594278 / Dokumentinhallintaratkaisun toteutus lomituspalveluiden hallinnolle
Määräaika:
9.6.2026
23.59
(UTC+03:00)
Määräaikaan:
Tiivistelmä
Katso samankaltaisia mahdollisuuksia
Kaikkien tietojen näyttäminen vaatii rekisteröitymisen ja kirjautumisen palveluun.
594278 / Dokumentinhallintaratkaisun toteutus lomituspalveluiden hallinnolle
Hankintailmoitustyyppi
Pienhankinta
Julkaistu
13.5.2026
15.24
(UTC+03:00)
Kysymysten jätön määräaika
2.6.2026
23.59
(UTC+03:00)
Tarjousten määräaika
9.6.2026
23.59
(UTC+03:00)
Organisaatio
Sysmän kunta
Kuvaus
Dokumentinhallintaratkaisun toteutus lomituspalveluiden hallinnolle (SharePoint-pohjainen ratkaisu).
Hankintayksikkö: Sysmän kunta, Digilomitus-hanke.
Hankinnan tausta: Digilomitus-hankkeen tavoitteena on kehittää maatalouslomituksen hallinnollisia prosesseja digitalisaation, automaation ja yhtenäisten toimintamallien avulla. Nykytilanteessa asiakirjojen hallinta tapahtuu useissa eri paikoissa ja järjestelmissä, tiedon käsittely sisältää manuaalisia vaiheita, dokumenttien nimeämis- ja tallennuskäytännöt vaihtelevat, tiedon löytäminen ei ole systemaattista. Tämä aiheuttaa: ajankäytön tehottomuutta, virheiden ja puutteellisten tietojen riskiä, haasteita auditoinneissa ja päätöksenteossa.
Hankinnan tavoitteena on rakentaa tiedonhallintajärjestelmä, joka: ohjaa toimintaa yhtenäisiin käytäntöihin, automatisoi asiakirjojen käsittelyä, varmistaa tiedon oikeellisuuden, parantaa tiedon löydettävyyttä ja jäljitettävyyttä.
Hankinnan keskeiset tavoitteet ovat:
1. Manuaalisen työn vähentäminen. Asiakirjojen käsittely automatisoidaan mahdollisimman pitkälle.
2. Virheiden minimointi. Käyttäjän tekemät valinnat minimoidaan.
3. Yhtenäiset toimintatavat. Kaikki käyttäjät toimivat samalla tavalla.
4. Tietojen löydettävyys. Dokumentit ovat haettavissa metatietojen perusteella.
5. Tietoturva ja hallittavuus. Käyttöoikeudet määräytyvät hallitusti ja automaattisesti.
Hankinnan kohteena on tiedonhallintajärjestelmän suunnittelu, toteutus, konfigurointi, käyttöönotto. Järjestelmä toteutetaan Microsoft SharePoint -ympäristöön hyödyntäen: dokumenttikirjastot, metatietorakenteet, käyttöoikeusryhmät, automaatiot (esim. Power Automate).
Järjestelmä ei ole pysyvän arkistoinnin ratkaisu, yleinen tiedostojen tallennuspaikka tai lomittajien operatiivinen työväline. Järjestelmä on hallinnon työkalu asiakirjojen käsittelyyn.
Tarjoajan tulee toimittaa vähintään vaatimusmäärittelyn tarkennus yhdessä tilaajan kanssa, järjestelmän tekninen toteutus, metatietorakenteiden suunnittelu, automaatioiden toteutus, käyttöoikeusmallin toteutus, testaus, käyttöönotto, dokumentaatio. Lisäksi tarjoajan tulee kuvata käyttöönoton tuki ja mahdollinen jatkokehitys.
Tarjoajan tulee esittää toteutusaikataulu ja käyttöönoton vaiheistus.