Virtuaaliretkien ja 360 asteen kuvien ja videoiden tuotanto Pyhä-Luostolla

1. Hankinnan tausta

Sodankylän kunta on saanut myönteisen rahoituspäätöksen Lapin liitolta JTF-rahoitteiseen Ympärivuotista nostetta Pyhä-Luostolle reitistöjä kehittämällä -suunnitteluhankkeeseen, jonka toteutusaika on 1.1.2024-31.12.2025. EU:n osarahoituksen lisäksi hanketta rahoittavat Sodankylän ja Pelkosenniemen kunnat ja Kemijärven kaupunki. Hankkeen kokonaisbudjetti on 307 411 euroa, josta tuen osuus on 80 %.

Suunnitteluhankkeen lisäksi Sodankylän ja Pelkosenniemen kunnilla on käynnissä investointihankkeet, joissa suunnitteluhankkeen tuotoksia toteutetaan maastoon. Investointihankkeissa toimenpiteinä ovat reittien rakennustyöt, reittien merkitseminen ja opasteiden painatus ja asennus.

Hankkeessa kehitetään Pyhä-Luoston alueen matkailuinfraa, erityisesti helposti saavutettavia lähi- ja ympyräreittejä, jotka monipuolistavat alueen reittitarjontaa ja mahdollistavat uusien palvelujen kehittämisen alueen matkailuyrityksille. Hankkeella toteutetaan kehitettävistä reiteistä myös digitaalisiin kanaviin sisällöntuotantoa (työpaketti 4), johon tällä kilpailutuksella haetaan toteuttajaa. Tämä kilpailutus koskee työpaketin virtuaaliretkien ja 360 asteen kuvien ja videoiden tuotannon kokonaisuutta.

2. Hankinnan kuvaus:

Ympärivuotista nostetta Pyhä-Luostolle reitistöjä kehittämällä -hankekokonaisuudessa (suunnitteluhanke ja investointihankkeet) on kehitetty / rakennettu seuraavia reittejä Luostolla:

- Ukko-Luoston lumikenkäreitti

- Orresokan lumikenkäreitti

- Kantapäävaaran lumikenkäreitti

- Talvipyöräilyreitti Torvisen Majan ja Luostonportin välille

- Auroralammen reitti ympärivuotiseen retkeilyyn ja pyöräilyyn.

Lisäksi Luoston Kantapäävaaran alueelle rakennetaan kesäreitti kesällä 2025. Pelkosenniemen alueella Koparan ja Rykimäkeron P-paikan välinen latureitti kunnostetaan kesäajan maastopyöräilyyn sopivaksi, ja olemassa oleville maastopyöräilyreiteille tehdään kunnostuksia Pyhällä Mairivaaran ja Kiimaselän alueilla.

Hankinnassa kuvataan lisäksi materiaaleja molemmilta tunturialueilta valittavilta lähireiteiltä, jotka tukevat alueen monipuolista reittitarjontaa ja tekevät siitä houkuttelevan. Kaikista edellä mainituista reiteistä on saatavilla tarkemmat reittikuvaukset liitteessä 1 (Hankinnan kohteena olevat reitit).

Reittien digitaalisia kuvauksia sekä markkinointia varten toteutetaan tällä hankinnalla virtuaaliretkiä ja 360 asteen kuva- ja videomateriaalia. Reittien tiedot tulevat mm. Outdooractive-palveluun ja muihin olennaisiin online-kanaviin, joista matkailijat ja alueella liikkuvat hakevat tietoa (pyha.fi, luosto.fi, visitsodankyla.fi, visitkemijarvi.fi). Myös Youtubea hyödynnetään markkinointikanavana. Materiaalia tarvitaan sydäntalven, kesän ja syksyn (ruska) ajalta.

Saadut tarjoukset arvioidaan hinnan (40 %) ja laadun (60 %) perusteella. Laadulliset vertailuperusteet ovat: 1) Toteutussuunnitelma hankinnan tavoitteiden toteuttamiseksi, 2) Referenssit vastaavista tuotannoista sekä 3) Toteutustiimin kokemus ja osaaminen. Tarkempi kuvaus virtuaaliretkien ja 360 asteen kuva- ja videomateriaalien tuotannon vaatimuksista sekä laadullisista vertailuperusteista on liitteessä 2 (Hankinnan laadun vertailuperusteet).

3. Hankinnan tavoite ja sisältö:

Hankinnan tavoitteena on tuottaa reiteistä sisältöä, joka toimii alueelle matkaa suunnittelevan tietolähteenä ja inspiraationa. Virtuaaliretket ja 360 asteen kuva- ja videomateriaali mahdollistavat alueen luontoon, reitteihin ja niiden olosuhteisiin tutustumisen etukäteen, mikä auttaa matkan suunnittelussa ja herättää kiinnostuksen. Lisäksi virtuaaliretket mahdollistavat luontoelämyksiä sellaisille henkilöille, jotka eivät esimerkiksi liikuntaesteellisyyden vuoksi voi reiteillä kulkea.

Kuvattavia reittejä on yhteensä 13 kappaletta. Niistä neljästä (Ukko-Luoston lumikenkäreitti, Tunturiaavan talvipyöräilyreitti, Noitatunturin retkeilyreitti sekä Rykimäkero-Rykimäkuru-Kopara -maastopyöräreitti) tuotetaan kattavat virtuaaliretket, joissa on opas kertomassa suomeksi luonnossa liikkumisesta sekä reiteistä ja niiden kohokohdista asiantuntevasti mutta innostavasti. Lisäksi kattavat virtuaaliretket tulee tekstittää suomeksi ja englanniksi. Kattavan virtuaaliretken pituus on max 5 minuuttia.

Muista hankinnan reiteistä tuotetaan lyhyehköt esittelyvideot, jotka sisältävät 360 asteen kuva- ja videomateriaalia reitin kohokohdista. Kohokohdista tulee videolle lyhyt esittely tekstin muodossa, mutta kerrontaa ei tarvita.

Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa työsuunnitelma ja alustava sisältösuunnitelma virtuaaliretkien sekä 360 asteen valo- ja videokuvausten kokonaisuuden toteutuksesta. Tarjoaja esittää suunnitelmassaan toteutuksesta idean/ideat, joka vastaa tilaajan asettamiin tavoitteisiin mahdollisimman kattavasti. Suunnitelmat tarkennetaan yhdessä tilaajan ja toteuttajan kesken.

Tarkempi kuvaus virtuaaliretkien ja 360 asteen kuva- ja videomateriaalien tuotannon vaatimuksista on liitteessä 2 (Hankinnan laadun vertailuperusteet).

Tarjouksen tulee sisältää kaikki kustannukset, jotka aiheutuvat kuvauspäivistä (kuten matkat, majoitukset, kuvauksissa tarvittavat välineet) sekä kaikki muut kustannukset tuotannon toteuttamisesta kokonaisuudessaan. Tarjoukseen tulee lisäksi eritellä luonnoskierrosten lukumäärä.

Tarjouspyynnön liitteenä (liite 5) olevan hankintasopimusluonnoksen kohdassa 6 (Salassapito ja immateriaalioikeudet) on määritelty työn suorituksena syntyvän materiaalin käyttöoikeudet.

Huom. Hankesuunnitelmasta poiketen tämän tuotannon toteuttajan ei tarvitse tehdä sanallisia reittikuvauksia, sillä tilaaja tekee ne itse.

4. Aikataulu

Virtuaaliretkien ja 360 asteen kuva- ja videotuotannon kokonaisuus tulee aikatauluttaa niin, että sisältöä saadaan talvesta, kesästä ja syksystä vuoden 2025 aikana. Talviajan kuvauksiin tavoitellaan saatavan materiaalia helmikuulta tykkylumipuiden aikaan, kesäkuvaukset toteutetaan kesä-elokuun aikana ja syyskuvaukset syyskuussa ruska-aikaan.

Reittikohtaisesti kuvaukset toteutetaan seuraavalla aikataululla vuoden 2025 aikana:

Helmikuu:

o Ukko-Luoston lumikenkäreitti

o Orresokan lumikenkäreitti

o Kantapäävaaran lumikenkäreitti

o Auroralammen reitti

o talvipyöräilyreitti Luostonportilta Torvisen Majalle

o Tunturiaavan talvipyöräilyreitti

Kesäkuu-elokuu:

o Noitatunturin retkeilyreitti

o Rykimäkero-Rykimäkuru-Kopara maastopyöräreitti

o Pyhä-Kiimaselkä-Huttujärvi-Pyhä -maastopyöräreitti

o Ukko-Luoston huipun retkeilyreitti

Syyskuu:

o Kantapäävaaran kesäreitti

o Auroralammen reitti

o Mairivaaran maastopyöräreitti.

Tarkempi aikataulu tuotantokokonaisuudesta sovitaan yhdessä tilaajan ja toteuttajan kesken, mutta tarjoajan tulee tehdä hankinnan tavoitteita ja alustavaa aikataulua tukeva aikatauluehdotus tarjouksessaan. Toteuttajan on myös huomioitava vaihtoehtoinen toteutusaikataulu (varakuvauspäivät), mikäli sääolosuhteiden tms. johdosta suunnitelmaa joudutaan muuttamaan. Projektin aloituspalaveri toteuttajan ja tilaajan välillä pidetään viikolla 4/2025. Muiden työpalaverien osalta tarjoaja tekee aikatauluehdotuksen projektin sujuvaa etenemistä ja kommunikaatiota silmällä pitäen. Työn tulee olla kokonaisuudessaan valmis ja kaikki sovitut materiaalit toimitettuna tilaajalle 31.10.2025 mennessä.