Hankinnan kohteena on Lohjan kaupungin flyygeleiden ja pianojen viritys- ja huoltopalvelut tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Suurin tilausvolyymi syntyy Länsi-Uudenmaan musiikkiopiston tekemistä tilauksista. Toiseksi merkittävin tilaajaryhmä on Lohjan kaupungin koulut. Muiden Lohjan kaupungin yksiköiden hankintatarve on luonteeltaan vähäisempää sekä epäsäännöllisempää ja tilauksia tehdään käytännössä ilmenneiden huolto- ja viritystarpeiden mukaisesti.

Länsi-Uudenmaan musiikkiopistolla on tällä hetkellä käytössään noin 30 pianoa ja 10 flyygeliä. Kaupungin kouluissa on yhteensä noin 38 pianoa ja yksi flyygeli. Lisäksi lukiolla on yksi flyygeli. Hankinnan piirissä olevien soittimien määrät ovat arvioita ja ne voivat muuttua sopimuskauden aikana. Soittimet sijaitsevat pääasiassa Lohjan kaupungin alueella kaupungin eri toimipisteissä. Länsi-Uudenmaan musiikkiopiston soittimia sijaitsee lisäksi sivutoimipisteessä Nummelassa Kuoppanummen koulukeskuksessa.

Soittimien käyttöaste, ikä, kunto ja huoltohistoria vaihtelevat toimipisteittäin. Palvelua hankitaan kunkin soittimen ja toimipisteen tarpeen mukaan. Hankintaan sisältyvät pianojen ja flyygeleiden viritykset, koneiston säädöt ja haalaukset, huolto- ja korjaustyöt, vikojen selvittäminen ja huoltotarpeen arviointi sekä konsertti- ja esiintymiskäytössä olevien soittimien ylimääräiset viritykset. Hankintaan voivat sisältyä myös huolto- ja korjaustöissä tarvittavat varaosat ja tarvikkeet.

Länsi-Uudenmaan musiikkiopiston pianonsoiton opetuskäytössä olevat soittimet (9 flyygeliä sekä 8 pianoa) viritetään ja haalataan pääsääntöisesti kaksi kertaa vuodessa. Muut musiikkiopiston soittimet viritetään yleensä kaksi kertaa vuodessa tai tarpeen mukaan. Mäenpää-salin flyygeli viritetään tarvittaessa useammin. Laurentius-salissa sijaitseva flyygeli viritetään noin 20 kertaa vuodessa, tai tarpeen mukaan. Kaupungin muiden toimipisteiden soittimet viritetään ja huolletaan toimipisteiden ilmoittaman tarpeen mukaan. Tilaaja ei takaa kaikille soittimille vuosittaista viritystä tai huoltoa.

Musiikkiopiston soittimien haalaukset ja osa pianojen virityksistä tehdään ennen opetuskauden alkua heinäkuussa-elokuun alussa, pianonsoiton opetuskäytössä olevien soittimien viritykset syyslomalla. Uudelleen haalauksia tehdään joululoman aikaan ja viritykset noin pääsiäisen aikoihin. Konserttiruuhka ajoittuu loppukevääseen, jolloin erityisesti tulee usein tarvetta varsinaisen konserttiflyygelin ylimääräisiin virityksiin. Viritystyöskentely on pääsääntöisesti mahdollista aamupäivisin ja viikonloppuisin sekä loma-aikoina. Nummelan sivutoimipisteessä, Kuoppanummen koulukeskuksessa virityksiä pystyy tekemään lähinnä loma-aikoina ja viikonloppuisin.

Kaupungin muiden toimipisteiden osalta työn suorittamisajankohta sovitaan erikseen tilaavan toimipisteen kanssa. Palveluntuottajan tulee ottaa huomioon toimipisteiden toiminta-ajat, opetustoiminta, tilojen käyttö sekä muut työn suorittamiseen vaikuttavat olosuhteet.

Puitejärjestelyyn valitaan kaksi (2) palveluntuottajaa etusijajärjestykseen, mikäli hyväksyttäviä tarjouksia saadaan riittävä määrä. Jos hyväksyttäviä tarjouksia saadaan vähemmän kuin kaksi, puitejärjestelyyn voidaan valita yksi (1) palveluntuottaja. Tilaukset tehdään pääsääntöisesti vahvistetun etusijajärjestyksen mukaisesti ensimmäiseksi sijoittuneelta palveluntuottajalta. Jos tämä ei pysty toimittamaan palvelua tilaajan edellyttämässä aikataulussa tai muutoin sovittujen ehtojen mukaisesti, tilaus voidaan tehdä etusijajärjestyksessä seuraavalta palveluntuottajalta.

Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta. Sopimukseen sisältyy mahdollisuus kahteen (2) yhden (1) vuoden pituiseen optiokauteen. Tilaaja päättää optiokausien käyttöönotosta erikseen sopimusehtojen mukaisesti.

Hankinnan ennakoitu arvo koko sopimuskaudelle optiokaudet mukaan lukien on noin 105.000 euroa (alv 0 %). Puitejärjestelyn enimmäisarvo on 140.000 euroa (alv 0 %).

Tilaaja tilaa palveluja sopimuskauden aikana tarpeensa mukaan. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta, eikä tilaaja sitoudu tiettyyn hankintamäärään. Soittimien ja toimipisteiden määrä sekä palvelujen tarve voivat muuttua sopimuskauden aikana.