Keravan kaupunki kilpailuttaa järjestyksenvalvontapalvelujen puitejärjestelyn.

CPV-koodi: 79713000-5 – Vartiointipalvelut

Hankinnan kohteena on Keravan vuosittaisten tapahtumien ja tilaisuuksien järjestyksenvalvonnan, yövartioinnin ja liikenteenohjauksen toteutus. Tässä kuvataan hankinnan kohteena olevia palveluja ja tarjoajan tulee huomioida liitteessä esitetyt asiat ja vähimmäisvaatimukset tarjousta tehdessään.   

Keravan kaupunki toteuttaa vuosittain useita pääasiassa maksuttomia ja kaupunkilaisia osallistavia kaupunkitapahtumia sekä erilaisia tilaisuuksia eri kohderyhmille. Tapahtumia järjestetään ympäri vuoden. Vakiintuneita tapahtumia ovat esimerkiksi Sherwoodin lasten karnevaali, Keravan päivä, Sirkusmarkkinat, 6.-luokkalaisten itsenäisyyspäivän juhla, Keravan joulu sekä näiden lisäksi mahdolliset uudet tai vaihtelevat sisä- ja ulkoilmatapahtumat vuosittain. Ulkoilmatapahtumien kokoluokka on yleensä noin 5000-12 000 ja sisätilaisuuksien noin 100-700 kävijää. Tapahtumien määrä ja kokoluokka sekä tilattavien palveluiden laajuus voi vaihdella vuosittain, eikä tilaaja sitoudu mihinkään tilausmääriin. 

Tapahtumissa toteutetaan taiteen ja kulttuurin sisältöjä laajasti, ja toteutuksissa on mukana myös erilaisia kaupunkilaisia osallistavia sekä toiminnallisia että myynti- ja markkinakokonaisuuksia. Tapahtumat toteutetaan myös monissa eri tiloissa ja toimintaympäristöissä, ulkona ja sisällä, jolloin vaihtelevat kokonaisuudet vaativat myös tilasidonnaisia toteutuksia sekä ohjelmiston että tapahtuman kävijöiden näkökulmasta. Tapahtumiin saavutaan eri tavoin, joten yleisön turvalliseen saapumiseen ja poistumiseen on kiinnitettävä erityistä huomioita eri tapahtumapaikoissa, joko tilan tai liikennejärjestelyjen osalta.

Tarjouskilpailussa valitaan enintään kolme (3) ammattitaitoista puitesopimuskumppania tuottamaan järjestyksenvalvonnan, yövartioinnin ja liikenteenohjauksen palveluita Keravan kaupungin tapahtumiin ja tilaisuuksiin.  Valinnan perusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, jonka perusteena käytetään halvinta hintaa. Tarjoajat asetetaan etusijajärjestykseen halvimman hinnan perusteella. Mikäli tarjousten vertailussa päädytään tasapisteisiin tai tarjousten hinnat ovat samat, ratkaistaan voittaja arvonnalla.

Suunniteltu sopimuskausi on yksi (1) vuosi ja sitä voidaan jatkaa enintään yhdellä yhden (1) ja yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiovuodella. Sopimus astuu voimaan arviolta huhtikuussa 2027. 

Rinnakkaisten tarjousten tekeminen on kiellettyä. Mikäli tarjoaja tekee rinnakkaisia tarjouksia, tarjousvertailussa huomioidaan ainoastaan viimeisin saapunut tarjous.

 

Palvelun sisältö ja vähimmäisvaatimukset 

Hankintaan kuuluvat tapahtumien ja tilaisuuksien seuraavat palvelut: 

- järjestyksenvalvonta

- yövartiointi

- liikenteen ohjaus

- asiakasneuvonta

- tapahtumainfran rakennus-, purku- ja järjestelytehtäviä

Kokonaisuuden tarjoaja vastaa tapahtumaan tarvittavasta (järjestyksenvalvonta, yövartiointi ja liikenteen ohjaus) kokonaisuudesta kaikilta osin, sisältäen tapahtuman järjestyksenvalvonnan suunnittelun, henkilöstöresurssoinnin ja -ohjeistuksen.

Toimittajalla tulee olla valmiudet järjestää tapahtumiin asiantunteva ja tarvittava henkilöstö sekä tapahtuma/tilaisuus kohtainen työntekijöiden esihenkilö. Toimittajan tulee huolehtia siitä, että yhteistyö tilaajan kanssa toimii tehokkaasti ja sovitut asiat hoidetaan ajallaan. 

Toimittaja ja Tilaaja sitoutuvat molemmat yhdessä sovittavaan aikatauluun tapahtuman suunnittelun ja toteutuksen osalta. Mahdolliset ongelmatilanteet selvitetään neuvotellen. 

Tarjoaja vastaa siitä, että työntekijöillä on riittävä ammattitaito työtehtävien suorittamiseen. Toimittaja nimeää tilaajalle asiakasvastuuhenkilön, sekä jokaiseen tapahtumaan tapahtumakohtaisen projektipäällikön. 

Tilaajan vastuulla on kuvata tuotantokohtaiset suunnitelmat riittävän yksityiskohtaisesti, jotta toimittaja pystyy suunnittelemaan ja varaamaan tarkoituksenmukaiset ja riittävät henkilöstöresurssit.   

Toimittajan vastuulla on tarvittava lopullinen henkilöresurssin suunnittelu ja varmistaminen

Esimerkkitapahtumia:

Tapahtuma 1.

Tapahtuma-aika klo 14-18

Tapahtuma-alue: Laaja puistoalue & hiekkakenttä

Ohjelma: Puheita, musiikkia, esityksiä, oleskelu, pientä myyntiä  

Kohderyhmä: perheet, alakoululaiset, nuoret

Tapahtumaan saapuminen: Kävelyteiltä puiston eri puolilta, autolla hiekkakentälle ajo sallittu tapahtuman toteuttajille 

Kävijämäärä: noin 200-300 hlöä. 

Tapahtuma 2.

Tapahtuma-aika: la & su klo 12-18, järjestyksenvalvonta paikalla 10 -19

Tapahtuma-alue: Laaja hiekkakenttä

Ohjelma: Esittävää taidetta, yli 50 markkinamyyjää, oleskelua  

Kohderyhmä: Kaikki

Saapuminen: autoilla, jalan, julkisilla

Kävijämäärä: noin 12 000 

Lisäksi tarjouspyyntöön eriteltynä tarjous: Yövalvonta klo 22-07 välillä. 

Tapahtuma 3.

Tapahtuma-aika klo 15-19

Tapahtuma-alue: Kävelykatu, keskusta

Ohjelma: Kirpputori ja konsertti

Kohderyhmä: Kaikki, avoin maksuton

Tapahtumaan saapuminen: Jalan

Kävijämäärä: 200