Uudenkaupungin kaupunki haluaa tarjota henkilöstölleen mahdollisuuden polkupyöräetuuteen leasingsopimuspalveluna. Palvelulla tarkoitetaan pyörän rahoituspalvelua (leasing) ja siihen liittyviä palveluita (leasingrahoituksen tarjoaminen, palvelun hallinnointi ja asiakaspalvelun tarjoaminen tilaajalle ja työntekijöille). Tässä palveluhankinnassa kyse on yhden toimittajan puitejärjestelystä, jossa kaikki järjestelyn ehdot määritellään jo tarjouspyyntövaiheessa. Valittu toimittaja tekee puitesopimuksen pyörien hankinnasta Uudenkaupungin kaupungin kanssa. Puitesopimuskauden aikana kaupunki (sen henkilöstö) tekee erillisen tilauksen kustakin polkupyörästä. Puitesopimuskauden kesto on 48 kk ja sen piirissä kaupunki hankkii pyöriä enintään 210 000 euron arvosta (alv 0 %).

Hankinnassa on siis kyse leasingsopimuspalvelusta, ei vielä itse polkupyörästä, johon kohdistuu erillinen tilaus. Kaupungin palveluksessa työskentelee noin 600 henkilöä, joista vain osa on oikeutettu etuuteen. Alueellisten tilastojen nojalla on odotettavissa, että pyöriä tilaa alle 10 % henkilöstöstä.

Polkupyöräetuuden määrä on kiinteä 100€/kk ja se vähennetään kuukausittain työntekijän palkasta. Työntekijän tulee voida vapaasti valita pyöränsä merkki ja malli mistä tahansa pyöriä myyvästä liikkeestä Suomessa sekä suomalaisesta tai eurooppalaisesta verkkokaupasta. Valitun pyörän rahoittamisesta vastaa tässä hankinnassa valituksi tullut rahoitusleasingpalveluntarjoaja, joka perii pyörän kulut tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla työntekijän palkasta (tai lunastustilanteessa työntekijältä).

Puitesopimuskaudella pyöräkohtaisen sopimuksen eli pyörän tilauksen tekee työntekijä kaupungin antamin valtuuksin palveluntarjoajan kanssa ja sopimuskauden kesto voi olla 6-60 kuukauden välillä. Polkupyöräetuuteen voidaan sisällyttää verottajan hyväksymiä lisävarusteita tai huoltopalveluita sille varatulla budjetilla.

Palveluntarjoaja vastaa kaikesta palvelun hallinnoinnista leasingsuhteen aikana. Kaupungin tavanomainen hallinnointityö rajautuu seuraaviin tehtäviin: tilaaja vahvistaa palveluntarjoajalle polkupyöräetuuteen oikeutetut henkilöt ja vastaa vahvistamiensa henkilöiden oikeudesta tehdä tilaus, tilaaja perii työntekijän palkasta leasingmaksut, käsittelee palveluntarjoajan toimittaman koontilaskun ja tilittää leasingmaksut ja hallinnointipalkkion palveluntarjoajalle.

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä, mutta EU-kynnysarvon alittava puitejärjestely.

Tarjouspyynnössä pyydetään tarjoukset kolmesta erihintaisesta esimerkkipyörästä. Tarjoaja merkitsee hinnat Cloudian tarjouslomakkeelle. Tarjouksesta pitää selvitä kaikki polkupyöräetuudesta työnantajalle tai työntekijälle aiheutuvat kulut.

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous huomioiden kolmen esimerkkipyörän kokonaisuus. Vertailuperusteena on halvin hinta kolmen esimerkkipyörän yhteenlasketussa kokonaisuudessa. Laatuperusteet on sisällytetty hankinnan kohteen valintakriteereihin.

Tilaaja valitsee yhden toimittajan, jonka kanssa se tekee puitesopimuksen. Tilaajalle ei muodostu määräostovelvoitetta eikä toimittajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua.

Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat tulee olla saatavilla suomen kielellä.