Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan tarkentava markkinakartoitus eli tietopyyntö.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue kilpailuttaa vammaispalvelujen työ- ja päivätoimintakuljetukset.

Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää hankintaan liittyviä kysymyksiä ja käynnistää vuorovaikutusprosessi Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen ja potentiaalisten palveluntuottajien välillä. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankittavan palvelun saatavuutta ja ominaisuuksia koskevaa tietoa, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla.

Palvelu sisältää vammaispalvelujen asiakkaiden kuljetukset työ- ja päivätoimintaan omasta kodista tai muusta ilmoitetusta osoitteesta ja kuljetuksen takaisin sovittuun paikkaan. Päivittäiset kuljetusajat vaihtelevat yksilöllisesti. Osa asiakkaista on toiminnassa mukana koko päivän, osa vain aamu- tai iltapäivän. Kaikki asiakkaat eivät tarvitse kuljetuspalvelua joka päivä.

Pääasiassa asiakkaiden kuljetukset hoidetaan Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sisällä yhteiskuljetuksina.

Asiakkaat ovat vammaisia nuoria ja aikuisia, vaikeammin ja lievästi vammaisia sekä autistisia Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vammaispalveluiden asiakkaita tai hyvinvointialueen ostopalvelukohteiden asiakkaita.

Asiakkaat ovat monisairaita ja runsaasti apua tarvitsevia. Heillä toimintakyvyn puutteet ilmenevät esimerkiksi hahmotushäiriöinä, liikkumisen, siirtymisen ja tasapainon vajeina, puheentuoton ja ymmärtämisen vaikeuksina. Asiakkailla voi olla haasteita mm. itsensä ilmaisussa ja / tai sosiaalisessa kanssakäymisessä, joka voi ilmetä mm. äänekkyytenä tai levottomuutena tai tilan tarpeena. Asiakkaiden erityistarpeet tulee aina ensisijaisesti ottaa huomioon kuljetuksissa. Osa asiakkaista voi esimerkiksi tarvita vastaanottajan kuljetuksen päättyessä tai saattajan ennen kuljetuksen alkua. Tällöin kuljettajan tulee kiinnittää erityistä huomiota asiakkaan turvallisuuteen määränpäässä ja siihen, että kuljettaja toimii saatujen ohjeiden mukaisesti.

Monet asiakkaat tarvitsevat avustamista ja ohjausta siirtymisissä, näistä vastaa kuljettaja. Kuljettaja vastaa myös asiakkaiden turva- ja mahdollisten lisävöiden sekä pyörätuolin turvallisesta kiinnityksestä. Kuljetuksia suunniteltaessa on otettava huomioon, että kuljettajalle on varattava riittävästi aikaa em. palvelun suorittamiseen.

Tietopyynnön vastauksessa palveluntuottajan tulee esitellä lyhyesti yrityksensä ja sen palvelukonsepti (maksimi kaksi A4-sivua). Yritysesittelystä ja palvelukonseptista tulee käydä ilmi, millaista palvelua yritys tarjoaa. Palveluntuottaja voi myös halutessaan esittää ehdotuksia kehitysideoista mitä kilpailutuksessa tulisi ottaa huomioon (maksimi kaksi A4-sivua).

Alla oleviin kysymyksiin pyytäisimme Teiltä vastauksia:

• Minkälaisen kuljetuskaluston (määrät, ajoneuvotyyppi) palveluntuottaja näkee tarkoituksenmukaiseksi edellä mainitun tavoitteen mukaisen kuljetuspalvelun tuottamiseksi, joka tuottaa lisäarvoa Tilaajalle ja Tilaajan asiakkaalle?

• Miten palveluntuottaja katsoo, että kuljetukset suoritetaan pääsääntöisesti ryhmäkuljetuksena?

• Miten näette, että tarjouspyynnössä olisi asetettu vähintään 80 %:n vaatimus kaikista kuljetuksista?

• Miten palveluntuottaja katsoo, että kuljetukset suoritetaan pääsääntöisesti ryhmäkuljetuksena siten, että kerralla kyydissä on optimaalinen määrä asiakkaita?

• Miten vähäpäästöiset ajoneuvot tulisi huomioida tarjouspyynnössä?

• Miten näette hankinnan laajuuden / osatarjousten mahdollisuudet?

• Tulisiko Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen asiakkaiden kuljetusalue jakaa osiin siten, että mahdollistetaan myös pienempien toimijoiden osallistuminen?

• Tulisiko hankinta jakaa alueellisesti tai muilla perusteilla osakohteisiin?

• Toimittaja antaa tilaajalle käyttöoikeuden omaan toiminnanohjausjärjestelmäänsä, jossa asiakkaiden tietoja käsitellään. Tilaaja ja toimittaja päivittävät ajantasaisesti asiakkaiden tietoja järjestelmään. Miten näette toiminnanohjausjärjestelmän arvon?

• Toimittaja suunnittelee tilattujen kuljetusten reitit tilaajan antamien asiakastietojen ja aikojen mukaan. Reittisuunnittelun pitää perustua tilaajan antamiin aikoihin, joita toimittajan pitää noudattaa. Miten näette tämän mahdolliseksi?

• Mitkä kriteerit palveluntuottajan näkökulmasta ovat tärkeimpiä liittyen palvelun hinnoitteluun?

• Millaisilla asioilla hinnoitteluun voidaan vaikuttaa?

• Miten näette hyvinvointialueen sisäiset kiinteähintaiset ryhmäkuljetukset (esim. xx € / asiakas / suunta) mahdollisiksi?

• Miten näette hyvinvointialueen rajat naapurihyvinvointialueille suuntautuvat kiinteähintaiset ryhmäkuljetukset (esim. xx € / asiakas / suunta) mahdollisiksi?

• Miten paljon poikkeavat (esim. pitkä etäisyys) kuljetukset tulisi hinnoitella ja määritellä?

• Miten palvelun hinnantarkistusehto tulisi muotoilla?

• Mitä asioita tulisi ensisijaisesti huomioida palvelun tasaisen laadun varmistamiseksi?

• Miten näette mahdolliseksi käyttää kuljetuksissa pääosin vakiokuljettajia, joilla on vähintään tarjouspyynnössä edellytetty kokemus vammaisten henkilöiden kuljettamisesta.

Tietopyynnön sisällöstä kiinnostuneita palveluntuottajia lähettämään kommentit ja viestit Cloudian kautta 7.11.2024 klo 12.00 mennessä.

Määräajan jälkeen Vantaan ja Keravan hyvinvointialue varaa mahdollisuuden käydä tarvittaessa vuoropuhelua muutamien markkinakartoitukseen/tietopyyntöön vastanneen yrityksen kanssa. Hyvinvointialue ei maksa korvauksia markkinakartoituksiin osallistuneille palveluntuottajille. Tarjouspyyntö itse hankintaan on tarkoitus julkaista tammikuussa 2025. Pyydämme palveluntuottajia huomioimaan, että tietopyyntö ei velvoita Vantaan ja Keravan hyvinvointialuetta toteuttamaan hankintaa markkinakartoituksen perusteella.

Vantaan ja Keravan hyvinvointialue valmistelee mahdollisen tarjouspyynnön aina omien tarpeidensa mukaisesti.