566024 / Tapahtumatekninen toteutus / Kokkola Material Week 2025
Määräaika:
30.6.2025
15:35
(UTC+03:00)
Määräaikaan:
Tiivistelmä
Katso samankaltaisia mahdollisuuksia
Kaikkien tietojen näyttäminen vaatii rekisteröitymisen ja kirjautumisen palveluun.
566024 / Tapahtumatekninen toteutus / Kokkola Material Week 2025
Hankintailmoitustyyppi
Pienhankinta
Julkaistu
9.6.2025
15:49
(UTC+03:00)
Kysymysten jätön määräaika
23.6.2025
15:35
(UTC+03:00)
Tarjousten määräaika
30.6.2025
15:35
(UTC+03:00)
Organisaatio
Kokkolan kaupunki
Kuvaus
Kokkola Material Week järjestetään 11.-14.11.2025 Kokkolan kaupungintalon tiloissa. Kansainvälinen Kokkola Material Week tarjoaa vuosittain korkeatasoisen katsauksen kemianteollisuuden, biotalouden ja akkuteknologian ajankohtaisesta tutkimuksesta ja kehitysnäkymistä. Maksuton tapahtuma on tarkoitettu yrityksille, tutkijoille, päättäjille, opiskelijoille, aluekehittäjille, rahoittajille ja muille alasta kiinnostuneille. Tapahtuman verkkosivut: https://materialweek.fi/.
Tapahtuman pääsalina toimii Kokkolasali, jossa on livetapahtumaan perustason tekniikka- ja äänentoistovalmiudet. Puhujia tapahtumassa on reilu 50.
Tiistaina 11.11. järjestetään Kokkola Material Week Grand Seminar-niminen osio, jolloin valaistuksella on tärkeä rooli tapahtuman juhlavuuden kannalta. Kyseinen tilaisuus järjestetään Kokkolasalissa ja kaupungintalon aulatiloissa. Grand Seminar -tilaisuudesta halutaan näyttävä. Kuulemme mieluusti ehdotuksenne näyttävyyden takaamiseksi.
Aikataulut tapahtuman osalta: Tiistaina 11.11. klo 13–18 seminaari, keskiviikkona 12.11. klo 9–18 seminaari, torstaina 13.11. klo 9–16 seminaari, perjantaina 14.11. klo 9–11.
Tapahtuman rakentaminen on mahdollista aloittaa maanantaina 10.11. tapahtumatilan ulkopuolella. Viimeistään tiistaina aamulla 11.11. tekniikkatoteuttaja pääsee rakentamaan tapahtumatilaa. Tapahtuman purku perjantaina tapahtuman jälkeen.
KOKKOLA MATERIAL WEEKIN TEKNIIKKAPALVELUT
Hankinnan kohteena on Kokkola Material Weekin tapahtuman tekninen toteutus vuodelle 2025. Tekniikkapalveluiden tarjoaja työskentelee tiiviissä yhteystyössä Tilaajan kanssa. Tekniikkapalveluiden menestyksellisen toteuttaminen edellyttää vankkaa kokemusta vastaavien tapahtumien toteuttamisesta ja tapahtuma-alan tuntemusta, sekä kokemusta kansainvälisten tapahtumien toteuttamisesta.
Tekniikkapalveluiden tarjoaja vastaa erityisesti seuraavista tapahtuman osa-alueista:
- tapahtuman tekninen tuotanto avaimet käteen periaatteella
- puhujien ja juontajien videokuvaus tilan näytöille
- äänentoisto tapahtumatiloissa (Kokkolasali+aulatilat)
- näyttävä tapahtumavalaistus tapahtumatiloissa (aulavalaistus, lava+tilavalaistus)
- tapahtuman sähköistys sekä näytteilleasettajien teknisiin tarpeisiin vastaaminen
- riittävästi ammattitaitoista henkilökuntaa tapahtuma-ajalle
- tapahtuman visuaalisen ilmeen hyödyntäminen
1) Suunnitelma teknisestä toteutuksesta Kokkola Material Week tapahtumassa
Suunnitelmassa tulee kuvata mahdollisimman tarkasti tapahtuman tuotantoprosessi sekä miten toteuttaa tapahtuman videointi, äänentoisto, tapahtumavalaistus sekä näytteilleasettajien tekniset tarpeet.
Suunnitelman enimmäissivumäärä on kymmenen (10) A4 -sivua. Lisäksi suunnitelmaa voidaan havainnollistaa esim. kuvituskuvilla.
2) Yrityksen referenssit vastaavien tapahtumateknisen tuotantojen toteuttamisesta
Yrityksen referenssit vastaavien tapahtumateknisen tuotantojen toteuttamisesta, enintään 3 kpl tähän hankintaan vastaavinta. Referenssit on kuvattava lyhyesti erillisellä liitteellä vähintään seuraavilla tiedoilla:
o Tilaajan nimi
o Toteutuksen ajankohta
o Tarjoajan osuus ko. teknisestä tuotannosta (%)
o Yhteyshenkilö, jolta referenssin voi tarkistaa
o Lyhyt kuvaus tehdystä toimeksiannosta (sis. tapahtuman kävijämäärä ja tapahtuman kohderyhmä)
3) Hinta
Tarjouksessa tulee eritellä seuraavat osa-alueet:
o Tapahtumatekniikka
o Äänentoisto tapahtumatiloissa (Kokkolasali, aulatilat)
o Valaistus tapahtumatiloissa (Kokkolasali, aulatilat)
Mikäli tekniikkapalveluiden tarjoajalla on lisäksi tarjota erillisiä näyttöjä (55–85” tuumaiset) ja kalusteita, kuten pystypöytiä, lavan laajentamiseen tarkoitettuja elementtejä tai muuta somistukseen soveltuvaa, ne voi eritellä tarjouksessa.
Mikäli tekniikkapalveluiden tuottajalla on mahdollisuus tuottaa tapahtumasta After movie -tyyppinen lyhyt video (3–5 min), voit eritellä tarjouksessa myös tämän.