Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan kutsu markkinavuoropuheluun.

Riihimäen kaupunki valmistelee sähköisen säilytysjärjestelmän hankintaa osana toimintojen digitalisointia ja sähköisten toimintatapojen kehittämistä.

Osana hankinnan suunnittelua ja valmistelua järjestämme markkinavuoropuhelun, jonka tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja muodostaa yleiskuva saatavilla olevista ratkaisuista. Tavoitteena on lisätä ymmärrystä eri vaihtoehdoista, niiden toiminnallisuuksista sekä markkinoiden tarjoamista mahdollisuuksista, jotta mahdollinen tuleva tarjouskilpailu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Markkinavuoropuhelussa ei pyydetä eikä anneta tarjouksia.

Riihimäen kaupunki kutsuu sähköisiä säilytysjärjestelmiä tarjoavia toimittajia osallistumaan markkinavuoropuheluun esittelemään ratkaisuaan sekä kertomaan sen keskeisistä ominaisuuksista, käyttökohteista ja käyttökokemuksista.

Hankinnan tavoitteena on ottaa käyttöön SaaS-palveluna tuotettava sähköinen säilytysjärjestelmä, joka perustuu avoimiin ja dokumentoituihin rajapintoihin. Järjestelmän tulee mahdollistaa sekä pysyvästi säilytettävän että määräajan säilytettävän aineiston keskitetty sähköinen säilyttäminen samassa ratkaisussa. Tavoitetilassa järjestelmä tukee organisaation ja tietojärjestelmien elinkaaren hallintaa sekä muutostilanteita. Käytöstä poistuvien tietojärjestelmien tietoaineistot ja asiakirjat voidaan siirtää sähköiseen säilytysjärjestelmään, jolloin alkuperäisiä järjestelmiä ei tarvitse ylläpitää pelkästään tietojen säilyttämistä varten. Järjestelmän tulee mahdollistaa myös tietojen ja asiakirjojen hävittäminen niiden säilytysajan päättyessä. Lisäksi tavoitteena on, että järjestelmä tukee tiedon siirtämistä kansallisiin säilytysratkaisuihin sekä mahdollistaa tietojen vastaanottamisen myös kunnan konserniyhteisöiltä ja kunnan toimeksiannosta toimivilta ulkopuolisilta palveluntuottajilta avoimien rajapintojen kautta.

Toivomme toimittajien esittelevän markkinavuoropuhelussa erityisesti:

- järjestelmän yleiskuvauksen ja vahvuudet

- ylläpidon eli arkistonhoitaja- ja pääkäyttäjätoiminnot

- järjestelmän haku- ja katselukäyttö

- järjestelmän tekniset ominaisuudet, tuki- ja lisäpalvelut, sekä

- hinnoittelumallin ja keskeiset kustannustekijät

Hankinnan lopullinen sisältö, hankinnan kohteen määrittely sekä hankinnalle asetettavat vähimmäis- ja vertailuperusteet täsmentyvät valmistelun aikana.

Markkinavuoropuhelusta kiinnostuneita toimittajia pyydetään lähettämään vapaamuotoinen ilmoittautuminen osoitteeseen [email protected] viimeistään 24.11.2026 klo 12.00. Ilmoittautumisessa pyydetään ilmoittamaan yrityksen nimi, yhteyshenkilö sekä yhteystiedot.

Tilaisuus on suunniteltu järjestettävän viikolla 49 etäyhteydellä (Teams). Esittelylle on varattu aikaa noin 60 minuuttia, mikä sisältää myös kysymyksille ja keskustelulle varattavan ajan.

Esittelyille on varattu alustavasti seuraavat ajankohdat:

- ke 1.12.26 klo 13-15,

- to 3.12.26 klo 9-11.30 ja klo 13-15

Markkinavuoropuheluun mukaan ilmoittautuneille toimittajille voidaan valmistelun edetessä toimittaa myös hankinta-asiakirjojen luonnoksia kommentoitavaksi.

Markkinakartoitus ja markkinavuoropuhelu ei sido Riihimäen kaupunkia hankinnan toteuttamiseen eikä toimittajia tarjouskilpailuun osallistumiseen. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytys myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiselle, eikä osallistuminen tai osallistumatta jättäminen vaikuta toimittajan asemaan mahdollisessa hankintamenettelyssä. Markkinavuoropuheluun osallistuville ei makseta korvausta osallistumisesta tai kommenttien antamisesta.