TARJOUSPYYNNÖN LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET

Tarjouspyynnön lähtökohtana on saada Espoon kaupungin asemakaavoituksen ilmastovaikutusten arviointia varten käyttöön työkalu, jolla voidaan laskea, arvioida ja vertailla asemakaavatason maankäyttösuunnitelmien ilmastovaikutuksia.

Työkalun tulee olla jo julkaistu tuote, eikä se saa olla kehitysvaiheessa. Ohjelmistoa voi kuitenkin vielä kehittää ja parantaa sen ollessa käytössä.

Palvelun tulee olla käytössä kalenterivuoden 2025 ja yhden optiovuoden ajan. Tarjotun hinnan tulee olla voimassa vuoden 2025 loppuun ja optiovuoden ajan. Tarjouksen tulee olla suomenkielinen.

TAJOUKSEN SISÄLTÖ JA HINTA

Tarjouksessa tulee käydä ilmi, miten palvelu vastaa Tarjouspyynnössä kuvattua kriteeristöä.

Hinta tulee ilmoittaa euroina kiinteänä hintana (alv 0 %). Hintaliitteellä tulee eritellä hinta kalenterivuoden 2025 osalta ja optiovuoden osalta sekä kokonaishinta. Hinnan tulee sisältää palvelun käyttö sekä tuki- ja kehityspalvelut. Hintaan tulee sisältyä kaikki kulut, materiaali-, laskutus- toimisto sekä työnantajakulut, ellei tässä tarjouspyynnössä erikseen tietyin osin toisin mainita. Tällöin myös erillishinnoittelu tulee ilmoittaa hintaliitteellä.

Kokonaishinta tulee toimittaa erillisellä hintaliitteellä.

REFERENSSIT

Tarjouksesta tulee käydä ilmi, onko työkalu käytössä muilla Espoon kaupunkisuunnittelukeskusta vastaavilla toimijoilla.

TARJOUSPYYNNÖLLÄ HAETTAVAN TYÖKALUN KRITEERISTÖ

Aineisto

Työkalussa tulee voida hyödyntää Espoon kaupungin parametrejä ja aineistoa Asiakkaan tarpeellisiksi katsomin osin. Aineistot ja parametrit arvioidaan yhteistyössä toimittajan kanssa, esimerkiksi maaperän, liikenteen ja energian osa-alueiden arvioinnin tausta-aineistoina. Espoon kaupungin toimittamien aineistojen käsittelystä voidaan pyytää erillinen korvaus. Tausta-aineistojen tulee perustua soveltuvilta osin paikkatietoon.

Käyttö

Tavoitteena on saada käyttöön selainpohjainen ohjelmistopalvelu, jonka käyttö ja toiminnallisuudet ovat työkalua käyttävien Asiakkaan edustajien omaksuttavissa ilman Toimittajan tarjoamia laajoja koulutuksia.

Tarjouksen tulee sisältää ohjelmiston käytön tuki. Palvelun ylläpidosta ja käyttötuesta vastaa toimittaja.

Työkalun tulee olla vapaasti kaikkien Espoon kaupunkisuunnittelukeskuksen työntekijöiden käytettävissä. Työkalun käytön tulee olla sopimuskauden ajan vapaata, eikä laadittavien laskelmien määrällä tule olla rajoituksia.

Työkalun tulee soveltua Suomen maankäytön ja rakentamisen kontekstiin ja asemakaavatasoisten maankäytön suunnitelmien arviointiin. Työkalun tulee olla käytettävissä suomen kielellä.

Työkalun tulee olla kartta- ja paikkatietopohjainen. Työkaluun tulee olla mahdollista syöttää kaava-aineistoja sijaintitietoineen, mutta työkalua tulee olla mahdollista käyttää myös siten, että arvioitavien hankkeiden aluerajaukset määritellään ohjelman omassa karttanäkymässä.

Työkalun tulee soveltua suunnittelun eri vaiheissa olevien projektien arviointiin, eikä sen tule vaatia esimerkiksi valmista kaava-aineistoa. Työkalun käytön tulee olla mahdollista myös ilman tarkkoja tietoja maankäytön suunnitelmista, jotta työkalu tukee myös suunnittelun varhaisia vaiheita. Tällöin työkalun tulee voida käyttää tilastoihin ja tausta-aineistoon pohjautuvia arvoja käyttäjän syötteiden sijaan. Käyttäjällä tulee kuitenkin olla mahdollisuus vaikuttaa käytettyihin arvoihin.

Arviointimenetelmä

Työkalun arviointimenetelmän tulee huomioida arvioitavien maankäytön suunnitelmien koko elinkaari, sisältäen hankkeen ilmastovaikutukset ennen käyttöä, käytön aikana ja käytön jälkeen (elinkaaren vaiheet A-C). Lisäksi arviointimenetelmän tulee huomioida myös elinkaaren ulkopuoliset vaikutukset ja mahdolliset ilmastohyödyt (vaihe D). Arvioitavan elinkaaren määritelmä perustuu rakennusten ja alueiden ilmastovaikutusten arvioinnin yleisiin käytäntöihin ja periaatteisiin, ja vastaavaa määritelmää on käytetty esimerkiksi Ympäristöministeriön rakennusten vähähiilisyyden arviointimenetelmän määrittelyssä sekä RT-kortissa 103170 Ilmastonmuutos. Hillintä ja sopeutuminen rakennetussa ympäristössä.

Työkalun tulee sisältää esirakentamisen (rakennuspaikan valmistelu), yleisten alueiden rakentamisen, rakennusten ja piha-alueiden rakentamisen, energiankulutuksen, maaperän ja kasvillisuuden hiilivarastojen muutosten sekä henkilöliikenteen vaikutusten tarkastelut osana alueen vähähiilisyyden arviointia.

Vaikka arviointimenetelmän tulee huomioida hankkeen koko elinkaaren aikaiset vaikutukset, tulee tulosten yleisen vertailtavuuden vuoksi sen arviointiajanjaksona olla Ympäristöministeriön rakennusten vähähiilisyyden arviointimenetelmän määritelmän mukainen 50 vuotta.

Arviointimenetelmän tulee huomioida asemakaavatasoisten maankäytön hankkeiden ilmastovaikutukset kokonaisvaltaisesti, huomioiden myös muut kuin rakennusten tuottamat ilmastovaikutukset, kuten hankkeen myötä syntyvän liikenteen tai energian kulutuksen ilmastovaikutukset. Rajauksen tulee huomioida Finnish Green Building Councilin hiilineutraalin rakennetun alueen määritelmä.

Yleisen vertailtavuuden vuoksi työkalun ja sen arviointimenetelmän tulee muutoinkin huomioida Suomen maankäytön ja rakentamisen yleisiä käytäntöjä ja mukautua tilauksen aikana tapahtuviin mahdollisiin muutoksiin alan standardeissa, lainsäädännön asettamissa vaatimuksissa tai yleisissä käytännöissä.

TYÖKALULLA SAATAVAT TULOKSET

Ohjelmiston tulee tuottaa numeeriset, hiilidioksidiekvivalenttitonneina ilmaistut ja vertailun mahdollistavat tulokset arvioitavien maankäytön hankkeiden ilmastovaikutuksista. Tulosten tulee olla jaoteltavissa ja esitettävissä osa-alueittain (esimerkiksi rakennusten, liikenteen ja energian tuottamat päästöt) ja elinkaarivaiheittain (elinkaaren vaiheet A-D).

Lisäksi työkalusta tulee saada tuloksia esittäviä kaavioita, joita voi hyödyntää kaavaprosessissa niitä muokkaamatta.

TIETOSUOJA JA -TURVA

Asiakkaan pääsynhallintaintegraatio

Toimittajan palvelussa käyttämät järjestelmät integroidaan Asiakkaan pääsynhallintaan, mikäli Asiakkaan henkilöille myönnetään pääsy Toimittajan järjestelmiin. Asiakkaan käyttäjien provisiointi Toimittajan Palvelussaan käyttämiin järjestelmiin tehdään hyödyntäen Entra ID:n tarjoamia provisiointikyvykkyyksiä/-työkaluja.

Tietosuojasta huolehtiminen

Toimittaja vastaa siitä, että se huolehtii kattavasti ja korkealaatuisesti tietosuojasta. Toimittaja sitoutuu noudattamaan toiminnassaan kulloinkin Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ((EU) 2016/679).

Tietojen sijainti

Toimittaja vastaa siitä, että Asiakkaalle tarjottavassa palvelussa noudatetaan EU:n tietosuojasäädöksiä.

Tietosuojadokumentaatiota Asiakkaan saatavissa

Toimittaja toimittaa pyydettäessä Asiakkaalle Palvelun ja siinä käytettävien järjestelmien tietosuojasta dokumentoitua ja luotettavaa tietoa.

Tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä

Toimittajalla tulee olla tietoturvallisuuden hyvien käytäntöjen pohjalta laadittu, voimassa oleva tietoturvallisuuden hallintajärjestelmä (menettelytapa), joka kattaa Toimittajan Asiakkaalle tällä hankinnalla toimittamat palvelut.

Tietoturvapoikkeamien hallinta

Toimittajalla on tietoturvapoikkeamien hallintajärjestelmä, josta käy ilmi mille taholle poikkeamat raportoidaan, miten ne kirjataan ja poikkeamien vakavuus- ja seurausasteet. Toimittajan tulee ilmoittaa Palvelun tietoturvapoikkeamista Asiakkaalle ilman aiheetonta viivästystä.

Auditointioikeus

Asiakkaalla on oikeus tarvittaessa auditoida Asiakkaalle tarjottavan palvelun ja siinä käytettävän teknologian tietoturva. Toimittajan tulee korjata mahdolliset auditoinnissa havaitut olennaiset virheet tai puutteet. Asiakas vastaa auditoinnista tekemisestä syntyvistä kolmannen osapuolen (auditoija) kustannuksista.

Tietoturvaloukkausten raportointi

Toimittajan tulee ilmoittaa Asiakkaalle Toimittajan Palveluun kohdistuneista tietoturvaloukkauksista ilman aiheetonta viivyttelyä, viimeistään 72 tunnin kuluessa siitä, kun Toimittaja saa tiedon tai havaitsee tietoturvaloukkauksen tai tietoturvaloukkausepäilyn Palvelussa käytettävässä järjestelmässä, joka sisältää Asiakkaan tietoja.

PALVELUTASO JA TUKI

Tuki

Osana palvelua tulee tarjota selkeä ja nopea kanava tukipyyntöjen ja virheilmoitusten välittämiseksi palveluntarjoajalle, sekä arvio mahdollisten tukipyyntöihin vastaamisen aikaikkunasta. Yhteydenpito Asiakkaan ja Toimittajan välillä voi tapahtua kootusti esimerkiksi ohjelmistolle määriteltyjen pääkäyttäjien kautta.

Asiakkaalla tulee aina olla käytössään ohjelmiston viimeisin versio.

Järjestelmien vähimmäispalvelutaso (SLA)

Toimittaja lupaa palvelussa käytettävien keskeisille Asiakkaan, Asiakkaan kumppanien tai kuntalaisten käyttämille järjestelmille vähintään seuraavaa vähimmäispalvelutasoa (SLA):

- Palveluaika: P1: Arkisin 8-16; Toimittaja ottaa vastaan ja käsittelee palveluun kuuluvan järjestelmän häiriöilmoituksia palveluaikana

- Käytettävyys: K2: 95,0 %; Kuukauden tarkastelujakson aikana, palveluun kuuluva järjestelmä on käytettävissä/saatavissa vähintään 95,0 % palveluaikana. Laskukaava: Käytettävyys K = (tuntien yhteenlaskettu määrä kalenterikuukautena - palvelukatkojen yhteisaika tunteina) / (tuntien yhteenlaskettu määrä kalenterikuukautena)

- Reagointiaika V3: Kriittisen häiriön käsittelyn reagointiaika 4 h, muiden häiriöiden reagointiaika 1 työpäivä; Toimittaja reagoi ja käynnistää häiriönselvitystyöt kyseisessä reagointiajassa siitä hetkestä lukien, kun sille on toimitettu tieto häiriöstä tai se itse havaitsee palvelussa käytettävässä järjestelmässä häiriön. Kriittinen häiriö tarkoittaa tilannetta, jossa palvelussa käytettävä järjestelmä on pääosin tai kokonaan poissa käytöstä tai muuten käyttökelvoton.

Palvelutasopoikkeamien sanktiointi

Mikäli Toimittajan palvelussa käytettävän järjestelmän toteutunut palvelutaso ei täytä sille asetettua vähimmäispalvelutasoa (SLA), Toimittaja on velvollinen maksamaan Asiakkaalle korvausta (sanktiota) 5 % edellisen palvelutason mittausjakson palvelumaksusta. Korvaus koskee vuosimaksua jaettuna sillä käyttökuukausien osuudella, jolla SLA ei täyttynyt.

Kapasiteetinhallinta

Toimittaja vastaa palvelussa käytettävän järjestelmän kapasiteetinhallinnasta ja kapasiteetin riittävyydestä käyttäjämäärän ja käyttövolyymin muuttuessa siten, ettei ratkaisun suorituskyky heikkene Asiakkaan näkökulmasta.

Tietojen saatavuuden varmistaminen

Toimittajan palvelussaan käyttämät keskeiset järjestelmät ja niissä säilytettävät tiedot (vahvistetut transaktiot) voidaan joko ratkaisun sisäisillä tai ulkoisilla työkaluilla (esim. varmistusratkaisulla tai varajärjestelmin) kokonaisuudessaan toteuttaa siten, etteivät Asiakkaan omistamat tiedot katoa tai häviä. Tiedot ovat Asiakkaan saatavissa palvelutasovaatimusten mukaisesti. Toimittaja on varmistanut Asiakkaan tietojen saatavuuden tyypillisissä häiriötilanteissa (ainakin laiterikko, tietokannan korruptio, ylläpitäjän tekemä ylläpitovirhe, järjestelmän jumiutuminen siten, että järjestelmä jää epävakaaseen tilaan).

SOPIMUSEHDOT

Hankinnassa sovelletaan lähtökohtaisesti JIT 2015 Yleiset sopimusehdot.

Jos Toimittaja haluaa poiketa näistä, tulee poikkeusten käydä ilmi tarjouksessa kohta kohdalta.

Tarjousasiakirjojen julkisuus

Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esimerkiksi tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto edellä mainituista asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu.

Tarjoajan tulee merkitä tarjouksessaan merkinnällä SALAINEN sellaiset tiedot tai liitteet, jotka ovat liikesalaisuuksia. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Vertailtavat tiedot kuten esimerkiksi hintatiedot eivät sinällään ole liikesalaisuuksia, mutta joissakin tapauksissa yksikköhinnat saattavat olla.

Hylkäämisperusteet

Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty, tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä tai tarjous saapuu myöhästyneenä.