Oulun kaupunki, sivistys- ja kulttuuripalvelut (jäljempänä myös "Sivistys- ja kulttuuripalvelut", "Tilaaja" ja "Hankintayksikkö") perustaa dynaamisen hankintajärjestelmän. Hankinnasta kiinnostuneita ehdokkaita pyydetään jättämään osallistumishakemus Tarjouspalvelu.fi -portaalissa tämän osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

HANKINTAAN LIITTYVIÄ KÄSITTEITÄ:

Dynaaminen hankintajärjestelmä (DPS) = Sähköinen hankintamenettely, jossa hankinnat kilpailutetaan järjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kesken

Tilaaja, hankintayksikkö = Oulun kaupunki, Sivistys- ja kulttuuripalvelut

Ehdokas = Osallistumishakemuksen jättävä toimittaja: esim. yhdistys, yritys tai muu yksityinen palveluntuottaja

Osallistumishakemus = Hakemus, jolla toimittaja hakeutuu dynaamiseen hankintajärjestelmään

Osallistumispyyntö = Tämä asiakirja, johon vastaamalla ehdokas voi jättää osallistumishakemuksensa

Tarjouspyyntö = DPS:n sisällä tehtävän kilpailutuksen asiakirja liitteineen, jonka Sivistys- ja kulttuuripalvelut lähettää hankintajärjestelmään hyväksytyille toimittajille. Tarjouspyynnöt lähetetään perustamisvaiheen jälkeen

Tarjoaja = Hankintajärjestelmään hyväksytty ehdokas, joka jättää tarjouksen vastaamalla DPS:n sisäiseen tarjouspyyntöön

Toimittaja, Palveluntuottaja = DPS:n sisäisen kilpailutuksen kautta valituksi tullut tarjoaja, jonka kanssa solmitaan hankintasopimus palvelun tuottamisesta

HANKINTAMENETTELYN ALUSTAVA AIKATAULU:

Hankintayksikkö:

- varaa DPS:n perustamisvaiheessa 15.4.2024 klo 12:00 mennessä saapuneiden osallistumishakemusten käsittelyyn arviolta 10 työpäivää. Mikäli esimerkiksi rikosrekisteriotteiden toimittaminen viivästyy ehdokkaasta riippumattomasta syystä, osallistumishakemuksen käsittelyyn käytettävä aika lasketaan ajankohdasta (pvm), jolloin hankintayksikkö on vastaanottanut pyydetyt asiakirjat. Tarjoajan tulee hankkia tarvittavat liitteet etupainotteisesti siten, että esim. hankintamenettelyotteet on valmiina olemassa kun hankintayksikkö niitä pyytää toimittamaan. Perustamisvaiheessa saapuneiden hakemusten käsittely tehdään viipymättä ja mikäli pyydettyjä asiakirjoja ei ole toimitettu 30.4.2024 mennessä hankintayksikölle hankintayksikkö hylkää perustamisvaiheessa lähetetyn hakemuksen. Mikäli hankintayksikkö hylkää hakemuksen voi palveluntuottaja heti pyydetyt asiakirjat saatuaan lähettää hakemuksen uudelleen ja sen hyväksynnän jälkeen pääsee mukaan seuraaviin julkaistaviin hankintajärjestelmän mukaisiin minikilpailutuksiin.

- pyrkii lähettämään ensimmäiset DPS:n sisäiset tarjouspyynnöt mahdollisimman pian osallistumishakemusten käsittelyn jälkeen. Tavoitteena on julkaista ensimmäinen hankintajärjestelmän sisäinen kilpailutus hyväksytyille toimittajille 2.5.2024.

OSALLISTUMISPYYNTÖÖN LIITTYVÄT KYSYMYKSET

Ehdokkailla on mahdollisuus esittää osallistumispyyntöön liittyviä kysymyksiä Tarjouspalvelu.fi-portaalissa koko DPS:n voimassaolon ajan. DPS:n perustamisvaiheessa kysymykset pyydetään kuitenkin esittämään 8.4.2024 mennessä, jotta niihin ehditään vastaamaan perustamisvaiheen aikana. Kysymykset tulee esittää suomen kielellä. Hankintayksikkö pyrkii vastaamaan kysymyksiin mahdollisimman pian niiden saapumisen jälkeen Tarjouspalvelu.fi-portaalissa. Kysymykset käsitellään nimettöminä, kysyjän nimeä tai muita kysyjää koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Ehdokkaan tulee huomioida hankintayksikön antamat vastaukset osallistumishakemusta jättäessään.