Tällä kutsulla vastata kirjallisesti markkinakartoitukseen on tarkoitus selvittää katu- ja viheralueiden kunnossapidon hallintaohjelmistoon liittyviä kysymyksiä ja kustannuksia. Hankinnasta kiinnostuneita alan toimijoita pyydetään kommentteja hankittavan ohjelmiston kokonaisuuteen ja mahdollisuuksiin liittyen, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla.

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö, vaan hankintalain (1397/2016) 65§:n mukainen tarkentava markkinakartoitus, eli kutsu markkinavuoropuheluun osana hankinnan valmistelua. Markkinakartoituksella ei pyydetä eikä tähän anneta tarjouksia, vaan tiedotetaan markkinoita tulevasta kilpailutuksesta. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan kunnossapidon hallintaohjelmiston-hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen.

Ilmoitetut tiedot hankinnasta tai hankintamenettelystä eivät ole hankintayksikköä sitovia mahdollisessa myöhemmässä hankintamenettelyssä. Markkinakartoitukseen osallistumatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä kartoitukseen osallistuminen vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Markkinakartoituksessa esiin tulleet tiedot säilyvät täysin luottamuksellisina ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan mahdollisen hankinnan kehittämiseen ja suunnitteluun.

Oulun kaupungin kaupunkiympäristöpalvelut on avaamassa kevään 2025 aikana kunnossapidon hallintaohjelmiston tarjouskilpailun. Tällä markkinakartoituksella selvitetään, millaisia toimijoita markkinoilla on, jotka pystyisivät toteuttamaan hallintaohjelmiston toteutuksen, joko kokonaan tai osittain, ja miten tuleva kilpailutus olisi tarkoituksenmukaisinta järjestää. Hankinnasta kiinnostuneilta alan toimijoilta pyydetään kommentteja hankittavaan ohjelmistoon liittyen, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla.

Kunnossapidonhallintaohjelmisto on ohjelmistopalvelu, jonka yhdistämän tiedon avulla voidaan ajantasaisesti valvoa, ennakoida ja raportoida katujen, puistojen ja muiden yleisten alueiden kunnossapitotehtävien toteutumista palvelusopimuksissa määritellyllä tavalla.

Kunnossapidonhallintaohjelmisto hyödyntää Oulun kaupungin omaisuudenhallintajärjestelmää ja parantaa merkittävästi viranomaisen suunnittelu ja valvontatyötä yleisten alueiden kunnossapidon laadun ja tehokkuuden osalta. Järjestelmiin tulee toteuttaa integraatio, joka mahdollistaa pohjakarttojen noutamisen Oulun kaupungin Trimble Locus -järjestelmän WMS-rajapinnasta.

Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään useita omaisuudenhallintaan, yleisten alueiden lupiin, kunnossapidon seurantaan ja viestintään, paikkatietoon, dokumenttien hallintaan sekä kuntalaispalautteiden käsittelyyn tarkoitettuja ohjelmistoja. Tavoitteena on tehdä innovatiivinen ohjelmistohankinta, joka vastaa yleisten alueiden kunnossapidon tilaajan moninaisiin tarpeisiin vähentäen useiden eri ohjelmistojen käytön tarvetta. Tavoitteena on myös parempi kunnossapitopalveluiden kokonaisuuden hallinta. Tällaista ohjelmistoa ei välttämättä löydy valmiina, vaan tilaaja hankkii yleisten alueiden kunnossapidonhallintaohjelmiston kehittämispilotin avulla, jossa valmiiseen minimivaatimukset täyttävään ohjelmistotuotteeseen kehitetään hankintakauden aikana tilaajan tarvitsemia ja siitä mahdollisesti puuttuvia ominaisuuksia.

Tilaaja joutuu käyttämään merkittävän osan ajastaan kunnossapidon maastovalvontaan ja erilaisten kunnossapitourakoitsijoiden tuottaman ja toimittaman hajanaisen datan tarkistamiseen sekä tilaajan omien useiden työkalujen tuottamien dokumenttien manuaaliseen käsittelyyn, jotta voidaan varmistua urakoitsijoiden palvelun laadusta ja sopimuksenmukaisuudesta.

Nykyisten useiden työkalujen avulla voi olla hankala havaita kunnossapitotyön laatuongelmia ja tilaaja joutuu toimimaan vähäisten maastovalvonnan resurssien, kunnossapitourakoitsijoiden tiedon sekä kuntalaispalautteen varassa. Tilaaja ei aina pysty toteuttamaan kunnossapitourakoiden proaktiivista ohjaamista ja hallinnointia, ja ajantasaista valvontaa vaan ongelmat voivat jäädä piiloon ja voivat näyttäytyä kuntalaisille palvelutuotannon häiriöinä.

Tilaajan strategiaan kuuluu digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntäminen toiminnan ja palvelujen kehittämisessä sekä tiedolla johtamisessa.

Kunnossapidonhallintaohjelmiston hankinta on edellytys näiden tavoitteiden saavuttamiselle.

Alustavasti ohjelmiston kehittäminen on jaettu osiin:

Osa 1, ohjelmisto kerää toimenpidetietoa palveluntuottajien reaaliaikaisista seurantajärjestelmäohjelmistoista rajapintojen kautta ja tuottaa visuaalisen karttapohjaisen tilannekuvan tehdyistä kunnossapitotoimenpiteistä.

Osa 2, ohjelmisto kerää tietoa alueen säätiedoista sekä katujen ja pyöräteiden keliolosuhteista. Esim. kunnossapitokaluston ja/tai muiden ajoneuvojen antureista saatava tietoa, kuten kadun lämpötila, kunto, kitka ja lumen tai jään paksuus sekä alueelliset ja paikalliset säätiedot lumensadannasta. Ohjelmisto tuottaa visuaalisen tilannekuvan alueen sää- ja kelitiedoista (mm. lumen syvyys, liukkaus) yhdistettynä osan 1 tilannekuvaan toimenpidetiedoista.

Osa 3, ohjelmisto kerää Oulun kaupungin kunnossapidon palvelusopimusten laatuvaatimukset (toimenpideajat ja -rajat) ja yhdistää ne vaiheiden 1 ja 2 tietoihin ja luo näiden tietojen avulla visuaalisen tilannekuvan ja raportin kunnossapidon tilasta. Ohjelmisto osaa esim. ennustaa milloin lumen syvyys tietyllä kadulla ylittää toimenpiderajan ja laskea tehtyjen kunnossapitotoimenpiteiden perusteella, onko lumen auraus tehty kyseisellä kadulla toimenpideajassa. Ohjelmisto näyttää visuaalisena karttanäkymänä esim. eri väreillä kadut/alueet ja tiedon, onko toimenpiteet tehty toimenpideajoissa ja antaa tietoa valvojille sopimuksen laatupoikkeamista.

Osa 4, Kunnossapidonpalveluiden hallintajärjestelmä osana hankittua palvelua. Koska pienemmillä palveluntuottajilla ei välttämättä ole käytössään erityisiä järjestelmiä dokumentaation tuottamiseen, halutaan heidän käyttöönsä tarjota rikkaampi toiminnallisuus Oulun kaupungin toimesta. Järjestelmän tulee kattaa urakan hallinta (valokuvien hallinta, päiväkirjan hallinta, lomakkeiden täyttö, MVR- ja muut vastaavat mittausten hallinta). Dokumenttien hallinta, tehtävien hallinta, kirjautuminen ja omien tietojen hallinta, ylläpidon toiminnot (käyttäjien hallinta, pohjien ja parametrien hallinta)

Työasemalta käytettäessä järjestelmien tulee olla täysin verkkoselainpohjaisia ilman tukevia teknologioita. Mobiilikäyttöä varten järjestelmän tulee tarjota Android- ja iOS-sovellukset tai selainpohjainen mobiilikäyttöön tarkoitettu sivusto.

Ohjelmiston kehitysvaiheisiin voidaan liittää rajapintojen kautta omaisuudenhallinnan, kuntalaispalautteiden tai muiden vastaavien Oulun kaupungin järjestelmien tietoja.

Markkinakartotuksen liitteenä tietovirtakaavio kuvaamaan tiedon kulkua.

Tiedustelemme näkemyksiänne seuraavista asioista:

1. Mikä teidän mielestänne olisi paras tapa toteuttaa hankinta? Pyydämme esittämään näkemyksiänne toteuttamisvaihtoehdoista.

2. Olisiko teillä tarjota osa vai kaikkien osien kattava kokonaisuus? Voitte yksilöidä palveluanne tarkemmin ja liitteeksi voitte laittaa palvelukuvauksianne, jos mahdollista.

3. Näettekö mahdollisuutena kehittää omaa ohjelmistoanne kattamaan kaikki osa-alueet?

4. Millaisella hinnoittelumallilla tarjoaisitte palvelua?

5. Miten innovatiivinen hankinta olisi teidän mielestänne määriteltävä ja hinnoiteltava tarjouspyyntöön, jotta tarjoukset ovat vertailtavissa?

6. Millä edellytyksillä pystytte antamaan kokonaishinnan palvelulle?

7. Minkälaisen sopimuskauden mielestänne pitäisi olla?

8. Miten hankinnan jälkeen tulevien kehitysideoiden kehitystyö kannattaisi sisältää hankintaan?

9. Mikä on alustava hinta-arvionne ehdottamastanne toteutuksesta?

10. Aikatauluarvionne ohjelmiston käyttöönottoon ja eri osioiden kehitykselle?

11. Onko projekti toteutettavissa edellä mainitulla suunnitelmalla?

12. Onko teillä antaa lisäehdotuksia mitä osa alueita hankintaan voisi vielä liittää?

13. Näettekö mahdolliseksi sisällyttää ohjelmistoon myös mahdolliset rakentamispalveluiden dokumentaatio/urakanhallinta vaatimukset, jolloin kaupungin projekteja pyöritettäisi yhdellä palvelulla niin rakentamisessa kuin kunnossapidossa?