Valokuva- ja videotuotanto Pyhä-Luoston alueella

1. Hankinnan tausta:

Sodankylän kunta on saanut myönteisen rahoituspäätöksen Lapin liitolta JTF-rahoitteiseen Ympärivuotista nostetta Pyhä-Luostolle reitistöjä kehittämällä -suunnitteluhankkeeseen, jonka toteutusaika on 1.1.2024-31.12.2025. EU:n osarahoituksen lisäksi hanketta rahoittavat Sodankylän ja Pelkosenniemen kunnat ja Kemijärven kaupunki. Hankkeen kokonaisbudjetti on 307 411 euroa, josta tuen osuus on 80 %.

Suunnitteluhankkeen lisäksi Sodankylän ja Pelkosenniemen kunnilla on käynnissä investointihankkeet, joissa suunnitteluhankkeen tuotoksia toteutetaan maastoon. Investointihankkeissa toimenpiteinä ovat reittien rakennus- ja kunnostustyöt, reittien merkitseminen ja opasteiden painatus ja asennus.

Suunnitteluhankkeessa kehitetään Pyhä-Luoston alueen matkailuinfraa, erityisesti helposti saavutettavia lähi- ja ympyräreittejä, jotka monipuolistavat alueen reittitarjontaa ja mahdollistavat uusien palvelujen kehittämisen alueen matkailuyrityksille. Hankkeella toteutetaan kehitettävistä reiteistä myös digitaalisiin kanaviin sisällöntuotantoa (työpaketti 4), johon tällä kilpailutuksella haetaan toteuttajaa. Tämä kilpailutus koskee työpaketin valokuva- ja videotuotannon kokonaisuutta.

2. Hankinnan kuvaus:

Ympärivuotista nostetta Pyhä-Luostolle reitistöjä kehittämällä

hankekokonaisuudessa (suunnitteluhanke ja investointihankkeet) on kehitetty / rakennettu seuraavia reittejä Luostolla:

- Ukko-Luoston lumikenkäreitti

- Orresokan lumikenkäreitti

- Kantapäävaaran lumikenkäreitti

- Talvipyöräilyreitti Torvisen Majan ja Luostonportin välille

- Auroralammen reitti ympärivuotiseen retkeilyyn ja pyöräilyyn.

Lisäksi Luoston Kantapäävaaran alueelle rakennetaan kesäreitti kesällä 2025. Pelkosenniemen alueella Koparan ja Rykimäkeron P-paikan välinen latureitti kunnostetaan kesäajan maastopyöräilyyn sopivaksi, ja olemassa oleville maastopyöräilyreiteille tehdään kunnostuksia Pyhällä Mairivaaran ja Kiimaselän alueilla.

Hankinnassa kuvataan lisäksi materiaaleja molemmilta tunturialueilta valittavilta lähireiteiltä, jotka tukevat alueen monipuolista reittitarjontaa ja tekevät siitä houkuttelevan. Kaikista edellä mainituista reiteistä on saatavilla tarkemmat reittikuvaukset liitteessä 1 (Hankinnan kohteena olevat reitit).

Reittien digitaalisia kuvauksia ja markkinointia varten tarvitaan valokuvia ja videoita. Reittien tiedot tulevat mm. Outdooractive-palveluun ja muihin olennaisiin online-kanaviin (esim. Visit Pyhä-Luoston ja hankkeessa mukana olevien kuntien matkailusivustot ja sosiaalisen median kanavat, pyha.fi, luosto.fi, luontoon.fi-palvelu), joista matkailijat ja alueella liikkuvat hakevat tietoa. Materiaalia tarvitaan sydäntalven, kesän ja syksyn (ruska) ajalta sekä maan tasalta että ilmasta.

Saadut tarjoukset arvioidaan hinnan (40 %) ja laadun (60 %) perusteella. Laadulliset vertailuperusteet ovat: 1) Toteutussuunnitelma hankinnan tavoitteiden toteuttamiseksi, 2) Referenssit vastaavista tuotannoista sekä 3) Toteutustiimin kokemus ja osaaminen.

3. Hankinnan tavoite:

Hankinnan tavoitteena on saada alueen reiteiltä ja kohteista laadukasta, visuaalista ja houkuttelevaa kuva- ja videomateriaalia, jota voi hyödyntää niin reittikuvauksissa kuin eri markkinointikanavissakin. Markkinoinnin kohderyhmät ovat sekä kotimaisia että kansainvälisiä. Valokuvissa ja videoissa halutaan tuoda esiin kaunista luontoa, reittien kohokohtia ja rentoa ulkoilutunnelmaa. Reittien kohokohdista osa on tilaajan etukäteen määrittämiä.

3.1 Valokuvat

Valokuvia tarvitaan vähintään 30 kappaletta jokaiselta kolmelta vuodenajalta eli yhteensä vähintään 90 kappaletta. Kuvia tulee olla sekä vaaka- että pystymallisia. Kuvia otetaan sekä mallien kanssa että ilman. Malleja voi olla 2-4 kappaletta.

Kuvauspaikat vuodenaikoineen:

Talvi (helmikuu)

o Ukko-Luoston lumikenkäreitti

o Torvisen Majan talvipyöräilyreitti

o Orresokan lumikenkäreitti

o Kantapäävaaran lumikenkäreitti

o Soutajan talvipyöräilyreitti / lumikenkäreitti

Kesä (kesä-elokuu)

o Rykimäkero P – Rykimäkuru – Kopara – Rykimäkero P maastopyöräilyreitti

o Tunturiaavan luontopolku

o Aittakuru

o Ukko-Luoston huipun retkeilyreitti

Syksy (syyskuu)

o Mairivaaran maastopyöräilyreitti

o Kantapäävaaran kesäreitti

o Auroralammen reitti

3.2 Videot

Videoita toteutetaan vähintään kolme (3) kappaletta per vuodenaika. Videoita tuotetaan kohdassa 3.1 mainituilta valituilta reiteiltä. Videot tulee toteuttaa niin, että niissä esiintyy ihmisiä aktiviteettien parissa. Videoiden tulee olla pituudeltaan sellaisia, jotka toimivat parhaiten sosiaalisen median kanavissa hankinnan tavoitteiden mukaisesti. Osaa videoista tullaan myös käyttämään Youtubessa.

Videoiden yhteydessä, esim. "lopputeksteissä" tulee näkyä hankkeen osapuolten ja rahoittajien logot.

Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa työsuunnitelma ja alustava sisältösuunnitelma valo- ja videokuvausten kokonaisuuden toteutuksesta. Tarjoaja esittää suunnitelmassaan valokuvien ja videoiden toteutuksesta idean/ideat, joka vastaa tilaajan asettamiin tavoitteisiin mahdollisimman kattavasti. Suunnitelma sisältää myös perustellun ehdotuksen videoiden pituudesta ja formaatista.

Suunnitelmat tarkennetaan yhdessä tilaajan ja toteuttajan kesken. Tilaajan puolelta työtä ohjaa hankkeen työryhmä.

Tarjouksen tulee sisältää kaikki kustannukset, jotka aiheutuvat kuvauspäivistä (kuten matkat, majoitukset, mallit, kuvauksissa tarvittavat välineet) sekä kaikki muut kustannukset tuotannon toteuttamisesta kokonaisuudessaan. Tarjoukseen tulee lisäksi eritellä luonnoskierrosten lukumäärä koskien videoiden tuotantoa.

Tarjouksen tulee sisältää myös optio mahdollisista valokuvien ja videoiden lisähankinnoista hankinnan toteutusaikana.

Tarjouspyynnön liitteenä (liite 2) olevan hankintasopimusluonnoksen kohdassa 6 (Salassapito ja immateriaalioikeudet) on määritelty työn suorituksena syntyvän materiaalin käyttöoikeudet.

Huom. Hankesuunnitelmasta poiketen valo- ja videokuvien tuotannon toteuttajan ei tarvitse tehdä sanallisia reittikuvauksia, sillä tilaaja tekee ne itse.

4. Aikataulu:

Valokuva- ja videotuotannon kokonaisuus tulee aikatauluttaa niin, että sisältöä saadaan sydäntalvesta, kesästä ja syksystä vuoden 2025 aikana. Talviajan kuvaukset tulee ajoittaa helmikuulle (tavoitteena saada materiaalia tykkylumipuiden aikaan), kesäkuvaukset kesä-elokuulle ja syyskuvaukset syyskuulle ruska-aikaan (ks. tarjouspyynnön kohta 3.1)

Tarkempi aikataulu tuotantokokonaisuudesta sovitaan yhdessä tilaajan ja toteuttajan kesken, mutta tarjoajan tulee tehdä hankinnan tavoitteita ja alustavaa aikataulua tukeva aikatauluehdotus tarjouksessaan. Tarjoajan on myös huomioitava vaihtoehtoinen toteutusaikataulu (varakuvauspäivät), mikäli sääolosuhteiden tms. johdosta suunnitelmaa joudutaan muuttamaan. Projektin aloituspalaveri toteuttajan ja tilaajan välillä pidetään viikolla 4/2025. Muiden työpalaverien osalta tarjoaja tekee aikatauluehdotuksen projektin sujuvaa etenemistä ja kommunikaatiota silmällä pitäen. Työn tulee olla kokonaisuudessaan valmis ja kaikki sovitut materiaalit toimitettuna tilaajalle 31.10.2025 mennessä.