Kouvolan kaupunki ilmoittaa perustavansa hankintajärjestelmän elintarvikkeista lähi-, luomu- ja pientuottajien tuotteille tämän dynaamisen osallistumispyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Dynaaminen hankintajärjestelmä tarjoaa toimittajille ja tilaajille yhteisen kanavan jonka kautta yhteistyötä saadaan lisättyä ja tiivistettyä eri toimittajien kesken.

Kouvolan kaupunkistrategia ja ympäristöohjelma painottavat kestävien elintapojen tukemista, lasten ja nuorten hyvinvointia sekä osallisuutta. Elintarvikehankintasopimus voi parantaa näitä tavoitteita käyttämällä paikallisia elintarvikkeita, mikä tukee alueellista ruoantuotannon tunnettavuutta ja vähentää ympäristövaikutuksia. Sopimus voi mahdollistaa opintokäyntejä lähialueen tuottajille, lisätä tietoisuutta kestävästä kulutuksesta ja tuo vaihtelevuutta sekä monipuolisuutta ruokalistoihin kouluissa ja päiväkodeissa.

Dynaaminen hankintajärjestelmä on kaksivaiheinen hankintaprosessi. Ensimmäisessä vaiheessa (osallistumishakemusvaihe) yritys esittelee yrityksensä ja yleisellä tasolla tuotevalikoimansa. Ensimmäisessä vaiheessa tilaaja valitsee osallistumishakemuksen lähettäneiden yritysten joukosta soveltuvuusvaatimukset täyttävät yritykset hankintajärjestelmään. Hankintajärjestelmä perustetaan tällä ensimmäisellä kerralla vain 2 vuodeksi eli vuosiksi 2026 ja 2027. Jatkossa järjestelmä voidaan perustaa useamman vuoden pituiseksi. Järjestelmään liitytään syksyllä 15.11-15.12. 2025 (HUOM lyhyt ilmoittautumisaika) ja 1.9 - 15.11. vuonna 2026. Hyväksymiset järjestelmään tehdään joulukuun aikana. Tuotekilpailutus vuoden 2026 osalta tammikuussa 2026. Hankintavaiheeseen siirtyminen 2.2.2026. Yrittäjä saa viestin järjestelmään pääsystä tai hylkäyksestä. Kun yritys on hyväksytty järjestelmään kerran, se saa automaattisesti sisäisen kilpailutuksen materiaalin tarjouksen laadintaa varten, kyseisen dynaamisen hankintajärjestelmän voimassa olon ajan. Järjestelmästä voi poistua ennen järjestelmän määräajan päättymistä lähettämällä viestin järjestelmään. Solmittuihin hankintasopimuksiin kuitenkin sitoudutaan kalenterivuodeksi 1.1–31.12.

Toisessa vaiheessa (tuotekilpailutusvaihe) laaditaan sisäinen kilpailutus valittavista tuotteista. Tällöin tarjouspyyntö lähetetään kaikille järjestelmään hyväksytyille yrityksille. Tuotekilpailutus tehdään kalenterivuosittain ennen vuodenvaihetta, käytännössä joulukuussa. Tavoitteena on valita yrittäjien tarjoamista tuotteista tilattavat tuotteet seuraavaksi kalenterivuodeksi. Hyväksytyistä tarjouksista laaditaan hankintasopimukset.

Toisen vaiheen sisäisessä kilpailutuksessa tilaaja avaa tarjouspyynnön kaupungin ruokapalveluihin soveltuvista elintarvikkeista. Tarjouspyyntö tulee olemaan riittävän väljä, jotta uusille tuotekokeiluille jää tilaa. Hyväksyttävien tuotteiden tulee kuitenkin täyttää ravitsemussuositusten määräykset ja hankintavolyymin ja tuotepakkausten on täytettävä ruokapalvelujen tarpeet. Yritykset voivat jättää yhteistarjouksia, jos yksittäisen yrittäjän resurssit eivät riitä täyttämään tilaajan tarpeita tai yhteistarjouksella kyetään muodostamaan paremmin tilaajan tarpeita vastaava tuotekokonaisuus.

Yritys voi tarjota tuotettaan esim. kausiluonteisesti tiettyyn arkipyhäteemaan tai tiettyyn vuoden aikaan liittyen. Esimerkkeinä keväällä retkieväät, syksyllä satokauden tuotteita. Tuote voi soveltua myös tilattavaksi koko vuoden ajan. Erityistilanteissa kuten retki- juhla- ja teemapäivinä voidaan poiketa normaaleista ruualle asetetuista suosituksien laatukriteereistä. Nämä asiat määritellään tarkemmin toisen vaiheen sisäisessä tarjouspyynnössä. Valintaperusteena tulee olemaan tuotteiden soveltuvuus "elintarvikkeita läheltä"-teemaan ja ruokapalveluiden palveluprosessiin sekä hinta.