3 800 kpl. Tilaajan kokonaisavainmäärä on näin ollen n. 48 300 kpl. Autopaikkoja Tilaajalla on n. 9 800 kpl, joissa suurimmassa osassa on lukittava lämpötolppa (usein käytössä on poletti-avain, joka käy useimpiin lämpötolppiin). Muuttoja on kuukausittain n. 80-120 asunnossa. Lukostot uusitaan vuosittain n. 6-15 kiinteistössä (erillisen kilpailutuksen kautta). Yksittäisiä avaintilauksia on n. 300 kpl ja uudelleensarjoituksia n. 300 kpl vuosittain.

Sopimuskauden tavoitealkamisajankohta on 23.4.2025 ja sopimus on voimassa toistaiseksi, kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tilaajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2026, ja Toimittajan ensimmäinen mahdollinen irtisanomisajan alkamisen ajankohta on 1.6.2027.