Kyseessä on kutsu/tietopyyntö markkinavuoropuheluun (ei ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö). Tietopyyntöön ei anneta tarjouksia vaan ilmoittautumalla markkinavuoropuheluun ilmoitetaan halukkuudesta osallistua hankinnan valmisteluun.

KOHDE:

Kela suunnittelee keskitetyn tulostus- ja kuorituslinjan kilpailutusta koskien A4-arkkitulostimia sekä niihin liittyviä ohjelmistoja, lisälaitteita, huoltopalveluja, tarvikkeita ja tulostuspaperia. Markkinavuoropuhelussa kartoitetaan markkinoiden ratkaisuja sekä teknisiä ja toiminnallisia toteutusvaihtoehtoja erityisesti tulostus- ja ohjelmistoratkaisujen osalta.

Hankinnalla korvataan elinkaarensa päähän tuleva tulostuslinja uusilla, jatkuvaan ja kuormitettuun käyttöön soveltuvilla A4‑arkkitulostimilla. Kokonaisuuteen sisältyvät myös tulostuksenhallintaohjelmisto, toimitus- ja käyttöönottoprojekti, koulutus sekä muut palvelut ja tarvikkeet, jotka varmistavat kirjetuotannon häiriöttömän jatkumisen Kelan tuotantoympäristössä. Tällä hetkellä tulostuslinjalla käsitellään vuosittain yli 20 miljoonaa A4‑arkkia ja useita miljoonia kirjeitä.

Lisäksi hankintaan sisältyy kuorituslaitteen muutosprojekti sekä sen huoltopalvelut. Kuorituslaitteen muutosprojektissa kuorituslaite muutetaan vastaanottamaan valmiita A4-arkkipinoja tai se voidaan korvata kokonaan toisella laitteella.

Markkinavuoropuhelun osa-alueet:

1) A4-tulostimet, ohjelmistot ja huoltopalvelut

– Tulostuslaitteet ja niihin liittyvät ohjelmistot

– Huolto- ja ylläpitopalvelut

– Tarvittavat lisälaitteet ja tarvikkeet

2) Kuorituslaitteen muutosprojekti ja huoltopalvelu

– Kuorituslaitteen muutostyöt

– Laitteen huolto ja ylläpito

3) Paperitoimittajat

– Tulostuspaperin toimituskokonaisuus

Toimittajat voivat ilmoittautua yhteen tai useampaan osa-alueeseen oman tarjontansa mukaan.

Kaikille osallistujille toimitetaan vuoropuhelun yhteinen yleismateriaali. Sen lisäksi kullekin osa-alueelle kohdennetaan erilliset, osa-aluekohtaiset kysymykset ja materiaalit. Näin varmistetaan, että toimijat voivat antaa hankinnan kannalta olennaista ja asiantuntevaa palautetta juuri omaan osa-alueeseensa liittyen. Vuoropuhelun aikana voidaan myös tarpeen vaatiessa yhdistää osa-alueita, jos hankinta niin tarvitsee.

MARKKINAVUOROPUHELU:

Markkinavuoropuhelun tavoitteena on muodostaa mahdollisimman kattava kuva markkinoiden tarjoamista ratkaisuista ja varmistaa, että kilpailutuksen vaatimukset ovat tarkoituksenmukaisia, toteuttamiskelpoisia ja markkinoita tasapuolisesti kohtelevia. Vuoropuhelun aikana osallistujia pyydetään mm.:

- esittelemään markkinoilla saatavilla olevaa tarjontaa

- vastaamaan hankintaa koskeviin kysymyksiin

- kommentoimaan alustavia vähimmäisvaatimuksia, esimerkiksi esteellisyyteen liittyen

- esittämään mahdollisia kehitysehdotuksia ratkaisun ja kilpailutuksen parantamiseksi.

Vuoropuhelu toteutetaan monimuotoisesti: osin lähitapaamisina Jyväskylässä, osin sähköpostitse ja tarvittaessa Kelan Microsoft Teamsin kautta etäyhteydellä.

Markkinavuoropuheluun liittyvä materiaali on suomenkielistä. Markkinavuoropuhelu käydään pääsääntöisesti suomen kielellä; tarvittaessa vuoropuhelua voidaan käydä osittain myös englannin kielellä. Hankintayksiköllä ei ole velvollisuutta kääntää markkinavuoropuheluun liittyviä asiakirjoja tai muuta materiaalia, ellei hankintayksikkö nimenomaisesti päätä toisin. Markkinavuoropuheluun osallistuva taho vastaa itse tarvitsemiensa käännösten hankkimisesta sekä niiden oikeellisuudesta omalla kustannuksellaan.

Vuoropuhelun alustava aikataulu:

- Tutustuminen tarjontaan, kohteen määrittelyä, kohteeseen tutustumista: Kesäkuuhun 2026 asti

- Tarjouspyynnön viimeistelyä: Heinäkuu-Syyskuu 2026

Tarkemmin aikataulua ja vaiheiden kohdistusta tarkastellaan tarjoajien kanssa vuoropuhelun aikana.

Osallistuminen:

Kiinnostuneita osallistujia pyydetään ilmoittamaan halukkuutensa osallistua markkinakartoitukseen sähköpostitse osoitteeseen [email protected] 25.3.2026 mennessä.

Esimerkki viestin sisällöstä:

Viestin otsikko: Yrityksen xx osallistuminen xxx markkinavuoropuheluun

Viesti: Viestistä on hyvä käydä ilmi toimittajan nimi, y-tunnus ja yhteyshenkilö, jonka kautta vuoropuhelu käydään sekä osa-alue johon osallistutaan.

Vuoropuhelussa saatetaan käsitellään salassa pidettävää aineistoa ja tästä johtuen kaikkien salassa pidettävään materiaaliin, sijaintitietoon ja muuta salassa pidettävää tietoa käsittelevien henkilöjen tulee allekirjoittaa vaitiolositoumus. Vuoropuhelun aikana käsittelyyn osallistuvia henkilöjä voidaan lisätä tarvittaessa. Kela lähettää vaitiolositoumukset allekirjoitettavaksi ilmoitetuille käsittelijöille sähköisesti ennen käsittelyn alkamista.

Muuta:

Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön ja sopimuspohjan laadinnassa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyynnöllä saatuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti.