595400 / Tapahtumatuotanto Mikkelin Kiertotalouspäivät tapahtumaan
Määräaika:
16.2.2026
15.00
(UTC+02:00)
Määräaikaan:
Tiivistelmä
Katso samankaltaisia mahdollisuuksia
Kaikkien tietojen näyttäminen vaatii rekisteröitymisen ja kirjautumisen palveluun.
595400 / Tapahtumatuotanto Mikkelin Kiertotalouspäivät tapahtumaan
Hankintailmoitustyyppi
Kevennetty kilpailutus (pisteytys)
Julkaistu
30.1.2026
15.33
(UTC+02:00)
Kysymysten jätön määräaika
9.2.2026
15.00
(UTC+02:00)
Tarjousten määräaika
16.2.2026
15.00
(UTC+02:00)
Organisaatio
Mikkelin Kehitysyhtiö Miksei Oy
Kuvaus
ASIANTUNTIJAPALVELUN HANKINTA – TAPAHTUMATUOTTAJA
Mikkelin Kiertotalouspäivät on perinteinen, vuosittain järjestettävä kuluttajille suunnattu tapahtuma, joka kokoaa yhteen paikalliset kuluttajat, kiertotalous- ja vastuullisuusteemaiset yritykset, oppilaitokset, Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy:n sekä Mikkelin kaupungin toimijat. Tapahtuma on Mikkelin kaupungin omistama.
Mikkelin Kiertotalouspäivät on ollut kuluttajille avoin yleisötapahtuma, joka on tarjonnut monipuolista ja helposti lähestyttävää ohjelmaa kiertotaloudesta ja vastuullisesta kuluttamisesta. Tapahtumapäivän aikana kauppakeskuksen lavalla on ollut aiempina vuosina mm. asiantuntijapuheenvuoroja, kävijöitä osallistavaa ohjelmaa sekä Kestävä Design -muotinäytös. Lisäksi
tapahtumassa on ollut esittelypisteitä, joissa eri toimijat ovat esitelleet kiertotalouden teemoja käytännönläheisesti ja kävijöitä osallistavasti.
Tapahtuman sisällöllinen asiantuntemus perustuu tapahtumaan osallistuvien yritysten, oppilaitosten sekä julkisten toimijoiden osaamiseen. Hankinnan kohteena oleva asiantuntijapalvelu on tapahtuman tuotannollinen suunnittelu, koordinointi ja käytännön toteutus.
Haemme tapahtumatuottajaa, joka toimii tapahtuman valmistelun ja toteutuksen operatiivisena päävastuullisena, johtaa tiukkaa aikataulua ja huolehtii siitä, että tapahtuma toteutuu suunnitellusti ajankohtana 12.5.2026.
Tämä hankinta soveltuu erityisesti kokeneelle tapahtumatuottajalle, joka on tottunut työskentelemään monitoimijaympäristössä ja viemään kokonaisuuksia maaliin rajallisessa ajassa.
TAPAHTUMAN PERUSTIEDOT
Tapahtuma: Mikkelin Kiertotalouspäivät
Ajankohta: ti 12.5.2026
Kellonaika: klo 10.00–16.00
Paikka: Kauppakeskus Stella, Tähtitori, Hallituskatu 3-5, 50100 Mikkeli
Tapahtumatyyppi: Avoin ja maksuton yleisötapahtuma
Tapahtumassa on arviolta 16 esittelypistettä, Tähtitorin esiintymislavalla tapahtuvaa ohjelmaa koko tapahtuman ajan sekä eri
ikäryhmiä kiinnostavaa, kevyesti osallistavaa ja asiapitoista sisältöä.
VASTUUNJAKO
Tilaajan, kaupungin ja oppilaitosten vastuut
Tilaaja, kaupunki ja oppilaitokset vastaavat:
- tapahtuman sisällöllisistä tavoitteista ja painopisteistä
- tapahtuman teemoista
- tapahtuman viestinnästä ja markkinoinnista
- tapahtuman budjetista, rahoituksesta ja kustannusten jakamisesta
- ohjelmakokonaisuuden ja puhujavalintojen hyväksymisestä
Edellä mainitut tahot eivät vastaa tapahtuman käytännön tuotannosta, aikataulujen hallinnasta tai eri toimijoiden välisen kokonaisuuden koordinoinnista.
Käytännön tuotannon vastuunjako
Mikkelin kehitysyhtiö Miksei Oy (tilaaja) on jo varannut tapahtumapaikan kauppakeskuksesta. Kauppakeskuksen vuokrahintaan sisältyvät:
- 18 kpl esittelypöytiä (120 x 80 cm)
- noin 40 kpl tuoleja
- esiintymislava
- äänentoisto
Tilaaja vastaa edellä mainitun vuokrakaluston kustannuksista.
Tapahtumatuottajan vastuulla on:
- vuokrakaluston sijoittelun suunnittelu ja toteutus tapahtuma-alueelle
- esittelypisteiden käytännön järjestelyt ja paikkojen osoittaminen osallistujille
- tapahtuman aikainen kaluston käytön koordinointi
- vuokrakaluston purkaminen tapahtuman päätyttyä ja vieminen kauppakeskuksen osoittamaan varastotilaan
- tapahtuma-alueen yleisen toimivuuden varmistaminen tapahtumapäivänä
Tapahtumatuottaja ei vastaa vuokrakaluston hankinnasta tai kustannuksista.
TAPAHTUMATUOTTAJAN VASTUUT
Tapahtumatuottaja toimii tapahtuman käytännön toteutuksen päävastuullisena koordinaattorina ja vastaa siitä, että tapahtuma etenee suunnitellusti ja voidaan toteuttaa sovittuna ajankohtana.
1. Valmistelun vetovastuu ja aikataulun hallinta
- tapahtuman tuotannollinen suunnittelu tilaajan määrittelemien teemojen ja aiempien tapahtumien kokemusten pohjalta
- tapahtuman kokonaisaikataulun laatiminen ja ylläpito
- valmisteluprosessin aktiivinen johtaminen ja etenemisen seuranta
- tarvittavien tehtävien tunnistaminen ja eri toimijoille osoittaminen
2. Toteuttajien ja osallistujien kontaktointi
- tapahtuman toteutuksesta kiinnostuneiden yritysten, oppilaitosten ja muiden toimijoiden etsiminen ja kontaktointi (tilaajalta
lähtötietoja)
- osallistujien sitouttaminen tapahtumaan
- tarvittavien tietojen kerääminen tuotantoa ja viestintää varten
- esittelypisteiden käytännön järjestelyt (sijoittelu, kalustetarpeet, aikataulut)
- osallistujien ohjeistaminen ja määräajoista muistuttaminen
3. Tapahtumaohjelma, puhujat ja juonto
- tapahtuman ohjelmakokonaisuuden ideointi tilaajan määrittelemien teemojen pohjalta
- ohjelmarungon laatiminen siten, että ohjelma on yleisöystävällinen, monipuolinen ja eri ikäryhmiä kiinnostava
- asiantuntijoiden ja puhujien etsiminen, kontaktointi ja ehdottaminen tapahtumaan (tilaajalta lähtötietoja)
- puhujien ja esiintyjien käytännön koordinointi (aikataulut, tekniset tarpeet, saapuminen)
- juontajan etsiminen ja ehdottaminen tapahtumaan, mukaan lukien juontajavaihtoehtojen ja niihin liittyvien kustannusten esittäminen tilaajalle
- juontajan käytännön koordinointi tapahtuman valmistelussa ja tapahtumapäivänä
Juontajan ja puhujien valinnasta ja palkkiosta päättää tilaaja, ja juontajan sekä puhujien kustannukset maksetaan tilaajan toimesta.
Asiantuntijasisältöjen sisällöllinen vastuu säilyy puhujilla ja heidän taustaorganisaatioillaan.
4. Käytännön järjestelyt ja tapahtumapäivä
- tapahtuma-alueen tuotannollisten järjestelyjen koordinointi yhteistyössä kauppakeskuksen ja projektiryhmän kanssa
- tapahtuman sujuvan toteutuksen varmistaminen tapahtumapäivänä
- toimiminen tapahtuman tuotannollisena yhteyshenkilönä tapahtuman aikana
- tapahtuman päättyessä huolehtiminen siivouksesta/tavarat takaisin paikoilleen
Mikäli tapahtuman budjetti sen mahdollistaa, tapahtumatuottajan vastuulla on tapahtuman somistuksen ideointi ja käytännön koordinointi yhteistyössä tilaajan kanssa. Somistus suunnitellaan tukemaan tapahtuman teemoja ja kauppakeskusympäristöä.
Somistukseen liittyvistä hankinnoista ja kustannuksista sovitaan erikseen tilaajan kanssa.
5. Projektityöskentely
- aloituspalaveri tilaajan ja projektiryhmän kanssa
- säännölliset tilannekatsaukset tuotannon aikana (arvio 6 kpl, Teams)
- aikatauluseuranta ja reagointi mahdollisiin viivästyksiin
- yhteenveto- ja palautepalaveri tapahtuman jälkeen
Tapahtumatuottajalta toivotaan lisäksi kehitysideoita tapahtuman ohjelmaan, toteutukseen ja kävijäkokemukseen aiempien
tapahtumien pohjalta. Kehitysehdotukset käsitellään ja toteutetaan tilaajan kanssa erikseen sovittavassa laajuudessa.
6. Tapahtuman turvallisuus
Tapahtumatuottajan vastuulla on selvittää tapahtuman turvallisuuteen liittyvät vaatimukset yhteistyössä tilaajan ja tapahtumapaikan kanssa. Tämä sisältää muun muassa:
- tapahtuman turvallisuuteen ja pelastustoimeen liittyvien vaatimusten selvittäminen yhteistyössä tilaajan ja tapahtumapaikan kanssa sekä tarvittaessa tapahtumakohtaisen turvallisuus- tai pelastussuunnitelman koordinointi
- ensiapu- ja järjestyksenvalvontatarpeen arvioinnin
- tapahtuma-alueen turvallisen käytön ja poistumisjärjestelyjen huomioimisen
- turvallisuuteen liittyvien ohjeiden välittämisen osallistujille ja esiintyjille
Tapahtumatuottaja vastaa turvallisuuteen liittyvien toimenpiteiden koordinoinnista ja siitä, että tarvittavat suunnitelmat toimitetaan tilaajalle hyväksyttäväksi.
TILAAJAN VASTUUT KÄYTÄNNÖN TOTEUTUKSESSA
Tilaaja vastaa tapahtumapaikan varaamisesta, tapahtumaan liittyvistä sopimuksista ja maksuista, viranomaisasioista ja -maksuista, vakuutuksista sekä tapahtuman budjetin määrittelystä ja hyväksymisestä.
Tapahtumatuottaja vastaa edellä mainittujen asioiden selvittämisestä, valmistelusta ja koordinoinnista tuotannollisesta näkökulmasta.
AIKATAULU
Tapahtumatuottajan työ käynnistyy maaliskuussa 2026 hankintapäätöksen jälkeen. Valmisteluaika on rajallinen, minkä vuoksi tapahtumatuottajalta edellytetään aktiivista ja itsenäistä työotetta.
maaliskuu 2026
- aloituspalaveri, jossa suunnitelma tarkennetaan yhteistyössä tilaajan/projektiryhmän kanssa
- ohjelmarungon ideointi
- puhujien ja toteuttajien kontaktointi
- tuotannollisen aikataulun laatiminen
huhtikuu 2026
- ohjelman ja aikataulujen täsmentäminen
- juontajan hankinta
- osallistujien käytännön järjestelyt
- tuotannollisten tietojen toimittaminen viestintää varten
HUOM! markkinoinnin käynnistyminen kuukautta ennen tapahtumaa (markkinointi tilaajan vastuulla)
toukokuu 2026
- tapahtuman viimeistely
- tapahtuman toteutus 12.5.2026
- palautepalaveri
VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI (RAJATTU OSALLISTUMINEN)
Tapahtuman viestinnästä ja markkinoinnista vastaavat tilaaja, osallistuvat tahot ja kaupunki. Tapahtuman markkinointi käynnistetään viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa.
Tapahtumatuottaja osallistuu viestintään tuotannollisessa roolissa:
- toimittamalla tilaajalle viimeistään huhtikuun alussa tapahtuman ohjelman, aikataulut ja osallistujatiedot/tarvittavat logot
- huolehtimalla siitä, että viestintään tarvittavat tuotannolliset tiedot ovat ajantasaisia ja oikein
- osallistumalla tarvittaessa viestinnän suunnittelupalaveriin tuotannon näkökulmasta
Tapahtumatuottaja ei vastaa viestintämateriaalien tuotannosta, julkaisemisesta tai markkinointikanavien hallinnasta.
TARJOAJIEN KELPOISUUS, TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUS JA ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖ
Pienhankintapalveluun jätetyt tarjoukset tarkastetaan tarjousten jättöajan päätyttyä. Tarjoukset arvioidaan tarjoajien kelpoisuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden perusteella ja tarjousvertailu tehdään arviointikriteerien mukaan. Tarjous liitteineen toimitetaan
suomen kielellä.
Tarjoajien kelpoisuuden arviointi:
Tarjoajien edellytykset palvelun tuottamiseen arvioidaan referensseillä ja laadullisilla vaatimuksilla.
Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintapäätöstä tehtäessä sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei katsota olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen tai joka on laiminlyönyt verojen ja muiden lakisääteisten maksujen suorittamisen.
Tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi:
Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä. Tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä tai jos se on tehty muussa kuin tarjouspyynnössä edellytetyssä muodossa.
Alihankkijoiden käyttö:
Tarjouksessa on esitettävä selvitys mahdollisista tarjouksen tekijän käyttämistä alihankkijoista. Alihankkijan käyttäminen
edellyttää tilaajan hyväksymistä.
TARJOUSTEN VERTAILU JA VALINTAPERUSTEET
Eniten pisteitä saanut tarjous voittaa. Tarjousten
kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan seuraavien vertailuperusteiden suhteen:
- referenssit (25 pistettä)
- hinta (75 pistettä)
TAPAHTUMAN TUOTANNOSTA VASTAAVAN TAHON TULEE ESITTÄÄ REFERENSSIT
Yksi referenssi = yksi toteutettu tarjousta vastaava kokonaisuus. Minimissään kolme toteutettua kokonaisuutta listattuna siten, että listauksesta käy ilmi toteutusajankohta, paikka ja tilaaja.
Referensseihin tulee liittää myös toteuttajatahon toimihenkilöiden cv:t sisältäen henkilökohtaiset referenssit.
Hintaan sisältyvät kaikki palvelun toteuttamiseen liittyvät kulut. Erillisiä matkakuluja tai päivärahoja ei makseta.
Hankintahinta ilmoitetaan arvonlisäverottomana, ja se on kiinteä koko sopimuskauden ajan. Tarjoaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.