Hankinnan kohde ja sopimuskausi:

Hankinnan kohteena ovat talonrakentamisen LVI-tarvikkeet Sansia Oy:n omistaja-asiakkaille. Sopimuskausi on 1.9.2026–31.8.2029, ja hankintaan sisältyy yhden (1) vuoden optio (1.9.2029–31.8.2030). Hankintayksikkö ei sitoudu sopimuskaudella tiettyihin hankintavolyymeihin, vaan toteutuvat ostomäärät voivat vaihdella tarpeen mukaan.

Tarjousten vertailu: Tarjoukset vertaillaan ostoskorimenetelmällä. Tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetään LVI-tuotteiden lista oletettuine vuotuisine menekkeineen (vertailuostoskorin tuotteet ja määrät). Vertailuhinta lasketaan siten, että tarjoajan ilmoittamia hintoja ja alennuksia sovelletaan kyseisen ostoskorin tuotteisiin ja kerrotaan ilmoitetuilla vuosimenekeillä. Tarjoajat verrataan tarjouspyynnössä olevalla tuotelistauksella oletetulla vuosimenekillä painotettuna, josta muodostuu vertailuhinta. Tarjoukset asetetaan paremmuusjärjestykseen vertailuhintojensa perusteella.

Puitejärjestely ja toimittajavalinta:

Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, johon valitaan kaksi (2) vertailuhinnaltaan edullisinta tarjoajaa. Hankintasopimus solmitaan kummankin valitun toimittajan kanssa puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti. Puitesopimus ei muodosta yksinoikeutta toimituksiin – sopimuskauden aikaiset tilaukset kohdistuvat valittuihin toimittajiin tarjouskilpailussa vahvistettujen ehtojen ja hintojen perusteella. Sopimuksella ei sitouduta vuosivolyymeihin.

Toimittajien etusijajärjestys muodostuu hankittavan kokonaisuuden perusteella tilauskohtaisesti. Tilaaja tekee tilaukset tuotekohtaisesti vertaamalla sopimustoimittajien kulloinkin voimassa olevia hintoja. Tilaus tehdään siltä toimittajalta, jonka hinta kyseisestä tuotteesta on tilaushetkellä edullisin. Vertailu tehdään nimikekohtaisesti, ja se voi vaihdella tilauskohtaisesti riippuen tuotteiden hinnoista. Tilaaja ei sitoudu tilaamaan koko ostokoria yhdeltä toimittajalta, vaan voi jakaa tilauksen usealle toimittajalle tuotekohtaisen hintavertailun perusteella.

Toimittajien tulee ylläpitää ajantasainen hinnasto, joka on tilaajan saatavilla sähköisesti. Hinnat muuttuvat sopimuksessa sovituin ehdoin toimittajan julkisenhinnaston mukaisesti. Tarjotut alennusprosentit ovat voimassa koko sopimuskauden ajan. Tilaaja vertailee hintoja aina viimeisimmän hyväksytyn hinnaston perusteella.

Mikäli ensisijainen toimittaja ei pysty toimittamaan tuotetta sopimuksen mukaisessa ajassa tai tuotteiden saatavuudessa ilmenee olennaisia puutteita, tai jos palvelutaso muutoin olennaisesti heikentyy (esim. toistuvat toimitusviiveet, virheelliset toimitukset tai puutteellinen asiakaspalvelu), tilaajalla on oikeus tehdä kyseinen tilaus toiselta sopimustoimittajalta ilman erillistä ilmoitusta ensisijaiselle toimittajalle. Tällöin tilaaja ei riko etusijajärjestystä, vaan toimii sopimuksen ehtojen mukaisesti varmistaakseen toimitusvarmuuden ja palvelun laadun.

Tarjouslomakkeet ja alennustaulukot:

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa tuoteryhmäkohtaiset alennustaulukot LVI-tuotteille. Näissä taulukoissa ilmoitetaan kunkin tuoteryhmän alennusprosentit suhteessa voimassa olevaan toimittajan julkiseen hinnastoon. Alennusprosenttien on oltava yhdenmukaiset tarjouksen vertailuostoskorissa käytettyjen alennusten kanssa.

Hintojen tarkistaminen sopimuskaudella:

Sopimushintoja tarkistetaan puolivuosittain, kaksi kertaa vuodessa. Uudet hinnat tulevat voimaan 1.1. ja 1.7. (ensimmäinen hinnantarkistus on 1.1.2027). Hinnantarkistusmenettely: Toimittajan on ilmoitettava kirjallisesti mahdollisesta hinnantarkistustarpeesta vähintään 3 viikkoa ennen tarkistusjakson alkua. Hinnantarkistukset perustuvat kulloinkin voimassa olevaan sopimustoimittajan julkiseen hinnastoon, johon sovelletaan tarjoajan tarjouksessa ilmoittamia tuoteryhmäkohtaisia alennusprosentteja. Näin sopimushinnat päivittyvät markkinahintojen muutoksia vastaavasti, samalla säilyttäen tarjouksessa annetun alennustason suhteessa toimittajan julkisiin hintoihin. Kaikki hinnantarkistukset toteutetaan hankintasopimuksessa sovittujen ehtojen mukaisesti.