Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan ennakkoilmoituksella toteutettava kutsu markkinavuoropuheluun osana hankinnan valmistelua. Vuoropuheluun ilmoittautuneilla, hankinnasta kiinnostuneilla toimijoilla on mahdollisuus kommentoida alustavia tarjouspyyntömateriaaleja sekä vastata hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Vuoropuheluun voi liittyä hankintayksikön katsoman tarpeen mukaan myös Teams-tapaamisia ilmoittautuneiden toimittajien kanssa. Markkinavuoropuhelu on suunniteltu toteutettavan kolmessa vaiheessa: Ensimmäinen vaihe syyskuussa, toinen vaihe lokakuussa ja kolmas vaihe marraskuussa 2025.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue päivittää syksyllä 2025 palvelujen uudistamisen strategiaa vuosille 2026-2029. Strategialuonnoksessa yksi muutoslupaus on teknologian hyödyntämisen edelläkävijyys muun muassa työn automaatiossa. Työn automaatiolla tavoitellaan toimivampaa arkea työntekijöille, parempaa asiakaskokemusta sekä toiminnan tuottavuuden tehostamista. Automaation tarpeet liittyvät alustavasti aina teknisten taustaprosessien automaatiosta ja sisäisten palvelujen tehostamisesta sosiaali-, terveys- ja pelastusalan ammattilaisten työn tukeen.

Tässä markkinavuoropuhelussa hyvinvointialue kartoittaa Toimittajien kiinnostusta automaation teknologioita koskevaan kilpailutukseen. Tulevan kilpailutuksen tarkoituksena on hankkia automaatioteknologiaratkaisu tukemaan hyvinvointialueen prosessien ja palveluiden automatisointia monipuolisessa toimintaympäristössä. Hankittavan teknologiakokonaisuuden tulee vastata automatisoinnin tarpeisiin monimutkaisista liiketoimintaprosesseista pienempiin yksittäisten tehtävien automatisointiin. Kumppanilla tulee olla riittävästi teknistä osaamista, pätevyyttä ja kokemusta palveluiden tuottamisesta sekä halua ymmärtää hyvinvointialueen erilaisia palvelutarpeita.

Hankinnan tavoitteena on tarjota hyvinvointialueen Azure-ympäristöön kustannustehokas alusta, jolla voidaan kehittää ja ylläpitää erilaisilla teknologioilla toteutettuja automaatioratkaisuja, vapauttaen näin henkilöstön työaikaa vaativampiin tehtäviin sekä tuoda selkeitä kustannussäästöjä. Hankittavan ratkaisun tulee sisältää kattavia ja kehittyneitä automaatio- ja tekoälyteknologioita, jotka automatisoivat toimintojen prosesseja mahdollisimman pitkälle, sekä mahdollistaa myös ulkopuolisten automaatio- ja tekoälyratkaisujen hyödyntämisen osana prosessien automatisointia. Automaatioratkaisun tulee olla helposti käyttöönotettavissa ja mukautettavissa Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tarpeisiin, sekä integroitavissa muihin järjestelmiin rajapintojen välityksellä (mm. asiakas- ja potilastietojärjestelmät, tilausjärjestelmä, talouden ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja arkistointi).

Hankinta sisältää seuraavat osa-alueet:

1) Automaatioteknologiaratkaisut

2) Käyttöönottoprojekti

3) Käyttö- ja ylläpitopalvelut

4) Kehitys- ja asiantuntijapalvelut

Hankittavan ratkaisun tulisi tukea muun muassa seuraavia kyvykkyyksiä:

- Pitkien liiketoimintaprosessien automatisointi ja hallinta: Hankittavalta automaatioteknologiaratkaisulta edellytetään kykyä hallita ja automatisoida pitkiä ja monivaiheisia liiketoimintaprosesseja, jotka voivat sisältää useita järjestelmiä, monimutkaisia päättelyketjuja sekä tekoäly- ja koneoppimiskomponentteja. Ratkaisun tulee mahdollistaa prosessien seuranta pitkällä aikavälillä, tukea sekä säännöllisesti toistuvia että manuaalisesti käynnistettäviä prosesseja, sekä integroitua joustavasti eri järjestelmiin rajapintojen ja käyttöliittymien kautta.

- Yksittäisten työtehtävien/yksinkertaisten prosessien automatisointi: Ratkaisulta vaaditaan kykyä automatisoida yksittäisiä, mutta volyymiltaan merkittäviä työtehtäviä tehokkaasti, virheettömästi ja skaalautuvasti. Sen tulee pystyä käsittelemään suuria määriä toistuvia ja standardoituja tehtäviä, integroitua useisiin järjestelmiin, tukea sekä ajastettuja että käyttäjän käynnistämiä tehtäviä sekä mahdollistaa tehokas virheidenhallinta ja raportointi.

- Itsepalveluautomatisoinnit (DIY): Ratkaisun tulee tarjota käyttäjäystävälliset työkalut, joiden avulla organisaation asiantuntijat ja loppukäyttäjät voivat helposti automatisoida omia työtehtäviään ilman syvällistä teknistä osaamista. Edellytyksenä on, että ratkaisu mahdollistaa nopean automaatioiden rakentamisen, käyttöönoton ja ylläpidon sekä täyttää organisaation tietoturva- ja integraatiovaatimukset.

- Kertaluontoiset automatisoinnit: Ratkaisulta edellytetään myös tukea kertaluonteisille automatisoinneille, kuten järjestelmämigraatioiden yhteydessä toteutettaville tehtäville. Sen tulee mahdollistaa tehokas ja luotettava tietojen siirto, muunnos ja käsittely rajatussa aikataulussa, tukea joustavaa konfigurointia, virheidenhallintaa ja kattavaa raportointia ilman pysyvää ylläpitovelvoitetta.

- Chat-kyvykkyys: Mahdollisesti osana asiakaspalvelun automatisointia monikielisesti.