Hankasalmen kunta pyytää tarjousta varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä, joka yhdistää varhaiskasvatuksen hallinnon, toimintayksiköt ja asiakkaat samaan järjestelmään.

Kunta kilpailuttaa SaaS -palveluna (eli pilvipalveluna) tuotettua järjestelmää, jonka tulisi sisältää ainakin seuraavat toiminnallisuudet:

-Käyttäjä- ja oikeushallinta

-Kirjautuminen järjestelmään

-Hakemukset & huoltajan sähköinen asiointi

-Hakemusten käsittely & sijoitukset

-Työntekijät

-Päätökset

-Laskutus

-Työn organisointi

-Asiakasrekisteri

-Toimipaikkojen ja ryhmien hallinta

-Työntekijät järjestelmässä

-Työntekijöiden mobiilisovellus

-Lasten läsnäoloseuranta

-Perhepäivähoidon toiminnot järjestelmässä

-Raportointi

-Huoltajien sovellukset

-Viestintä työntekijöiden ja huoltajien välillä

-Hoidontarpeen ja poissaolojen ilmoittaminen

-Pedagogiset asiakirjat

-Integraatiot ja tiedonsiirto

Optioina:

-Integraatio Triplan Arkistoon

-Aamu- ja iltapäivätoiminnan toiminnanohjaus

Optiona toiminnanohjausjärjestelmään kilpailutetaan toiminnanohjausjärjestelmän kanssa yhteensopiva henkilöstön työvuorosuunnittelu- ja työajanseuranta, joka sisältää työaikapankin.

Järjestelmätoteutuksen käyttöönoton tulee alkaa 2025 ja järjestelmän käyttöönoton tavoiteaikataulu on 1.10.2025 mennessä. Hankasalmen kunnan varhaiskasvatuksen lapsimäärä on noin 120 ja työntekijämäärä noin 30. Työajanseurantaan kuuluu 28 varhaiskasvatuksen työntekijää sekä 13+ laitoshuoltajaa.

Järjestelmä hankitaan SaaS palveluna, eli ohjelmistoa ei asenneta asiakkaan laitteistoihin, vaan se toimii palveluntarjoajan tai sen alihankkijan ylläpitämältä palvelimelta tietoverkon kautta.

Kunnalla on oikeus halutessaan ostaa hintaliitteessä mainitun tyyppisiä yksittäisiä lisäkäyttäjiä kuvauksessa määritellyn käyttäjämäärän lisäksi. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana.

Tarjouksen tarkemmat toiminnalliset vaatimukset, integraatiot sekä tekniset vaatimukset ovat erillisenä excel-liitteenä. Kriteerit on myös avattu tarkemmin liitteessä.

Hankinta sisältää käyttäjä-/ohjelmistolisenssit, toimitus- ja käyttöönottoprojektin ohjelmistojen asennuksineen sekä asiakaskohtaisine räätälöinteineen, ylläpito- ja tukipalvelut, testaukset, käyttöönoton toteutuksen ja käyttäjäkoulutuksen.

Tarjouksen tulee sisältää:

-kaikki kustannukset neljän (4) vuoden laskenta-ajalle. Tarjouksessa tulee näkyä aloituskustannukset (kertakustannukset) sekä kuukausi/vuosikustannukset selkeästi eriteltynä.

-Lisäksi tarjoukseen tulee eritellä optioina integraatiot: niiden käyttöönottokustannukset ja vuosittaiset ylläpitokustannukset.

-Aikataulutus ja projektisuunnitelma, jolloin ohjelmiston voi ottaa käyttöön. Projektisuunnitelma tulee esittää erillisellä liitteellä.

Ohjelmiston valinnassa painotetaan hintaa 40 % ja laatua 60 %. Laatu koostuu seuraavista osa-alueista:

- Projektisuunnitelma (painotus 10 % laatupisteistä)

- Helppokäyttöisyys, automatisointiaste ja toimintojen loogisuus, esim. käytettävyysarviointi (painotus 50 % laatupisteistä)

Hankasalmen kunta pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista.

Toivomme teiltä tarjoukset viimeistään maanantaina 20.1.2025 klo 15.00 mennessä. Tarjoukset tulee jättää Cloudia-järjestelmän kautta, kunta ei hyväksy muuta kautta toimitettuja tarjouksia.

Teemme ratkaisun palveluntarjoajasta 30.4.2024 mennessä, joten tarjousten tulee olla voimassa 30.6.2024 saakka.

Mahdolliset lisätietopyynnöt tulee toimittaa 2.1.-10.1.2025 Heli Honkaselkä-Korhoselle.