624268 / Sähköinen huoltokirja
Määräaika:
29.9.2026
12.00
(UTC+03:00)
Määräaikaan:
Tiivistelmä
Katso samankaltaisia mahdollisuuksia
Kaikkien tietojen näyttäminen vaatii rekisteröitymisen ja kirjautumisen palveluun.
624268 / Sähköinen huoltokirja
Hankintailmoitustyyppi
Kevennetty kilpailutus (pisteytys)
Julkaistu
2.9.2026
10.06
(UTC+03:00)
Kysymysten jätön määräaika
15.9.2026
12.00
(UTC+03:00)
Tarjousten määräaika
29.9.2026
12.00
(UTC+03:00)
Organisaatio
Tammelan kunta
Kuvaus
Tammelan kunta pyytää tarjousta sähköisestä huoltokirjajärjestelmästä (SaaS-palvelu), jonka avulla hallitaan kunnan kiinteistöjen (liite) ylläpitoa, huoltopalveluita, kulutusseurantaa, dokumentaatiota sekä suunnitelmallista kunnossapitoa ja korjausvelan hallintaa.
Järjestelmän tulee soveltua kunnan kiinteistökannan ylläpitoon ja kehittämiseen sekä mahdollistaa huolto- ja vikailmoitusten käsittely, huoltokalenterien ylläpito, laite- ja kohdetietojen hallinta, dokumenttien säilyttäminen sekä pitkän aikavälin korjaussuunnitelmien laatiminen ja seuranta. Huoltokirjan tulee toimia keskeisenä työkaluna kiinteistöjen elinkaaren hallinnassa ja tiedon säilyttämisessä.
Järjestelmää käytetään kunnan omassa kiinteistönhoidossa, kiinteistöjen ylläpidon ohjauksessa sekä mahdollisten ulkoisten palveluntuottajien työnohjauksessa ja raportoinnissa. Käyttäjäryhmiä ovat vähintään tekninen hallinto, kiinteistöjen ylläpito- ja huoltohenkilöstö sekä tarvittavilta osin palveluntuottajat.
Lisäksi järjestelmän tulee mahdollistaa kuntalaisille suunnattujen kohteiden julkinen tarkastelu vähintään seuraavien kohteiden osalta, kuten:
uimarannat (2 kpl)
leikkipuistot (8 kpl)
Julkisen näkymän kautta tulee voida esittää kohteiden perustietoja, tarkastus- ja huoltotietoja, mahdollisia käyttörajoituksia sekä muuta kunnan määrittämää palvelutietoa.
KULUTUSSEURANTA JA TIETOJEN KERUU
Järjestelmän tulee sisältää kulutusseurannan ominaisuudet tai tarjota mahdollisuus niiden liittämiseen osaksi kokonaisuutta. Järjestelmässä tulee voida seurata vähintään veden, sähkön ja lämmön kulutustietoja rakennuskohtaisesti sekä muodostaa raportteja ja vertailutietoja.
Mittarilukemien tallentamisen tulee olla mahdollista mobiililaitteella. Tarjouksessa tulee kuvata menettely, jolla kulutustiedot voidaan siirtää järjestelmään esimerkiksi QR-koodien, mobiilisovelluksen tai muun vastaavan tiedonkeruuratkaisun avulla.
TARJOUKSESSA ESITETTÄVÄT TIEDOT
Tarjoajan tulisi esittää tarjouksessaan vähintään seuraavat tiedot:
1. Tarjoajan soveltuvuus
yrityksen perustiedot
keskeiset huoltokirjajärjestelmää koskevat referenssit
kokemus kuntien, kaupunkien tai muiden julkisyhteisöjen vastaavista toteutuksista
järjestelmän käyttäjämäärät ja asiakaskunta Suomessa
2. Toteutuksen kuvaus
alustava käyttöönottoprojektin toteutussuunnitelma
projektin vaiheistus
tietojen siirto nykyisistä järjestelmistä tai aineistoista
koulutusten toteutus
alustava käyttöönottuaikataulu
tarjoajan ja tilaajan vastuut projektin eri vaiheissa
3. Palvelusopimus ja tukipalvelut
Tarjouksessa tulee kuvata:
palvelun käytettävyys- ja palvelutasotavoitteet (SLA)
tukipalveluiden saatavuus
vasteajat eri vikaluokissa
versionhallinta ja päivityskäytännöt
palvelun kehittämis- ja ylläpitomalli
mahdolliset jatkuvat palvelumaksut ja niiden muodostuminen
4. Tietosuoja ja tietoturva
Tarjouksessa tulee esittää:
henkilötietojen käsittelyn periaatteet
tietosuojan toteutus
palvelun tietoturvaominaisuudet
käyttäjähallinta ja käyttöoikeusroolit
tietojen varmistus- ja palautusmenettelyt
palvelun hosting-ratkaisu ja tietojen sijainti
mahdollinen henkilötietojen käsittelysopimus (DPA)
5. Dokumentaatio
Tarjouksessa tulee kuvata järjestelmään sisältyvät:
käyttöohjeet
ylläpito-ohjeet
koulutusmateriaalit
rajapintakuvaukset
järjestelmädokumentaatio
raportointi- ja vientiominaisuudet
6. Integraatiot ja etäyhteydet
Tarjouksessa tulee kuvata:
mahdolliset rajapinnat muihin kiinteistöhallinnan järjestelmiin
kulutusseurannan integraatiot
mobiilikäyttömahdollisuudet
etäyhteysratkaisut
selainvaatimukset
mahdollisuudet tiedonsiirtoon avoimien rajapintojen kautta
7. Muut toimivan kokonaisuuden kannalta olennaiset asiat
Tarjoajan tulee tuoda esiin muut näkemyksensä ja ratkaisunsa, jotka tukevat järjestelmän tehokasta käyttöä, tiedon laatua, käyttäjäystävällisyyttä, kunnossapidon johtamista, elinkaaren hallintaa sekä kunnan kiinteistökannan pitkäjänteistä kehittämistä.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Prioriteetti 1 (Tärkeä ominaisuus)
Mobiilisovellus tai mobiilioptimoitu käyttöliittymä huoltotyöntekijöille.
Valokuvaliitteiden lisääminen huolto- ja tarkastustehtäviin.
Tarkastuslomakkeiden sähköinen täyttö.
Huoltokalenterin näkymä kohde- ja työntekijäkohtaisesti.
Mahdollisuus muodostaa pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelmia (PTS).
Sähköposti- ja push-ilmoitukset käyttäjille.
Kohteiden karttanäkymä.
Dokumenttien versionhallinta.
Käyttäjien kaksivaiheinen tunnistautuminen.
Prioriteetti 2 (Toivottava ominaisuus)
Rajapinnat kunnan muihin järjestelmiin.
Automaattinen kulutustietojen tuonti mittausjärjestelmistä.
BI- ja analytiikkanäkymät energiankulutuksen seurantaan.
Kuntalaispalautteiden vastaanotto julkisista kohteista.
Paikkatietointegraatiot.
QR-koodien automaattinen generointi kohteille ja laitteille.
Mahdollisuus käyttää NFC-tunnisteita QR-koodien rinnalla.
Hankintasopimus tehdään kahdeksi - kolmeksi vuodeksi, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana yhteisesti soivitun irtisanomisajan puitteissa.
Tilaaja pidättää itsellään oikeuden valita itselleen soveltuvimman toiminnallisuuden omaavan järjestelmän, mikäli hinta ei ylitä yli 10 % edullisempaan tarjoukseen.