624268 / Sähköinen huoltokirja

Deadline: 29/09/2026 12:00 (UTC+03:00)
To deadline:

Summary

See similar opportunities
Viewing all the information requires that you register and log in to the service.
624268 / Sähköinen huoltokirja
Type of contract notice
Lightened procurement (with scoring)
Published
10/09/2026 11:29 (UTC+03:00)
Deadline for submitting questions
15/09/2026 12:00 (UTC+03:00)
Deadline for tenders
29/09/2026 12:00 (UTC+03:00)
Organisation
Tammelan kunta
Description
Tammelan kunta pyytää tarjousta sähköisestä huoltokirjajärjestelmästä (SaaS-palvelu), jonka avulla hallitaan kunnan kiinteistöjen (esimerkkiliite) ylläpitoa, huoltopalveluita, kulutusseurantaa, dokumentaatiota sekä suunnitelmallista kunnossapitoa ja korjausvelan hallintaa.
Järjestelmän tulee soveltua kunnan kiinteistökannan ylläpitoon ja kehittämiseen sekä mahdollistaa huolto- ja vikailmoitusten käsittely, huoltokalenterien ylläpito, laite- ja kohdetietojen hallinta, dokumenttien käsittely sekä korjaussuunnitelmien laatiminen ja seuranta. Huoltokirjan tulee toimia myös työkaluna kiinteistöjen elinkaaren hallinnassa ja tiedon säilyttämisessä.
Järjestelmää käytetään kunnan omassa kiinteistönhoidossa, kiinteistöjen ylläpidon ohjauksessa sekä mahdollisten ulkoisten palveluntuottajien työnohjauksessa ja raportoinnissa. Käyttäjäryhmiä ovat vähintään tekninen hallinto, kiinteistöjen ylläpito- ja huoltohenkilöstö sekä tarvittavilta osin palveluntuottajat.
Lisäksi järjestelmän tulee mahdollistaa kuntalaisille suunnattujen kohteiden julkinen tarkastelu ja palautteen antaminen vähintään seuraavien kohteiden osalta, kuten:
uimarannat (2 kpl)
leikkipuistot (8 kpl)
Julkisen näkymän kautta tulee voida esittää kohteiden perustietoja, tarkastus- ja huoltotietoja, mahdollisia käyttörajoituksia sekä muuta kunnan määrittämää palvelutietoa.
KULUTUSSEURANTA JA TIETOJEN KERUU
Järjestelmän tulee sisältää kulutusseurannan ominaisuudet tai tarjota mahdollisuus niiden liittämiseen osaksi kokonaisuutta. Järjestelmässä tulee voida seurata vähintään veden, sähkön ja lämmön kulutustietoja rakennuskohtaisesti sekä muodostaa raportteja ja vertailutietoja.
Mittarilukemien tallentamisen tulee olla mahdollista mobiililaitteella. Tarjouksessa tulee kuvata menettely, jolla kulutustiedot voidaan siirtää järjestelmään esimerkiksi QR-koodien, mobiilisovelluksen tai muun vastaavan tiedonkeruuratkaisun avulla.
TARJOUKSESSA ESITETTÄVÄT TIEDOT, tarjous laaditaan olettamuksella, että kunnan kiinteistöjä/kohteita hoidettavana 25 kpl
Tarjoajan tulisi esittää tarjouksessaan vähintään seuraavat tiedot:
1. Tarjoajan soveltuvuus
yrityksen perustiedot
keskeiset huoltokirjajärjestelmää koskevat referenssit
kokemus kuntien, kaupunkien tai muiden julkisyhteisöjen vastaavista toteutuksista
2. Toteutuksen kuvaus
alustava käyttöönottoprojektin toteutussuunnitelma
projektin vaiheistus
tietojen siirto nykyisistä järjestelmistä tai aineistoista (Ouman sekä dokumentaatiot doc, xls, pdf, dwg)
koulutusten toteutus
alustava käyttöönottuaikataulu
tarjoajan ja tilaajan vastuut projektin eri vaiheissa
3. Palvelusopimus ja tukipalvelut
Tarjouksessa tulee kuvata:
palvelun käytettävyys- ja palvelutasotavoitteet (SLA)
tukipalveluiden saatavuus
vasteajat eri vikaluokissa
versionhallinta ja päivityskäytännöt
palvelun kehittämis- ja ylläpitomalli
mahdolliset jatkuvat palvelumaksut ja niiden muodostuminen
4. Tietosuoja ja tietoturva
Tarjouksessa tulee esittää:
henkilötietojen käsittelyn periaatteet
tietosuojan toteutus
palvelun tietoturvaominaisuudet
käyttäjähallinta ja käyttöoikeusroolit
tietojen varmistus- ja palautusmenettelyt
palvelun hosting-ratkaisu ja tietojen sijainti
5. Dokumentaatio
Tarjouksessa tulee kuvata järjestelmän toiminnallsiuus
6. Integraatiot ja etäyhteydet
Tarjouksessa tulee kuvata:
kulutusseurannan integraatiot
mobiilikäyttömahdollisuudet
7. Muut toimivan kokonaisuuden kannalta olennaiset asiat
Tarjoajan tulee tuoda esiin muut näkemyksensä ja ratkaisunsa, jotka tukevat järjestelmän tehokasta käyttöä, tiedon laatua, käyttäjäystävällisyyttä, kunnossapidon johtamista, elinkaaren hallintaa sekä kunnan kiinteistökannan pitkäjänteistä kehittämistä.
Tarjousten valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.
Prioriteetti 1 (Tärkeä ominaisuus)
Mobiilisovellus tai mobiilioptimoitu käyttöliittymä huoltotyöntekijöille.
Valokuvaliitteiden lisääminen huolto- ja tarkastustehtäviin.
Tarkastuslomakkeiden sähköinen täyttö.
Huoltokalenterin näkymä kohdekohtaisesti.
Sähköposti- ja push-ilmoitukset käyttäjille.
Kohteiden karttanäkymä (kuntalaiset).
Prioriteetti 2 (Toivottava ominaisuus)
Kulutustietojen tuonti mittausjärjestelmistä, kuvaus.
Kuntalaispalautteiden vastaanotto julkisista kohteista.
QR-koodien automaattinen generointi kohteille ja laitteille tms.
Hankintasopimus tehdään kahdeksi vuodeksi, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana yhteisesti soivitun irtisanomisajan puitteissa.
Tilaaja pidättää itsellään oikeuden valita itselleen soveltuvimman toiminnallisuuden omaavan järjestelmän.
Tarjouksessa tulee esittää hinnnat yksikkömäärille jotta tilaaja voi arvioida mahdollisien määrämuutosten vaikutuksia.
Back to publications