Riihimäen kaupunki (jäljempänä "Hankintayksikkö" tai "Tilaaja") pyytää tarjouksia infran työmaiden tiedonhallinta- ja projektipankkijärjestelmästä tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankinnan kohteena on Riihimäen kaupungin infrapalveluiden kunnallistekniikan rakentamisessa käytettävä työmaiden tiedonhallinta- ja projektipankkijärjestelmä (jäljempänä "Järjestelmä") sekä muun ohella Järjestelmän toimittamiseen ja ylläpitoon liittyvä palvelu.

Järjestelmä tarjotaan Toimittajan hallinnoimasta ympäristöstä siten, että Tilaajan vastuulla on ainoastaan Järjestelmään yhteyden saamiseksi tarvittavat laitteet, ohjelmistot ja tietoliikenneyhteydet. Itse järjestelmän lisäksi hankittavaan Järjestelmään sisältyy sen tekninen tuki, johon kaikki järjestelmän käyttäjät voivat olla yhteydessä tukipyyntöjen ja häiriöilmoitusten tekemiseksi. Järjestelmässä urakoiden hallinta kattaa toiminnot urakoiden luontiin ja niiden perustietojen hallintaan. Tämän lisäksi sen alla on omina kokonaisuuksinaan määritelty vaatimukset:

• Valokuvien hallintaan, kattaen vaatimukset työmaata koskevien valokuvien ottamiseen ja näiden hallinnointiin

• Päiväkirjan hallintaan, kattaen vaatimukset urakan päiväkirjan hallinnointiin ja sen merkintöjen luomiseen

• Lomakkeiden täyttöön, kattaen vaatimukset liittyen järjestelmään luotujen lomakepohjien täyttämiseen ja tallentamiseen urakalle

• Mittausten hallintaan, kattaen vaatimukset liittyen urakkaa koskevien MVR- ja muiden mittausten tekemistä ja tallentamista varten

• Dokumenttien hallintaan, kattaen perinteisen ”projektipankki” -toiminnallisuuden edellä mainittujen toimintokokonaisuuksien tuloksena syntyvien sekä Järjestelmän ulkopuolelta tuotavien dokumenttien hallintaan

•Tehtävienhallinta

Yleiset toiminnot kattavat käytännössä jokaisesta tietojärjestelmästä löytyvät perustoiminnot, joita ovat kirjautuminen ja omien tietojen hallinta sekä tietojen haku ja katselu. Näistä jälkimmäinen sisältää perusvaatimusten lisäksi myös karttakäyttöliittymän käyttöön liittyviä vaatimuksia.

Hankinnan kohde ja sitä koskevat vähimmäisvaatimukset on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1 "Järjestelmän vähimmäisvaatimukset".

Kilpailutus toteutetaan avoimella menettelyllä. Sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) vertailussa eniten pisteitä saanut tarjoaja. Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus hinnan painoarvon ollessa 55 pistettä ja laadun painoarvon ollessa 45 pistettä. Vertailussa hinnan vertailupisteiden maksimimäärä on 55 pistettä. Muut tarjoukset suhteutetaan parhaat hintapisteet saaneen tarjoajan pisteisiin kaavalla: (pienin annettu arvo / tarjottu arvo)* maksimipisteet 55. Laadusta voi maksimissaan saada 45 pistettä. Laatua arvioidaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti määriteltyjen laatukriteerien perusteella.

Mikäli useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, hankintayksikkö arpoo valittavan tarjoajan. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa.

Sopimuskausi on määräaikainen kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Tilaaja päättää optiokauden käyttöönotosta itsenäisesti ja ilmoittaa siitä toimittajalle kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta etukäteen. Sopimuskauden alkamistavoite on 08.05.2026.

Järjestelmän käyttöönottoprojekti käynnistetään välittömästi sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarkempi käyttöönottoprojektin aikataulu sovitaan Tilaajan ja kilpailutuksen perusteella valitun palveluntuottajan kesken sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä viimeistään 01.06.2026.

Hankintaan sisältyy lisähankintamahdollisuutena järjestelmän kehitystyöt ja laajentaminen, ks. tarkemmin Sopimusluonnos. Hankintayksikkö ei sitoudu määräostovelvoitteisiin. Kaikki hankintaa koskevat vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.