Sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain (616/2021, jäljempänä myös ”sote-voimaanpanolaki”) 4 §:n mukaisen järjestämisvastuun siirtymisen yhteydessä SuoraTyö Oy:n (sittemmin Oima Oy) toimittama pilvipohjainen henkilökohtaisen avun työnantajamallin sijaismaksamisen hallinnoinnin ja palkkojenmaksun järjestelmä on siirtynyt Vantaan kaupungilta Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen käyttöön. Sopimus on voimaanpanolain 25 §:n mukainen siirtynyt sopimus. Vantaan kaupunki ja Vantaan ja Keravan hyvinvointialue ovat tehneet siirrosta sote-voimaanpanolain mukaiset päätökset. Oima Oy:n järjestelmä on ollut käytössä Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen vammaispalveluissa henkilökohtaisen avun työnantajamallin sijaismaksamisessa.

Nykyisin omais- ja perhehoitajien palkkioiden maksu hoidetaan Sarastian sopimuksen kautta käyttäen Populus-ratkaisua, mikä vaatii erittäin manuaalista prosessia. Tavoitteena on siirtyä resurssiviisaampaan toimintamalliin. Palkkioiden hallinnointi on ollut tähän asti talouspalveluiden vastuulla. Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on irtisanonut Sarastian sopimuksen palkanlaskentapalveluista ja ottamassa käyttöön uutta palkanlaskentajärjestelmää.

Hyvinvointialueen tavoitteena on laajentaa käytössä oleva järjestelmä myös perhe- ja omaishoitajien palkkioiden maksatukseen tämän hankinnan kautta.

Hankinnan kohteena on kokonaisratkaisu omaishoidon, perhehoidon, tukiperheen, tukihenkilön, läheisverkoston sekä vastaavien toimeksiantosuhteiden hallintaan ja palkkioidenmaksuun. Omais- ja perhehoidon palkkioiden laskemisen ja maksamisen kokonaisuuteen kuuluu muun ohella omais- tai perhehoitajien ilmoittaman hoitoajan perusteella verokorttitietojen huomioiminen, ulosoton laskenta, perintä ja tilitys, palkkion maksaminen, palkkiolaskelman toimittaminen palkkion saajalle, sivukulujen maksamisen sekä tulorekisteri-ilmoitus. Maksetuista palkkioista tuotetaan tiedot hyvinvointialueen kirjanpitoon. Nykyisen järjestelmän käyttäjinä on yli 40 hyvinvointialueen työntekijää sekä yli 2000 palkkionsaajaa eli ulkoista käyttäjää. On tärkeää huomioida, että Oima-ratkaisun kustannukset eivät perustu käyttäjien määrään, vaan transaktioiden lukumäärään.

Hankinnan tavoitteita ovat:

1. Turvata omais- ja perhehoitajien palkkionmaksupalvelut.

2. Automatisoida palkkioiden maksatusprosessia siirtymällä hoitajien itsesyöttöprosessiin.

3. Pystyä seuraamaan ajantasaisesti ja tehokkaasti kuluja ja varmistamaan maksujen välittyminen palkkionsaajille.

4. Mahdollistaa toimialoille keskitettyjen ja ajantasaisten hoitajien ja hoidettavien tietojen käyttö.

Hankintamenettely

Hankinta toteutetaan suorahankintana Oima Oy:lta. Hankinnan kokonaisarvo optioineen on yhteensä 1.950.655,00 € (alv 0 %).

Oikeudelliset perusteet

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (jäljempänä myös ”hankintalaki”, 1397/2016) 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisistä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan ja järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johda hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Ennen hankintamenettelyn aloittamista Vantaan ja Keravan hyvinvointialue on selvittänyt markkinatilannetta palkanlaskentapalvelu- ja HR- järjestelmäratkaisuhankinnan yhteydessä. Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus 19.12.2024 nro 2024-018253 HILMA- tietokannassa osoitteessa http://www.hankintailmoitukset.fi ja TED-numero 779282- 2024 sekä sisäisellä diaarinumerolla VAKEDno-2024-2159. Kyseisen hankinnan yhteydessä hyvinvointialue pyysi tarjousta nk. vapaaehtoisena optiona ohjelmistopalvelusta, jonka avulla erityispalkansaajaryhmien, kuten henkilökohtaisten avustajien, omaishoitajien ja perhehoitajien toimeksiantosopimusten hallinta, tehdyn työn hallinta, palkkioiden ja matkakulujen ilmoittaminen sekä palkanlaskenta ja palkkailmoitusten tekeminen tulorekisteriin hoidetaan sähköisesti. Tältä osin kyseiseen tarjouspyyntöön ei saatu yhtään tarjousta.

Hyvinvointialue on myös muulla tavoin selvittänyt olemassa olevia markkinoita. Kyseisen markkinaselvityksen perusteella tunnistettiin, että tällä hetkellä ainoastaan Oima Oy:llä on tarjolla soveltuva kokonaisratkaisu, joka soveltuu hankintayksikön ko. hankintatarpeeseen. Vastaavanlaista tuotantokäytössä olevaa, ylläpidettyä, tietoverkon välityksellä toimivaa suomenkielistä ja tietoturvallista ratkaisua tuottavaa palveluntuottajaa ei ole hankintayksikön selvityksen perusteella saatavilla. Tiedossa ei ole toista palveluntuottajaa, jolla olisi vastaavan kaltainen suomenkielinen tuotantokäytössä oleva palvelu, jossa tietoturvaan suhtaudutaan vakavasti sekä, jolla on Finanssivalvonnan lupa maksunvälitykseen sekä verohallintoon yhteys. Oima Oy:n tuottama palvelu muodostaa näin ollen ainutlaatuisen palvelukokonaisuuden. Erikseen voidaan todeta, että useat hyvinvointialueet ovat hankkineet palvelun suorahankintana. Lisäksi ne hyvinvointialueet, jotka ovat kilpailuttaneet hankinnan eivät ole saaneet kuin yhden tarjouksen. Kaiken edellä mainitun mukaisesti hankinta toteutetaan hankintalain mukaisena suorahankintana.