HANKINNAN KUVAUS

Turun kaupungin Elinvoiman palvelukokonaisuuden Tapahtumapalveluiden palvelualue pyytää tarjousta ympärivuotisten tapahtumakonseptien kokeiluista.

Ympärivuotisuudella tarkoitetaan ensisijaisesti pitkän kesäkauden (toukokuun puolivälistä syyskuun puoliväliin) ulkopuolisen ajan tapahtumakonsepteja. Ympärivuotisuudella voidaan myös tarkoittaa tapahtuma-alueiden ja -paikkojen (esim. Logomo, Gatorade Center, Turun kaupunginteatteri jne.) normaalin sesonkikauden ulkopuolisia tapahtumakonsepteja. Kilpailutuksen kautta valittavat kokeilut toteutetaan 1.10.2025-30.9.2026 välisellä ajalla. Kokeilun aikana palveluntarjoajat keräävät asiakaspalautetta, jonka he raportoivat kokeilun päätteeksi. Prosessin tarkoituksena on kokeilla Turussa uudenlaisia tapahtumakonsepteja, jotka tukevat tapahtumatoiminnan ympärivuotisuutta. Kokeilujen tarkoituksena on, että syntyy uusia, toistuvia sesonkikausien ulkopuolella tapahtuvia tapahtumia.

Kilpailutuksesta valittavien kokeilujen tulee täyttää seuraavat edellytykset:

1. Kokeilun tulee kohdentua a. kesäsesongin tai b. kohteen normaalisesongin ulkopuolelle.

2. Kokeilun tulee tuoda esiin uudenlaisia ja toistettavissa olevia tapahtumakonsepteja.

3. Kokeilun toteuttajalla tulee olla osaaminen ja kyky tapahtuman ammattimaiseen toteutukseen.

4. Kokeilujen toteuttamisalueena tulee olla Turku ja kokeilujen tulee tukea Turun tapahtumien kokonaisuutta.

5. Kokeilun tulee arvioida tapahtuman arvioitu vaikuttavuus.

- Kuvaus tapahtuman luonteesta, toteutusympäristöstä ja keskeisistä yhteistyökumppaneista

- Kuvaus tapahtuman kokonaisliikevaihdosta sekä tulorahoituksen jakautumisesta (esim. lipputulot, myynti, muut rahoittajat)

- Arvio osallistujamäärästä, katsojamäärästä sekä mukana matkaavien määrästä. Kotimaisten ja ulkomaisten osallistujien/katsojien erittely

- Arvio yöpyjien määrästä sekä majoittujien viipymän kestosta

Kokeilu voi olla esimerkiksi usean eri toimijan yhdessä toteuttama uudenlainen tapahtumakonsepti. Kokeilu voi hyödyntää eri alojen toimijoita ja osaamista. Kokeilu voi liittyä myös isompaan kokonaisuuteen ja/tai tapahtumaan. Kokeilun tulee tuottaa uutuuslisäarvoa.

Yksittäiselle kokeilulle voidaan myöntää rahoitusta maksimissaan 19 999 € + alv. Sama toteuttajataho voi tarjota myös useamman eri kokeilun. Hankittavien kokeilujen yhteenlaskettu enimmäisarvo on 20 000 € + alv, ja rahoitusta voidaan myöntää myös haettua summaa pienempi määrä. Turun kaupunki ei maksa erikseen matkustus-, majoitus- tai muita kuluja. Kokeilurahoitus on kertaluonteinen.

Kokeiluideat arvioidaan yhteistyössä Turun kaupungin Elinvoiman palvelukokonaisuuden tapahtumapalveluiden henkilöstön ja sen kokoaman asiantuntijaraadin kanssa. Soveltuvuusvaatimukset täyttäville kokeiluille järjestetään 4.9. klo 9-12 suoritettava esittelyvaihe Turussa. Esittelyvaiheeseen valitaan esitetyn kokeiluidean arvioinnin pohjalta enintään kymmenen hakijaa. Esittelyjen perusteella suoritetaan kokeilujen lopullinen valinta viimeistään 10.9. klo 16 mennessä. Esittelyt ovat noin 5 minuutin pituisia pitchauksia siitä, kuinka kokeilu tuottaa lisäarvoa ja kuinka kokeilu toteutetaan. Tilaaja varaa oikeuden olla valitsematta yhtään palveluntuottajaa.

Tarjouspyynnössä tulee vähintään ilmetä:

- Kokeilun yleiskuvaus

- Kokeilun toteutussuunnitelma, sisältäen kuvauksen kohderyhmästä

- Kokeilun lopputuloksen kuvailu

- Kustannusarvio

- Aikataulu

- Kuvaus kokeilun toteuttajatahosta ja muista mahdollisesti mukana olevista toimijoista, sekä mukana olevien toimijoiden osaamisesta ja kokeiluun käytössä olevista resursseista

- Perustelu siitä, miten kokeilu vastaa hankintailmoituksessa esitettyihin edellytyksiin

Kokeiluidea pyydetään esittämään tarjouksen liitteenä tiiviissä muodossa, esimerkiksi PowerPoint-esityksenä.

HANKINNAN TAUSTAA

Kilpailutus on osa Turun kaupungin tapahtumien edistämisen kokonaisuutta, joka vahvistaa Turun vetovoimaa tapahtumakaupunkina sekä vahvistaa ympärivuotista tapahtumakaupungin tarjontaa ja vetovoimaa.