Vantaan ja Keravan hyvinvointialue kilpailuttaa Sähköisen pysyväisarkiston hankinnan SaaS (Software as a Service) -palveluna liitteenä olevien vaatimusmäärityksien ja muiden liitteiden mukaisesti. Palvelu tulee olla integroitavissa mm. AD:n sekä muihin liitteissä ilmoitettuihin sovelluksiin. Migraatio tulee suorittaa mm. olemassa olevista kahdesta arkistoista, nk. 3.arkistot sekä alasajettavista sovelluksista vaatimusmäärityksen ja arkkitehtikuvauksen mukaisesti hyödyntäen tarvittavilta osin tilaajan HiQ-integraatioalustaa. Hankittava Ratkaisu tukee asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä: aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima.

Hankinnalla haetaan yhtä (1) kokonaisvastuullista toimittajaa. SaaS-palvelu perustuu tuotepohjaiseen ratkaisuun.

Palvelun tulee olla tuotannossa 12 kuukauden sisällä sopimuksen allekirjoituksessta.

Tilaajan tulee pääsääntöisesti itse pystyä viemään aineistoa Pysyväisarkistoon. Toimittajan tulee sitoutua viemään uudet aineistot arkistoon, mikäli Tilaaja erikseen tilaa viennin, koskee esim. uusien käytöstä poistuvien sovelluksien aineistoja.

Sähköiseen pysyväisarkistoon siirretään pitkäaikaisesti tai pysyvästi säilytettävää ja arkistoitavaa aineistoa. Mikäli kyse on elinkaarensa päättävästä järjestelmästä tai mahdollisesta muusta poikkeavasta tilanteesta, arkistoitava aineisto voi sisältää myös alle kymmenen (10) vuotta säilytettävää aineistoa.

Siirrettävien aineistojen tulee noudattaa Sähke2 -vaatimuksia ja metatietomallia.

Toimitukseen tulee sisältyä erillisiä arkistokokonaisuuksia, joihin voidaan tallentaa esim. pelkästään asiakas- tai potilastietoja sisältäviä aineistoja, ja joihin voidan antaa erillisiä käyttöoikeuksia.

Ratkaisua voidaan muutoshallinnan kautta, Tilaajan erillisellä päätöksellä, kehittää hankkimalla uusia toiminnallisuuksia, kokonaisuuksia sekä integraatioita. Lisäksi Ratkaisuun voidaan muutoshallinnan kautta Tilaajan erillisellä päätöksellä liittää uusia arkistoitavia kokonaisuuksia hyödyntäen esim. Tilaajan sitoumuksetonta tuntimäärää.

Toimitukseen sisältyy neljän (4) kuukauden pituinen pilotointivaihe.