Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö vaan ennakkoilmoituksella toteutettava kutsu markkinavuoropuheluun osana hankinnan valmistelua. Vuoropuheluun ilmoittautuneilla, hankinnasta kiinnostuneilla toimijoilla on mahdollisuus kommentoida alustavia tarjouspyyntömateriaaleja sekä vastata hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Vuoropuheluun voi liittyä hankintayksikön katsoman tarpeen mukaan myös Teams-tapaamisia ilmoittautuneiden toimittajien kanssa. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on ostolaskujärjestelmän hankinta, sisältäen järjestelmän käyttöönottoprojektin, käyttöoikeudet, tuki- ja ylläpitopalvelut, täydentävät asiantuntijapalvelut ja mahdolliset lisähankintamahdollisuudet.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on hyvinvointialueen toiminnan käynnistymisvaiheessa tehnyt viranhaltijapäätöksen (§ 8/2022, 167/2022) taloushallinnon perustoimintojen hankkimisesta ja järjestämisestä Sarastia Oy:n tuottamana. Taloushallinnon perustoiminnoilla tarkoitetaan peruskirjanpidon toimintoja, osto- ja myyntireskontran toimintoja, maksuliikennetoimintoja sekä erinäisiä tilinpäätös- ja raportointipalveluja. Lisäksi perustoimintoihin kuuluvat taloushallinnon järjestelmät sekä niiden ylläpidon ja kehittämisen palvelut.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella on kuitenkin todettu, että pysyvä ratkaisu perustoimintojen järjestämisen mallista tehdään myöhemmin. Em. pysyvästä ratkaisuista tehtyjen selvitysten pohjalta Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on tehnyt päätöksen taloushallinnon palveluiden tuottamisesta omana toimintana. Osana tätä talouspalveluiden muutoshanketta hyvinvointialue on päättänyt kilpailuttaa itse ne järjestelmät, joilla talouspalvelut tuotetaan. Talouspalveluiden muutoshankkeen järjestelmähankinnat on päätetty jakaa seuraaviin erillisiin kilpailutuksiin: talouden pääjärjestelmä, maksuliikennejärjestelmä, välitysoperaattoripalvelut ja ostolaskujärjestelmä. Tämä ennakkoilmoitus koskee em. ostolaskujärjestelmän hankintaa.

Ostolaskujärjestelmä on suunniteltu otettavan tuotantokäyttöön Q4/2026 aikana.

Hankinta sisältää alustavasti mm. seuraavia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia:

-Sähköisten ostolaskujen vastaanotto, käsittely ja hallinta, sisältäen ostolaskujen automaattisen täsmäytyksen tilauksiin, tilausten vastaanottoon, maksusitoumuksiin ja sopimusnumeroihin

-Mahdollisuus paperisten tai sähköpostilla toimitettujen laskujen skannaukseen tai laskujen tallennus käyttöliittymän kautta

-Tiedon tuottaminen sisäistä ja ulkoista raportointia varten

-Järjestelmän tulee olla käyttäjäystävällinen ja helposti omaksuttavissa

-Järjestelmä tulee voida integroida muihin tilaajan järjestelmiin rajapintojen välityksellä (mm. asiakas- ja potilastietojärjestelmät, tilausjärjestelmä, talouden järjestelmät ja arkistointi)

-Järjestelmä sisältää kattavia ja kehittyneitä automaatio- ja tekoälyteknologioita, jotka automatisoivat hankinnasta maksuun prosessia mahdollisimman pitkälle

-Automaatio- ja tekoälyratkaisujen tulee olla helposti käyttöönotettavissa ja mukautettavissa tilaajan tarpeisiin

-Järjestelmä mahdollistaa ulkopuolisten automaatio- ja tekoälyratkaisujen hyödyntämisen osana ostolaskujen käsittelyä

-Järjestelmän suorituskyvyn ja tallennustilamahdollisuuksien tulee olla kattavat (mahdollistaen arviolta 1 150 ostolaskujen tarkastajaa/hyväksyjää ja yli 200 000 ostolaskun (per vuosi) säilyttämisen vähintään lakisääteisen ajan)

Markkinavuoropuheluun osallistuvia toimijoita pyydetään ilmoittautumaan 29.8.2025 klo 12 mennessä osoitteeseen: [email protected]. Ilmoittautuminen tulee otsikoida seuraavasti: “Ilmoittautuminen vuoropuheluun: Ostolaskujärjestelmä”. Ilmoittautumisessa tulee olla myös seuraavat tiedot:

-Osallistuvan yrityksen nimi

-Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

-Yrityksen tarjoaman ratkaisun nimi

Hankintayksikkö varaa oikeuden järjestää tapaamisia markkinavuoropuheluun ilmoittautuneiden toimijoiden kanssa. Tapaamisten järjestelyistä ilmoitetaan erikseen kutsutuille. Vuoropuheluun ilmoittautuneille saatetaan myöhemmin lähettää myös tarjouspyyntöasiakirjoja kommentoitavaksi.

Ennakkoilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Ennakkoilmoituksessa esitetyt tiedot, hankinnan kuvaus ja hankintailmoituksen arvioitu julkaisupäivämäärä ovat alustavia ja suuntaa-antavia ennakkotietoja. Vuoropuhelukutsuun vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Vuoropuhelussa annetut tiedot eivät sido ketään osapuolta. Osallistumisesta ei makseta korvausta. Hankintayksikkö käsittelee vuoropuheluun osallistuvien yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti. Vuoropuheluun osallistuvien yritysten nimiä tai muita tietoja ei julkaista.