Riihimäen kaupunki (jäljempänä "Hankintayksikkö" tai "Tilaaja") pyytää tarjouksia Riihimäen kaupungin pelastussuunnitelmien hallintajärjestelmälle SaaS-palveluna, tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.

Riihimäen kaupunki hankkii järjestelmän, jolla hallinnoidaan ja ylläpidetään noin 80 Riihimäen kaupungin omistaman tai hallinnoiman rakennuksen lakisääteisiä pelastussuunnitelmia.

Käyttäjät ja järjestelmän käyttö:

- Järjestelmään tulee Tilaajan alustavan arvion mukaan noin 200 käyttäjää mukaan lukien järjestelmän pääkäyttäjät (admin henkilöt).

- Käyttäjinä toimii Tilaajan oma henkilökunta.

- Käyttäjien pitää pystyä muokkaamaan ja päivittämään kiinteistökortteja itsenäisesti, sisältäen niin yleiset turvallisuusjärjestelyt kuin rakennuskohtaiset tiedot.

Toiminnallisuudet:

-Järjestelmän tulee voida laatia oman riskikartoituksen pohjalta erilasia toimintaohjeita eri tilanteisiin.

-Järjestelmästä tulee voida tulostaa paperiversioita sekä pelastussuunnitelmasta, että toimintaohjeista eri vaaratilanteissa.

-Järjestelmän tulee olla mobiilikäyttöinen - sitä on voitava käyttää eri sijainneista, laiteriippumattomasti.

Vaatimukset:

Järjestelmälle asetetut pakolliset vähimmäisvaatimukset on kuvattu "Hankinnan kohteen kriteerit" -osiossa. Näihin vaatimuksiin vastaaminen on edellytys tarjouksen hyväksynnälle.

Optiona tarjouspyynnöllä pyydetään hinta myös olemassa olevien pelastussuunnitelmien (noin 80 rakennusta) tietojen siirtämisestä järjestelmään ennen sopimuskauden alkamista käyttöönottoprojektin yhteydessä (hinnoiteltu erikseen). Tilaaja päättää option käyttöönotosta itsenäisesti erikseen.

Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa liitteeksi erillinen vapaamuotoinen käyttöönottoprojektisuunnitelma, joka sisältää mm.

kaksi koulutuskertaa Tilaajalle. Koulutus voidaan järjestää teams-yhteydellä. Käyttöönottoprojektisuunnitelma tarkennetaan

aloituspalaverissa. Mikäli Tilaaja tarvitsee jatkossa erillistä, asiantuntijatyötä, siitä laskutetaan tarjoajan tarjoaman

yksikköhinnan mukaisesti. Järjestelmän tulee olla käyttövalmiina (kiinteistöt ja data valmiina, koulutukset järjestettynä) viimeistään lokakuun 2025 aikana.

Tarjoukseen tulee sisällyttää kaikki mahdolliset palvelun toteuttamisesta aiheutuvat kulut. Muita kustannuksia ei ole oikeutta veloittaa. Palveluntuottajalle maksetaan vain tarjottujen hintojen mukaisesti. Myöskään erillisiä palvelumaksuja vaadituista ominaisuuksista ei makseta, vaan järjestelmän tulee toimia kaikilta vaadituilta ominaisuuksiltaan annetuilla kuukausihinnoilla ja mahdolliset palvelupaketit sisältyvät hintoihin, jos niillä saavutetaan vaaditut ominaisuudet. Asiantuntijatyö on ns. selvitystyötä, josta voidaan laskuttaa mikäli Tilaaja on kirjallisesti erikseen tilannut työn. Kiinteistöjen poistot ja lisäykset (ns. tavanomaiset työt) kuuluvat kuukausihintaan.

Tilaajalla on oikeus lisätä tai poistaa kiinteistöjä sopimuksen piiristä.

Sopimuskausi on määräaikainen kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimuskausi jatkuu toistaiseksi voimassa olevana tilaajan päätöksellä. Sopimuskauden alkamistavoite on 01.10.2025. Sopimus alkaa kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman.

Kilpailutus suoritetaan avoimella menettelyllä ja sopimustoimittajaksi valitaan yksi (1) tarjousvertailussa eniten pisteitä saanut tarjoaja. Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus hinnan painoarvon ollessa 100 pistettä. Laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset mahdollistavat vertailun ainoastaan hinnalla.

Mikäli useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, hankintayksikkö arpoo valittavan tarjoajan. Arvonta on oikeuskäytännössä hyväksytty tapa.

Hankintayksikkö ei sitoudu määräostovelvoitteisiin. Sopimus ei muodosta Palveluntuottajalle yksinoikeutta hankinnan toteuttamiseen.

Kaikki hankintaa koskevat vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tarjoukset eivät saa sisältää omia ehtoja.