Hankinnan kohteena on junaturvallisuustoimikunnan fasilitaattorin hankinta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Junaturvallisuustoimikunta on säännöllisesti kokoontuva yhteistyöryhmä (Jt-toimikunta), jossa on edustettuna junaturvallisuuden kannalta keskeisimmät toimijat ja sidosryhmät.

Hankinnan kohteena oleva fasilitaattori huolehtii työpajojen fasilitoinnista Väyläviraston yhteyshenkilön ohjauksessa, dokumenttien laadinnasta, kokousten aikatauluttamisesta, kutsujen ja esityslistojen lähettämisestä sekä muista erilaisista tilaajaa tukevista ja projektiin liittyvistä tehtävistä.

Fasilitaattori valmistelee riskienhallintatyöpajat ja laatii niihin liittyvät riskienhallintamateriaalit, fasilitoi riskienhallintakokouksia sekä valmistelee muutoksen merkittävyyden arvioinnit yhdessä tilaajan kanssa. Fasilitaattori toimittaa materiaalit Väyläviraston järjestelmiin ja huolehtii materiaalin ylläpidosta (Alfresco-dokumentinhallintajärjestelmä, Asianhallinta, Teams tai muu projektinhallintajärjestelmä). Tehtävä edellyttää yhteistyötä myös julkaisun teknistä dokumentointia koordinoivan tahon kanssa.

Junaturvallisuustoimikunta kokoontuu tyypillisesti 1-2 kertaa kuukaudessa, noin 3-4 tuntia kerrallaan. Päivitystyön ollessa ajankohtaisimmillaan, junaturvallisuustoimikunta kokoontuu tarvittaessa tätä useammin. Työpajat pidetään ensisijaisesti etäkokouksina. 1-2 kertaa vuodessa pidetään junaturvallisuuspäivät, jolloin käsitellään painotettuja teemoja syvemmin läsnätilaisuudessa. Fasilitaattori valmistelee riskienhallintatyöpajat ja laatii niihin liittyvät riskienhallintamateriaalit, fasilitoi riskienhallintakokouksia sekä valmistelee muutoksen merkittävyyden arvioinnit yhdessä tilaajan kanssa. Fasilitaattori toimittaa materiaalit Väyläviraston järjestelmiin ja huolehtii materiaalin ylläpidosta (Alfresco-dokumentinhallintajärjestelmä, Asianhallinta, Teams tai muu projektinhallintajärjestelmä). Tehtävä edellyttää yhteistyötä myös julkaisun teknistä dokumentointia koordinoivan tahon kanssa.

Toimeksianto alkaa 1.1.2027 ja kestää 31.12.2028 saakka ja sisältää mahdollisuuden kahteen erilliseen optiovuoteen. Tilaaja varaa oikeuden myös neuvotteluun vaihtoehdosta, jossa yhden tai useamman vuoden optiot otetaan kerrallaan käyttöön. Toimeksianto kestää enintään option päätösajankohtaan.

Tarvittaessa toimeksiannon alkuun sisällytetään valmistautumisjakso alkaen sopimuksen allekirjoituksesta ja kestäen 31.12.2026 saakka, jolla varmistetaan sujuva aloitus (esim. tietojen siirto, oikeudet).