Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue (myöhemmin myös Tilaaja) pyytää tarjouksia asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän hankintaan.

Hankinnan kohteena on asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS, ”Software as a Service”), järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut (”jatkuva palvelu”), täydentävät asiantuntijapalvelut (järjestelmän jatkokehitys ja muu asiantuntijapalvelu) sekä järjestelmän käyttöönottoprojekti. Hankittava järjestelmä tulee koko Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen käyttöön.

Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän tulee sisältää vähintään seuraavat järjestelmän toiminnallisuudet ja osat:

- Asianhallinta

- Asiakirjahallinta

- Viranhaltijapäätökset

- Sopimushallinta

- Tiedonohjaus

- Työnkulkujen hallinta

- Hakutoiminnallisuudet

- Raportointi

- Yhteystietorekisteri

- Kokousaineistojen tuottaminen ja hallinta

- Sähköinen kokoustaminen

- Sähköinen kokousaineistojen ja päätösten julkaisu

- Sähköinen allekirjoitus

- Sähköinen asiointi

Hankinnan tavoitteita ovat mm.:

- Mahdollisimman mukautuva/joustava järjestelmä Tilaajan tarpeisiin nähden

- Lainsäädännön vaatimukset täyttävä järjestelmä

- Järjestelmä, joka mahdollistaa tekoälyn ja automatiikan hyödyntämisen Tilaajan vaatimusten mukaisesti

- Tilaajan tulevaisuuden tarpeiden huomioiminen ja järjestelmän jatkuva kehittyminen

Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmän avulla on tarkoitus edistää digitalisaatioita ja tehostaa Tilaajan operatiivista toimintaa mm. prosesseja tehostamalla, hyödyntäen järjestelmän automatiikkaa ja tekoälyä. Tarjotun järjestelmän tulee olla käyttöliittymältään kaksikielinen (Suomi ja Ruotsi).

Kilpailutuksen perusteella Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tulee valitsemaan yhden (1) Toimittajan ja yhden (1) varatoimittajan.

Tarkempi kuvaus hankinnan sisällöstä on tarjouspyynnön liitteellä 1. "Hankinnan kohteen kuvaus".