1. Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on liikunta- ja urheiluvälineet Napsun monitoimitaloon.

2. Sopimuskausi

Hankinta on kertahankinta, joka suoritetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman.

3. Ilmoitus- ja hankintamenettely

Kyseessä on kansallisen kynnysarvon (60 000 €) alittava pienhankinta, johon sovelletaan Rovaniemen kaupungin pienhankintaohjeita. Hankinta kilpailutetaan rajoitettua menettelyä käyttäen.

4. Sovellettavat yleiset sopimusehdot

Hankinnassa sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2025 Tavarat) siltä osin kuin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ei toisin mainita.

5. Hinta

Hinta tulee ilmoittaa kokonaishintana kaikille tarjouspyynnön liitteessä 1 luetelluille välineille (alv 0 %).

Kokonaishinnan tulee sisältää kaikki tavaroiden toimittamisesta ja sopimuksen mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset. Tilaaja ei maksa mitään muita erillisiä kustannuksia. Tarjoushinta on sitova koko sopimuskauden ajan.

6. Laskutus- ja maksuehdot

Maksuehto on 21 pv netto laskun päiväyksestä. Laskutus tulee suorittaa verkkolaskulla tilaajan ilmoittamien laskutustietojen mukaisesti jälkikäteen tehtyjen suoritusten mukaisesti. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Ks. tarkemmin sopimuksen kohta Laskutus- ja maksuehto.

Rovaniemen kaupunki käsittelee kaikki ostolaskut sähköisesti. Mikäli toimittajalla ei ole käytössä verkkolaskutusta, tilaaja tarjoaa käyttöön maksuttoman toimittajaportaalin, jonka avulla toimittaja voi tehdä laskun (liitteineen) ja lähettää sen tilaajalle sähköisesti.

7. Tarjouksen lähettäminen

Tarjoukset tulee lähettää Tarjouspalveluportaalista. Tilaaja ei ota tarjouksia vastaan muulla tavoin.

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouksen on oltava tarjouspyynnön mukainen eikä tarjoukseen saa liittää tarjoajan omia sopimusehtoja tai varaumia.

Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä.

Tarjous tulee tehdä suomen kielellä.

Tarjoajalle ei makseta korvausta tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta. Korvausta ei makseta myöskään, jos jokin tarjous tai tarjoukset hylätään tai hankintamenettely keskeytetään.

8. Tarjousten käsittely

Hankintayksikkö:

1. Avaa tarjoukset

2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuuden

3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden

4. Vertailee tarjoukset

5. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi asianosaisille

6. Solmii hankintasopimuksen valitun tarjoajan kanssa.

9. Hylkäämisperusteet

Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön tarjoajan soveltuvuudelle asettamia vähimmäisvaatimuksia, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle.

Hankintayksikön on hylättävä tarjouspyynnön vastaiset tarjoukset. Tarjoaja vastaa tarjouksensa sisällöstä ja siitä, että tarjous täyttää kaikki tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset.

Tilaajalla on oikeus keskeyttää hankinta perustellusta syystä.

Tarjous voidaan hylätä, jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi.

Lisäksi tarjous voidaan hylätä, jos tarjoushinta on poikkeuksellisen alhainen, ja on ilmeistä, ettei hankintaa tarjoajan taloudelliset tai muut edellytykset huomioon ottaen voida tarjouspyynnön edellyttämällä tavalla toteuttaa.

Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään saapuneista tarjouksista.

10. Sopimusmenettely

Hankintapäätös lähetetään sähköisesti tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, sähköpostin lähettämispäivänä. Tarjoaja on vastuussa siitä, että antamansa yhteystieto on oikea ja virheetön ja sitä luetaan säännöllisesti koko hankintaprosessin ajan.

Sopimus ei synny hankintaa koskevalla päätöksellä tai sen tiedoksiannolla, vaan vasta, kun valitusaika (14 pv) on kulunut ja kirjallinen sopimus on allekirjoitettu.

Sopimussakko

Tarjoaja on sidottu antamaansa tarjoukseen. Sen jälkeen, kun hankintayksikkö on ottanut selon tarjouksesta, ei tarjoaja voi vetäytyä kisasta ilman seuraamuksia. Mikäli tarjoaja kieltäytyy hankintapäätöksen jälkeen sopimuksen solmimisesta, syntyy tarjoajalle korvausvelvollisuus sopimuksentekorikkomuksen perusteella.

Jättämällä tarjouksen tarjoaja sitoutuu maksamaan sakkomaksuna 2000 euroa, mikäli se ei allekirjoita sopimusta tarjouspyynnössä mainituin ehdoin viipymättä, viimeistään kuitenkin kahden (2) viikon kuluessa siitä, kun tarjoajalle on toimitettu sopimus allekirjoitettavaksi. Mikäli tarjoaja ei toimita tarjouspyynnössä vaadittuja selvityksiä ja todistuksia tarjoajasta johtuvasta syystä hankintayksikön ilmoittamassa määräajassa, hankintayksikkö katsoo tarjoajan kieltäytyneen hankintasopimuksen allekirjoittamisesta.

Sopimussakon lisäksi hankintayksiköllä on halutessaan mahdollisuus vaatia tarjoajalta erillistä vahingonkorvausta kuluista, joita hankintayksikölle on aiheutunut tarjoajan menettelyn johdosta.

11. Hankinnan valintaperusteet

Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on hinnaltaan halvin tarjous.

Mikäli useamman tarjoajan tarjoushinta on sama, suoritetaan toimittajan valinta arpomalla. Arvontatilaisuus ei ole julkinen.

Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään saapuneista tarjouksista.

12. Asiakirjojen julkisuus

Tarjousasiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan. Tarjousasiakirjat tulevat yleisesti julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi, kun hankintapäätös on tehty. Tämän vuoksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjoaja haluaa kuitenkin ilmoittaa liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan on merkittävä tällaisiin asiakirjoihin maininta "LUOTTAMUKSELLINEN". Tällöin tarjoajan on toimitettava erikseen pyydettäessä myös julkinen versio samasta asiakirjasta.