Tässä HR-järjestelmän hankinnassa hankintayksikkönä toimii Kaiku24 Oy.

Kaiku24 tuottaa hyvinvointialueille digitaalista sote-asiakaspalvelua, niin sanottua ensilinjaa, johon sisältyy mm. asiakkaan hoidon tarpeen ja kiireellisyyden arviointi, hoidontarpeen ratkaisut sekä etävastaanotto- ja neuvontapalvelut. Vuoden 2024 aikana yhtiö hoiti yli miljoona kontaktia, joista yli 50% ratkaistiin ensilinjassa. Kaiku24 on Etelä-Karjalan, Kymenlaakson, Varsinais-Suomen, Satakunnan ja Kanta-Hämeen hyvinvointialueiden omistama yhtiö. Yhtiön palveluksessa työskentelee vajaat 300 työntekijää, joista valtaosa on terveydenhuollon ammattilaisia.

Hankinnan kohteena on HR-järjestelmä, joka toimii ohjelmistopalveluna verkon yli (eli ns. SaaS-palvelu).

Hankinnan tavoitteena on hankkia valmisratkaisuna modulaarinen, helppokäyttöinen, tietosuoja- ja muun lainsäädännön vaatimukset täyttävä kokonaisratkaisu, jolla voidaan tuottaa palvelua koko työsuhteen elinkaaren ajan aina työsopimuksen valmistelusta työsuhteen päättymiseen. Tavoitteena on parantaa henkilöstötietojen hallittavuutta ja käytettävyyttä organisaatiotasoisesti, jolloin HR-järjestelmällä korvataan manuaalista tietojen käsittelyä ja tietojen ylläpitoa Excel-tiedostoissa. HR-järjestelmä tukee esihenkilöiden ja HR:n työtä henkilöstötietojen ja -dokumenttien hallinnassa ja hyväksyntäprosessin hoitamisessa sekä vähentämällä sähköpostin käytön tarvetta henkilöstöasioiden käsittelyssä.

HR-järjestelmä parantaa raportoinnin laatua ja nopeuttaa raportointia, kun kaikki tarvittavat tiedot ovat samassa järjestelmässä. HR-järjestelmä helpottaa myös työntekijöiden omien tietojen näkyvyyttä ja omien yhteystietojen hallintaa.

HR-järjestelmän tulee mahdollistaa modernien liittymärajapintojen avulla tietojen vastaanottaminen muista järjestelmistä ja siirtäminen muihin järjestelmiin. HR-järjestelmä on lähtökohtaisesti henkilöstöön liittyvien perustietojen sekä palvelussuhteen tietojen ensisijainen master datan lähde, jolloin HR-järjestelmään syötetyt tiedot päivittyvät myös palkka- ja työaikajärjestelmiin.

HR-järjestelmä tukee hankintayksikön henkilöstön suorituksen ja osaamisen johtamisen prosesseja, kuten tavoite- ja kehityskeskusteluja. HR-järjestelmä mahdollistaa Kaiku24:n henkilöstön koulutusten ja pätevyyksien seurannan ja niihin liittyvät hälytykset ja seurantaraportit.

Hankinnassa tavoitellaan kattavaa HR-järjestelmää valmisratkaisuna, joka tarjoaa valmiit toiminnot kaikkiin edellä kuvattuihin osa-alueisiin ja prosessien hoitamiseen. Hankintayksikön tavoitteena on, että tarjottu Järjestelmä pystyy toteuttamaan tarjouspyynnössä vaaditut toiminnallisuudet ilman merkittävää asiakaskohtaista räätälöintiä.

Tarkempi hankinnan kohteen kuvaus liitteessä 1. Hankinnan kohteen kuvaus.