Salon kaupungin tilapalvelut (hankintayksikkö/tilaaja) pyysi tarjouksia sähköisen huoltokirjajärjestelmän (Saas) hankinnasta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankittavan järjestelmän tuli olla selainpohjaisena verkkopalveluna (Saas) toimiva valmisohjelmisto eli järjestelmää ei asenneta tilaajan palvelimelle.

Sähköisen huoltokirjajärjestelmän tuli täyttää Suomen rakentamismääräyskokoelman asettamat vaatimukset liittyen rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeisiin. Järjestelmä voi olla kiinteä osa kulutusseurantajärjestelmää taikka erillinen kulutusseurantajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon ja kunnossapidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Sähköisen huoltokirjajärjestelmän ominaisuuksia ovat mm. kohderekisteri, yhteystiedot, laiterekisteri, huolto-ohjelma, huoltopäiväkirja, palvelupyynnöt, korjausohjelma ja dokumentit. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan ylläpidon ja kunnossapidon asiantuntijat ja kiinteistöjen käyttäjät yhteensä noin 40 henkilöä sekä ulkopuoliset palveluntuottajat.

Sähköinen huoltokirjajärjestelmä hankitaan neljän (4) vuoden sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana sopimuksena siten, että sopimuksen irtisanomisaika tilaajan puolelta on kolme (3) kuukautta ja järjestelmätoimittajan puolelta kuusi (6) kuukautta. Hankinnan vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Lisäksi sähköiselle huoltokirjajärjestelmälle asetetut tekniset ja toiminnalliset vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1.

Käyttöönottoprojekti alkoi hankintasopimuksen tultua voimaan. Tilaajan tavoitteena oli, että sähköisen huoltokirjajärjestelmän perustamistoimet aloitetaan viimeistään syyskuun 2025 alussa. Vaatimuksena oli, että hankinnassa valituksi tullut sähköinen huoltokirjajärjestelmä on perustettu ja käyttöönottokunnossa (eli tilaaja voi aloittaa järjestelmän ja seurantapalvelun käytön) neljän (4) kuukauden kuluessa siitä, kun järjestelmän perustamistoimenpiteet on voitu tilaajan pyynnöstä aloittaa eli tammikuussa 2026. Hankintaan tarjouksen jättäessään tarjoaja sitoutui tähän aikatauluvaatimukseen.