Hankinnan kohteena on digitaalisen asiointipalvelun alusta Museoviraston ("Hankintayksikkö") palveluiden tarjoamiseen.

Palvelun avulla tulee voida toteuttaa kattavasti Hankintayksikön digitaalisen asioinnin, neuvonnan ja asiakkuuksien hallinnan tarpeita. Ensimmäisessä vaiheessa toteutetaan palveluportaali, palvelupyyntöjen käsittelyn työnkulut ja asiakkuuksienhallinta. Alustan tulee lisäksi sisältää tuoterekisteri tilattaville palveluille, ja toiminnot palvelupyyntöjen yhteydessä lähetettävien ja vastaanotettavien tiedostojen väliaikaissäilytykseen ja jakeluun.

Tarjottavan asiointialustan tulee olla SaaS (Software as a Service) -ratkaisu, joka toimitetaan, ylläpidetään ja hallinnoidaan tarjoajan toimesta. Palvelun tulee olla saatavilla verkon kautta, eikä se saa vaatia Hankintayksiköltä omien palvelimien tai infrastruktuurin ylläpitoa. Alustan lisäksi hankinnan kohteena on portaalin ylläpito toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.

Hankinnan kohteen ensimmäinen vaihe toteutetaan syksyn 2024 ja vuoden 2025 aikana.

Hankinnan sisältö:

1. Asiointialustan tekninen käyttöönotto Hankintayksikölle

• Tekniset työt, käyttöoikeudet, CRM-rakenne, ensimmäisen vaiheen integraatiot jne.

2. Hankintayksikölle luotava verkkokäyttöinen asiakasportaali

• Arkeologian asiointiprosessit

• Kokoelma- ja tietopalveluiden asiointiprosessit

3. Palveluiden käyttöönotto ja koulutus

• Käyttöönottotyöpajat, työnkulkujen ja lomakkeiden tarkentavat määritykset, sekä testaukset

• Koulutus, opastus ja ohjeiden laatiminen

4. Jatkuvat palvelut toistaiseksi voimassa olevana

• Käyttöönotetun kokonaisuuden ylläpito ja jatkokehitys

5. Erikseen määritellyt optiot ja asiointialustan käytön laajentaminen

Osat 1-3. muodostavat hankinnan ensimmäisen vaiheen ja ne toteutetaan syksyn 2024 ja vuoden 2025 aikana.

Osa 4. alkaen palvelujen hyväksymisestä ja käyttöönotosta.

Osa 5. myöhemmin tarkentuvassa aikataulussa erillisillä päätöksillä.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä.

Asiointialustan käytön mahdollinen laajennus toteutetaan jatkokehittämisenä ja optioiden kautta. Käytön laajennukset koskevat toteutuessaan asiointitapausten lisäämistä, uusia integraatioita, toiminnallisuuksien jatkokehittämistä, sekä automatisaation lisäämistä esimerkiksi tekoälyn hyödyntämisen kautta.