Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalvelut pyytää tarjoustanne varhaiskasvatuksen suunnitelmaprosessin hallintaratkaisusta. Hankinnan kohteena on valmis ohjelmistopalvelu, suunnitelmaprosessia tukeva työkalu, joka tukee varhaiskasvatuksen lakisääteisten ja toiminnallisten suunnitelma-asiakirjojen laadintaa, ylläpitoa, jakelua yksiköille sekä toteutumisen arviointia.

Varhaiskasvatuksen lakisääteiset suunnitelmat perustuvat varhaiskasvatuslakiin (540/2018) ja Opetushallituksen vahvistamiin varhaiskasvatussuunnitelman perusteisiin. Oulun kaupungin varhaiskasvatuksessa on noin 100 yksikköä (päiväkodit, ryhmäperhepäiväkodit ja päiväkotiryhmät), joiden käyttöön ratkaisu hankitaan.

Hankinnan taustalla ovat seuraavat tunnistetut haasteet:

Suunnitelmapohjat ovat hajallaan eri alustoilla, mikä aiheuttaa versiohallinnan ongelmia.

Suunnitelmien jakelu yksiköille on manuaalista ja hidasta.

Yksiköiden suunnitelmatyön edistymistä on vaikea seurata keskitetysti.

Suunnitelmien toteutumisen arviointi on irrallaan suunnitelmatyöstä.

Manuaalinen työ vie pedagogisen henkilöstön aikaa varsinaiselta asiakastyöltä.

Hankinnalla tavoitellaan:

Suunnitelmaprosessin yhtenäistämistä koko varhaiskasvatuksen toimialan tasolla.

Ajantasaisten suunnitelmapohjien automaattista jakelua yksiköille.

Suunnitelmatyön edistymisen seurantaa keskitetysti.

Suunnitelmien toteutumisen arviointia järjestelmällisesti.

Pedagogisen henkilöstön hallinnollisen työtaakan vähentämistä.

Oulun kaupunki hyödyntää henkilöstön työskentely-ympäristönä M365-pilvialustaa, jota käytetään viestintään, yhteistyöhön, tiedostojen hallintaan, toimistosovelluksiin sekä työprosessien digitalisointiin ja automatisointiin. Hankinnan kohteena oleva ratkaisu on siten M365 -ympäristöön yhteensopiva. Se on henkilöstön käytettävissä M365-alustalta käsin ilman erillisiä lisenssejä, käyttäjätunnuksia tai kirjautumista. Ratkaisu hyödyntää tilaajan Microsoft Entra ID -tunnistautumista ja tilaajan hallinnoimia käyttäjäryhmiä. Ratkaisu voidaan toteuttaa tilaajan M365-ympäristöön sijoitettavana sovelluksena tai muulla teknisellä toteutustavalla, joka täyttää tässä tarjouspyynnössä asetetut käyttöä, integraatioita, tietoturvaa, tietojen hallintaa ja lisensointia koskevat vaatimukset.

Hankinnan rajaus: Hankinnan kohteena ovat organisaatiotason suunnitelmat (toimiala-, yksikkö- ja ryhmätason). Lapsikohtaiset asiakirjat (lapsen varhaiskasvatussuunnitelma, esiopetuksen oppimissuunnitelma) eivät sisälly hankinnan kohteeseen.

Lisähankintamahdollisuus: perusopetuksen suunnitelmaprosessit voidaan liittää hankintaan erillisenä laajennuksena sopimuskauden aikana.