Hankinnan kohteena on työajan seuranta- ja suunnittelujärjestelmän hankinta neljän vuoden sopimuskaudeksi sisältäen integraatiokustannukset. Hankinnan tavoitteena on uudistaa henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuutta ja ottaa käyttöön moderneja mobiilityökaluja työajan seurannan ja poissaolojen kirjaamiseen.

Hankinnan kohde on Kurikan kaupungin palkkahallinnon ytimessä. Hankinta on toteutettava siten, että hankinnan kohde integroidaan Kurikan kaupungilla käytössä oleviin muihin tietojärjestelmiin.

Kaupungin henkilöstö- ja tietohallinto ovat yhdessä työaikasuunnittelun käyttäjien kanssa tehneet markkinakartoituksen tutustumalla tarjolla oleviin järjestelmiin ja pyytänyt niistä tarjoukset neljän vuoden sopimuksiin sisältäen integraatiokustannukset. Vaihtoehtoihin tutustuttiin markkinavuoropuheluin tutustumalla tarjontaan kuntasektorilla, sekä tarpeidemme mukaisia tuotteita etsien. Tutustuimme kaikkiin vaihtoehtoihin tuote-esittelyissä yrityksen edustajien kanssa. Lisäksi kokosimme erillisen kysymystaulukon avulla pääkohtia jo kustannuksia vertailua varten. Tarkentavia kysymyksiä esitettiin ja tietoja täydennettiin seuraavilla kierroksilla.

Hankinta toteutetaan suorahankintana, koska tarjotuista ratkaisuista vain yksi oli teknisesti ja taloudellisesti toteuttamiskelpoinen ilman merkittäviä riskejä ja kustannusriskejä.

Suorahankinnan perusteena on, että

1) tarjotuista ratkaisuista vain yhdessä kaikki ennakoidut integroinnit olivat huomioitu hinnassa.

2) referenssien perusteella pystyttiin vahvistamaan, että tuote on käytössä muissa vastaavissa organisaatioissa ja se on tuotantovalmis. Yhteensopivuus ja palvelun käytännössä toimiminen integrointeineen on siis testattu.

3) valittu ratkaisu oli ainoa yhteensopiva vaihtoehto nykyisten henkilöstöhallinnon ohjelmien kanssa.

Tarjotuista ratkaisuista vain yhdessä kaikki ennakoidut integroinnit olivat huomioitu hinnassa, josta syystä valinnassa päädyttiin Visma Aquila Numeron -ratkaisuun, koska se ainoana sisälsi kaikki liitynnät tarvittaviin olemassa oleviin järjestelmiin. Referenssien perusteella pystyttiin vahvistamaan, että tuote on käytössä muissa vastaavissa organisaatioissa ja se on tuotantovalmis. Valittu ratkaisu oli ainoa yhteensopiva vaihtoehto nykyisten henkilöstöhallinnon ohjelmien kanssa.

Hankinnan kokonaishinta kaikkine kuluineen ilman arvonlisäveroa muodostuu

seuraavasti:

- Numeron SaaS 2.767 eur/kk (sisältäen työaikakirjaukset 365 henkilöä ja työvuorosuunnittelun 418 henkilöä)

- Numeron käyttöönotto 59.400-89.100 eur (käyttöönottoarvio 40-60 htp)