Tämän teknisen vuoropuhelun liitteenä toimitettavat tarjouspyyntöluonnos, sopimusluonnos ja muut liitteet ovat kaikki vielä valmisteluvaiheen luonnoksia, vaikka ne voivat rakenteeltaan ja sisällöltään muistuttaa pitkälle viimeisteltyä hankinta-aineistoa. Asiakirjoja ei tule tulkita lopullisina hankinta-asiakirjoina, eikä niissä mahdollisesti esitettyjä menettelytietoja, määräaikoja, sopimusehtoja, vertailuperusteita tai muita yksityiskohtia pidä pitää tilaajaa sitovina lopullisina ratkaisuina. Vuoropuhelun jälkeen tilaaja arvioi saadun palautteen perusteella, mitä kohtia täsmennetään, kevennetään, muutetaan tai mahdollisesti poistetaan ennen varsinaista kilpailutusta.

1. Vuoropuhelun tarkoitus

Tämän teknisen vuoropuhelun tarkoituksena on varmistaa, että tilaajan laatima tarjouspyyntö, sopimusluonnos ja liitteet antavat palveluntuottajille oikean ja riittävän kuvan hankittavasta palvelusta. Vuoropuhelulla ei pyydetä sitovia tarjouksia, vaan markkinan näkemystä siitä, miten asiakirjat tulkitaan, mitkä kohdat vaativat täsmennystä ja mitkä ehdot ovat mahdollisesti liian tiukkoja tai muuten käytännössä vaikeita.

Vuoropuhelussa tilaaja haluaa erityisesti arvioida:

- ovatko hankinnan kohde, vastuunjako ja palvelukuvaukset ymmärrettäviä

- ovatko palvelutasovaatimukset, raportointi ja sopimusehdot realistisia

- onko käyttöönotto, datan hallinta ja tietosuoja kuvattu riittävän selkeästi

- miten palveluntuottajat näkevät liikennöitsijöiden korvaus- ja laskutusmallin käytännössä toimivimpana.

2. Tilaajan lähtökuvaus palvelusta

- Hankinta koskee koulukuljetusten ajojärjestely- ja kyydinvälityspalvelua. Hankinta ei sisällä liikennöintiä.

- Palveluun sisältyvät ohjelmistopalvelu, reittien suunnittelu ja ylläpito, operatiivinen ajojärjestely, kuljetusten välitys, poikkeamien hallinta, operatiivinen viestintä, raportointi ja auditointiaineisto.

- Päivähintaiset ajoneuvot ja ylivuotoajoneuvot kilpailutetaan erikseen kuljetuspalveluina.

- Tilaaja tekee hallinnolliset päätökset kuljetusoikeuksista, palvelutasosta ja asiakasprofiilien hallinnollisesta sisällöstä. Palveluntuottaja ei tee itsenäisiä hallinnollisia päätöksiä.

- Tilaaja toimii rekisterinpitäjänä ja palveluntuottaja henkilötietojen käsittelijänä. Tilaajan tiedot ja palvelussa syntyvät tilaajaa koskevat operatiiviset tiedot kuuluvat tilaajalle.

Tilaaja toivoo erityisesti näkemyksiä siitä, onko kuvattu palvelukokonaisuus käytännössä toteutettavissa, mitkä vaatimukset ohjaavat kustannuksia merkittävimmin ja mitkä ehdot tai mittarit ovat markkinan näkökulmasta tarkoituksenmukaisia ja realistisesti toteutettavissa.