Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan käyttöön tuleva tila- ja toiminnanohjausjärjestelmä, joka hankintaan valitun toimittajan toimittamana kokonaispalveluna (SaaS).

Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla erityisesti Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut pyritään keskittämään suurempiin keskuksiin (Terveys- ja hyvinvointikeskukset = THK ja Perhekeskukset = PK). Sotepalveluilla tarkoitetaan eri toimitiloissa tarjottavia terveyttä ja hyvinvointia edistäviä palveluja, kuten muun muassa terveysasemapalveluja, neuvolapalveluja, psykiatrisia palveluja, sosiaalihuollon avopalveluja ja suun terveydenhuollon palveluja.

Uusien keskusten toimitilaratkaisut ovat ns. monitilatoimistoja, joissa tilat on jaettu käyttötarkoituksen mukaan asiakasvastaanottotiloihin ja taustatyötiloihin. Entisten omien työhuoneiden sijaan tilat ovat pääsääntöisesti yhteiskäyttöisiä, ja ne on varattava henkilöstön käyttöön tarpeeseen ja tilan soveltuvuuteen perustuen.

Keskuksissa samoissa tiloissa työskentelee usean eri palvelun henkilöstöä. Eri palveluiden välillä työtavat ja -menetelmät poikkeavat toisistaan. Osassa palveluja henkilöstön työpäivien tehtäväsisällöt suunnitellaan tarkalla tasolla useamman viikon päähän etukäteen. Tehtävät on tarkkaan määritelty ja eri tehtäviä voidaan tehdä erilaisissa tiloissa tehtävän luonteen mukaan. Tietyt osat päivästä varataan asiakasvastaanottotyötä varten ja loput muihin tehtäviin (esim. kirjallisiin töihin tai kokouksiin ja koulutuksiin). Näissä suunnitelmissa vastaanottotilat tulee pystyä liittämään vastaanottotehtäviin jo suunnitelmavaiheessa. Osassa palveluja henkilöstö suunnittelee työpäivänsä tehtävät itsenäisesti ja asiakasvastaanotot sovitaan tarpeen mukaan. Heillä tulee olla käytössään työkalu, jonka avulla sovittaviin asiakasvastaanottoihin voidaan helposti etsiä ja liittää vastaanottotila.

Tällä hankinnalla halutaan toteuttaa ratkaisu, joka soveltuu sotepalveluiden päivittäisen toiminnan suunnitteluun, sujuvoittaa ja optimoi tilojen käyttöä ja tilojen varaamista. Ratkaisun tulee tarjota työkalut, joilla suunnittelutyötä tekevä, tai asiakkaan vastaanottoaikaa ja sopivaa vastaanottotilaa etsivä soteammattilainen näkee helposti, millaisia tiloja on vapaana tietyllä ajanjaksolla tai millaisia erityisvarusteluita eri tehtäviin tarvittavissa tiloissa on.

Tämä hankinta sisältää seuraavat elementit:

- Työtehtävien (=työpohjien) suunnittelujärjestelmä 

- Tilavarausten järjestelmä 

- Järjestelmien integrointi tarvittaviin järjestelmiin .

Hankittavien suunnittelu- ja tilavarausjärjestelmien tulee perustua toimittajan/toimittajien valmiisiin tuotteisiin, jotka voidaan integraatioiden ja konfigurointityön avulla mahdollisimman pitkälti mukauttaa ja sovittaa osaksi haluttua ratkaisukokonaisuutta.

Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joita pyydetään lähettämään alustava tarjous. Hankintayksikkö valitsee neuvotteluihin 3–5 tarjoajaa, mikäli vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on riittävästi. Hankintayksikkö valitsee tarjoajat osallistumispyynnössä ja sen liitteissä ilmoitetuin kriteerein.

Tarkemmin hankinnan kohde ja käytetty hankintamenettely on kuvattu osallistumishakemuksen liitteissä.