Inarin kunnan yritys- ja kehittämispalvelut pyytää 9.9.2025 klo 18:00 mennessä tarjousta "Elämysten Inari - tapahtumilla elinvoimaa" -hankkeen tapahtumatuotannon osaamisen kehittämiskokonaisuudesta. Hanketta rahoittaa Leader Pohjoisin Lappi ry.

Hankkeessa kehitetään ja juurrutetaan ympärivuotinen tapahtumajärjestämisen malli, jolla lisätään kylien elinvoimaisuutta. Hanketta hallinnoi Inarin kunnan yrittämis- ja kehittämispalvelut. Tavoitteena on lisätä eri toimijoiden tapahtumajärjestämisosaamista ja innostaa toimijoita kokeilemaan uudenlaista tapahtumatuotantoa. Hankkeen kohderyhmänä ovat kyläläiset ja tapahtumajärjestämisestä kiinnostuneet tahot.

Hanke toteutetaan 1.8.2025-31.12.2026 välisenä aikana. Ajallisesti hanke sijoittuu myös Inarin kunnan 150 v juhlavuoteen, jonka aikana hankkeen puitteissa toteutetaan 8 vuoden ajan teemalla tapahtumia yhteistyössä hankkeen kumppanien ja muiden kiinnostuneiden toimijoiden kanssa. Hankkeen kumppaneina ovat Inarin kaupalliset kalastajat ry, Ivalon kyläyhdistys ry, Menesjärven kyläyhdistys ry, Partakon kyläyhdistys ry, Tolosen kyläyhdistys ry, Nellimin kyläyhdistys ry, Saariselän kyläyhdistys ry, Koppelon kyläyhdistys ry, Törmäsen kyläyhdistys ry ja Sami Duodji ry.

Hanke on jaettu työpaketteihin, joista tarjoajan työpanos toteutetaan pääsääntöisesti vuoden 2025 puolella. Tarjouksen kohteena ovat hankkeen työpaketit, jotka on jaettu osiin seuraavasti: Osa 1: Työpajat ja tapahtumatuotannon ohjeistus. Osa 2: Tapahtumatuotannon valmennukset.

OSA 1: TYÖPAJAT JA TAPAHTUMATUOTANNON OHJEISTUS

Työpajat toteutetaan syys-joulukuussa 2025. Niitä järjestetään kolme ja tavoitteena on kehittää, visioida ja koota ohjeistus tapahtuman järjestäjille. Ostopalveluiden tuottaja fasilitoi, valmistelee työpajoihin aineistot, ohjaa suunnittelua työpajoissa ja tuottaa niistä yhteenvedot. Hanketyöntekijä vastaa työpajojen käytännön järjestelyistä ja markkinoinnista (ostopalveluiden tuottaja tarjoaa pohjat materiaaleihin).

Työpaja 1: Toimijat mukaan ja yhteinen keskustelu kehittämistarpeista, kylien tapahtumateemoista, pilottitapahtumien valinnasta sekä visiosta. Tavoitteena on määritellä kuinka ja millä toimenpiteillä eri kylien oma kulttuurinen tausta, hyödynnettävät perinteet ja kestävyysteema tuodaan esille hankkeen toteutus vaiheessa. Pohjamateriaalina hyödynnetään kyläsuunnitelmia ja aikaisemmin ideoituja tapahtumateemoja, joita myös tarkennetaan ensimmäisessä työpajassa.

Työpaja 2: Minkälainen olisi Inarin tapahtumatuotannon yhteinen unelmien konsepti – Tarjoaja valmistelee työpajaan aineistoa siitä mitä asioita tulee ottaa huomioon tapahtumien järjestämisessä ja aineistoa täydennetään yhdessä hanketoteuttajien kanssa työpajassa.

Työpaja 3: Ideoista toimintaan: koulutetaan tapahtumajärjestämisen opas tapahtumien järjestäjille, jonka tarjoaja laatii ennen työpajaa ja toimittaa hankkeen hallinnoijalle.

Tapahtumatuotannon ohjeistuksen (loppuvuodesta 2025) tarkoituksena on selkeyttää tapahtumanjärjestämiseen osallistuvien tahojen rooli selkeäksi tapahtuman järjestämisen eri vaiheissa (suunnittelu, budjetointi, markkinointi, toteutus, analysointi) sekä sovitut käytännöt yhteistyön toteuttamiseksi. Tämä julkaistaan kunnan verkkosivuille sekä painettuna. Tarjoaja vastaa ohjeistuksen sisällön tuottamisesta, hanketyöntekijä vie sisällöt verkkosivuille ja tilaaja kattaa fyysisen esitteen taitto ja painokulut). Oppaan tulee sisältää osiot, joissa kuvataan muun muassa käytössä olevat tilat, muut resurssit, tarvittavat luvat, turvallisuuteen liittyvät asiat, mediayhteystiedot, alihankintapalvelut, rahoituskanavat sekä muut neuvot ja vinkit. Ohjeistus on kaikkien tapahtumajärjestäjien hyödynnettävissä hankkeen jälkeen.

OSA 2 TAPAHTUMATUOTANNON VALMENNUKSET

Valmennukset pyritään toteuttamaan alkuvuoden 2026 aikana. Valmennetaan tekijöitä tapahtuman tuotannon kipupisteissä. Valmennuksia järjestetään 2+2=4kpl siten, että valmennus jakaantuu kahteen teemakokonaisuuteen, joista sama koulutussisältö järjestetään kahdessa eri paikassa. Ostopalvelun tuottajalla on tukena hanketyöntekijä, joka vastaa valmennuksien käytännönjärjestelyistä ja markkinoinnista. Valmennuksen kohderyhmänä on hankekumppanien lisäksi kaikki tapahtumien järjestämisestä kiinnostuneet tahot. Lähtökohtana voi pitää sitä, että koulutukseen osallistuvilla on jokin oma tapahtuma, jonka toteuttamiseen tarvitaan lisäosaamista. Ennalta kartoitettuja teemakokonaisuuksia ovat: 1. projektinhallinta, viestintä- ja markkinointi 2: Tapahtumajärjestämisen ABC sisältäen lupa-asiat ja digitalisaation hyödyntämisen. Kokoluokaltaan, johon valmennukset auttavat, ovat tapahtumat ovat maksimissaan keskisuuria muutama sata kävijää vetäviä.

Tilaaja voi valita osien toteuttajaksi saman tai eri tarjoajan. Jos tarjoaja tarjoaa kaikkiin osiin, mutta tilaaja valitsee tarjoajan vain toiseen, tarjouksen tekijä on velvoitettu toimittamaan vain toinen osa-alue. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla hankkimatta palvelua tai olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Mikäli kustannusarvio on liian korkea budjettiin nähden, tilaajalla on oikeus keskeyttää tarjouskilpailu ja hankintaprosessi. Inarin kunta pidättää oikeuden hylätä tarjoukset. Hankintapäätös tehdään molempien osa-alueiden osalta erikseen. Molemmat osa-alueet pisteytetään erikseen.

Tarjouksen hinnat tulee esittää arvonlisäverottomina. Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta, käytetystä työajasta tai siihen liittyvistä muista kustannuksista.

Edellytämme tarjoajalta aikaisempaa näyttöä vastaavista tapahtumatuotannon kehitysprojekteista niissä osissa, joihin tarjous tehdään. Hankkeen konsulttipalveluihin on käytettävissä enintään yhteensä enintään 16500€, joka jakautuu seuraavasti:

Osa 1: 10500€ työpajoihin ja tapahtumatuottajan konseptin ja ohjeistuksen laatimiseen (sisältäen matkat, päivärahat ym. korvaukset, mutta poislukien ohjeistuksen painoversion taitto- ja painokulut) .

Osa 2: Tapatumatuotannon valmennukset 2+2kpl (sisältäen matkat, päivärahat ym. korvaukset) 6000€.

Tarjouslomakkeella tulee ilmoittaa myös palvelun kokonaishinta (alv. 0 %). Hinnan tulee sisältää palvelun toteuttamisesta aiheutuvat kaikki kulut.

Jos tarjoaja tarjoaa molempiin osiin, tarjouksissa on oltava eriteltynä erillisinä kokonaisuuksina osien kustannukset molemmista osioista.

Tarjouksen liitteenä tulee esittää:

A) Nimettyjen toteuttajien CV:t, joista käy ilmi nimettyjen toteuttajien aikaisemmat referenssit vastaavista projekteista (listaus referensseistä)

B) Työnäyte, joka tuo esiin aikaisempia ohjeistuksia, työpajakokonaisuuksia tai valmennuksia tapahtumatuotantoon liittyen ja olisi sovellettavissa siihen osaan, johon tarjoaja tarjoaa. Työnäytteen voi toimittaa ladattuna pilvipalveluun tai muuhun vastaavaan palveluun annetun linkin kautta (1-2 kpl). Työnäytteeseen tulee merkitä tekijät ja heidän roolinsa tuotannossa.

C) Tarjotun työn alustava toteutussuunnitelma (aikataulu ja sisältöraamit) annetulla tarjoushinnalla. Suunnitelma tulee toimittaa tekstitiedostona, jonka maksimipituus molemmissa osioissa on enintään 3 sivua kirjaisinkoolla 12 esitettynä.

D) Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset.

Kaikkien em. liitteiden toimittaminen on pakollista.

Tarjoaja saa käyttää alihankintaa. Alihankkijat tulee ilmoittaa tarjouksen toteutussuunnitelmassa ja myös alihankkijoiden CV:t tulee toimittaa. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä tilaajan suuntaan.

Tarjousten arviointi molemmissa osioissa tapahtuu seuraavasti:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi. Vertailusta suljetaan pois tarjous, jos siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin pakollisiin kysymyksiin, kaikkia pakollisia liitteitä ei ole toimitettu tai jos tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja soveltuvuusvaatimuksia.

3. Tarjousten vertailu valintakriteerien mukaisesti.

Tarjousten vertailu ja pisteytys toteutetaan seuraavasti: Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan eniten pisteitä saanut tarjoaja. Pisteytyksessä hinnan painoarvo on 10 % ja laadun 90 %. Maksimipisteet, jotka tarjoaja voi saada ovat 100 pistettä. Hinnan maksimipisteet ovat 10p laskukaavalla (pienin annettu arvo / tarjottu arvo) * maksimipisteet. Laatupisteitä tarjoaja voi saada maksimissaan 90p. Laatupisteytykseen vaikuttaa tarjoajan nimeämän tiimin aikaisempien yhteenlaskettujen referenssien määrä vastaavista toteutuksista, referenssien laatu ja vastaavuus tilaajan tarpeisiin sekä toteutussuunnitelman laatu ja vastaavuus tilaajan tarpeisiin.

Tarjotun tiimin jäsenten referenssien määrä yhteensä

Pisteytys:

20 p. Tarjotulla tiimillä on yhteensä 10 referenssiä vastaavista toteutuksista

15 p. Tarjotulla tiimillä on yhteensä vähintään 7 referenssiä vastaavista toteutuksista

10 p. Tarjotulla tiimillä on yhteensä vähintään 5 referenssiä vastaavista toteutuksista

5 p. Tarjotulla tiimillä on yhteensä vähintään 3 referenssiä vastaavista toteutuksista

0 p. Tarjotulla tiimillä on alle 3 referenssiä vastaavista toteutuksista

Voimme antaa tasapisteitä.

Pisteytyksessä huomioimme referenssinä vain sellaiset projektit, jotka liittyvät tapahtumatuotannon konseptien ja osaamisen kehittämiseen.

Tarjoajan tulee toimittaa 3 valitsemaansa työnäytettä, joita tarjotun tiimin jäsenet ovat aiemmin toteuttaneet (linkki toteutettuun raporttiin tai muuhun aineistoon).

Pisteytys:

30 p. työnäytteiden perusteella todennettu referenssien laatu ja toteutus vastaa erinomaisesti tilaajan tarpeisiin

20 p. työnäytteiden perusteella todennettu referenssien laatu ja toteutus vastaa melko hyvin tilaajan tarpeisiin, mutta ei kuitenkaan yllä eniten pisteitä saaneen tarjoajan tasolle

10 p. työnäytteiden perusteella todennettu referenssien laatu ja toteutus vastaa vain osittain tilaajan tarpeisiin.

Voimme antaa tasapisteitä.

Toteutussuunnitelman laatu

Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä tarjoamansa konsultointityön toteutussuunnitelma (enintään 3 sivua tekstiä kirjasin koolla 12 / osio).

Toteutussuunnitelmassa tulee kuvata työn eteneminen ja sisältö, tarjotut henkilöstöresurssit kuhunkin työvaiheeseen ja heidän ajankäyttösuunnitelmansa. Toteutussuunnitelmasta tulee käydä ilmi, miltä osin tarjoaja käyttää alihankkijaa. Toteutussuunnitelmassa otetaan huomioon hankesuunnitelma. Arvioimme pisteytyksessä toteutussuunnitelman laatua ja kuinka hyvin se vastaa tilaajan tarpeisiin, kuinka tarjoaja on osannut tuoda esille omaa erityisosaamistaan ja ymmärtänyt hankesuunnitelman keskeisen sisällön.

Pisteytys:

40 p. Toteutussuunnitelma sisältää selkeän ja yksityiskohtaisen suunnitelman projektin läpiviennistä, resursoinneista (henkilötyötunteina ja yhteensä) ja sisällöistä. Toteutussuunnitelmasta käy ilmi tarjoajan erityisosaaminen. Toteutussuunnitelma vastaa erinomaisesti tilaajan tarpeisiin.

20 p. Toteutussuunnitelma sisältää suunnitelman projektin läpiviennistä, resursoinnista ja sisällöistä, mutta se ei ole yhtä laadukas kuin eniten pisteitä saaneella tarjoajalla. Toteutussuunnitelma vastaa melko hyvin tilaajan tarpeisiin. Toteutussuunnitelmasta ei käy yhtä hyvin ilmi tarjoajan erityisosaaminen kuin eniten pisteitä saaneella tarjoajalla.

10 p. Toteutussuunnitelmassa on joitakin teknisiä puutteita tai se ei täysin vastaa tarjoajan tarpeisiin.

Voimme antaa tasapisteitä.

Tarjoukset liitteineen tulee jättää Cloudia-tarjouskilpailutuksen kautta. Vain sähköiset tarjoukset hyväksytään. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan julkisia, kun hankintasopimus on tehty.

Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjoukseen on välttämätöntä, kirjatkaa ne liitteisiin ja ilmoittakaa selkeästi merkinnällä ”Liikesalaisuus”. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Kriteerinä hinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus.

Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa tehdään hankintasopimus valitusajan päätyttyä. Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että se täyttää tilaajavastuulaissa toimittajalle asetetut vaatimukset koko sopimuskauden ajan. Tilaaja tarkistaa tilaajavastuutiedot ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Tilaaja saa käyttö-, muokkaus- ja julkaisuoikeuden kaikkeen tuotettuun materiaaliin lisäkorvauksetta.