Kouvolan kaupunki pyytää tarjousta perusopetuksen koulukuvauksista ajalle 1.5.2025-31.12.2027 sekä optiona 1.1.2028 - 31.12.2029 tämän tarjouspyynnön mukaisesti. Kyseessä on kynnysarvon alittava käyttöoikeusoikeussopimus.

Kilpailutuksen perusteella perustetaan puitejärjestely, johon hyväksytään kaikki tarjouspyynnön kriteerit täyttävät tarjoajat. Kukin koulu valitsee tarpeisiinsa parhaiten soveltuvan toimijan puitesopimuskumppaneiksi hyväksyttyjen toimijoiden joukosta.

Koulut liittyvät mukaan puitejärjestelyyn jo olemassaolevien sopimusten päättyessä. Rehtorit tekevät koulukohtaisen toimeksiantosopimuksen valitsemansa toimittajan kanssa. Kouluilla pyritään järjestelyyn, jossa sopimus tehdään koko puitejärjestelyajaksi saman toimijan kanssa. Kuitenkin, esimerkiksi ensimmäisen kuvauskerran jälkeen, koulu voi halutessaan vaihtaa toimittajaa jäljellä olevalle sopimusajalle.

Kasvatuksen ja opetuksen toimiala antaa toimittajalle oikeuden hyödyntää kilpailutettua palvelua kaupungin koulujen tiloissa sekä periä kuvauspalveluista maksu kuvien ostajalta (huoltajat, aikuiset opiskelijat, henkilökunta).

Tarjoaja sitoutuu tekemään koulukuvaukset kaikilla Kouvolan kaupungin perusopetuksen kouluilla.

Kilpailutus toteutaan ns. käänteisenä kilpailutuksena, jossa yhden kuva-arkin hinta on 3,00 € sis.alv 25,5 %. Tällä hinnalla kuvattava voi valita mitkä tahansa kolmesta kuva-arkista (ryhmäkuva, yksityiskuva, tarra-arkki yhteensä 9,00 € sis. alv 25,5 %). Tarjoajan tulee huomioida, että kuvattu saa valita minkä tahansa yksityiskuvan otetuista kuvista.

Toimittaja saa veloittaa toimituskulun enintään 5,00 € sis.alv / tilaus niiden vakioitujen kuvien osalta, jotka toimitetaan kuvattavan kotiosoitteeseen. Mikäli postimaksu sopimuskauden aikana ylittää 5,00 €, on toimituskulu enintään kirjeen postimaksun suuruinen. Muita lähetys-, pakkaus-, laskutus- tms. kuluja vakioitujen tuotteiden toimituksesta (ryhmä- tai yksityiskuva tai tarra-arkki) ei sallita.

Liitteessä 1 on mainittu perittävä käyttömaksu kouluittain. Käyttömaksu sisältää kuvausaikataulujen laadinnan sekä mahdollisuuden käyttää koulun tiloja.

Toimittajalla on mahdollisuus myydä hinnoittelunsa mukaan muita tuotteita huoltajien tilauksen mukaan.

Tarjouksen tulee sisältää vakioitujen maksullisten kuvatuotteiden lisäksi myös perinteiset maksuttomat edut: oppilas- ja henkilökuntakuvat, oppilaiden arkistokuvat, henkilökunnan ryhmäkuvat sekä henkilökunnan ryhmäkuvan koulun seinälle. Koulu ja toimittaja sopivat paketin yksityiskohtaisesta sisällöstä.

Tarjoaja sitoutuu siihen, että vakioitujen kuvien hinnat ovat kiinteät varsinaisen sopimuskauden.