Espoon kaupungin Kulttuuritalot ja -palvelut -palvelualue hakee pienhankintana kahviopalvelujen ja väliaikatarjoilujen tuottajaa Sellosalin tiloihin Leppävaaraan. Sellosalin osoite on Soittoniekanaukio 1 A, 02600 Espoo. Kyseessä on pienhankinta avoimella menettelyllä.

Kahvio toimii Sellosalin ja Espoo-tarinan arvojen pohjalta. Sellosalin oman toiminnan lisäksi tiloissa toimii Musiikkiopisto Juvenalia.

Sellosali on koko pääkaupunkiseudulta yleisöä houkutteleva, kansallisen tason konserttitalo ja tapahtumakeskus, jonka toimintaa leimaa ajankohtaisuus, tapahtumatarjonnan kiinnostavuus ja monipuolisuus sekä asiakaspalvelun korkea taso. Vuonna 2023 Sellosalin tapahtumissa ja tilaisuuksissa oli yhteensä 43 500 asiakasta.

Haussa on idearikas, palveluhenkinen, musiikki- ja tapahtuma-alaan myönteisesti suhtautuva kahvioyrittäjä, joka toiminnallaan nostaa talon asiakkaiden kokonaiselämystä ja houkuttelee uusia kävijöitä. Kahvio palvelee Sellosalissa tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä, jolloin yrittäjän tulee järjestää kahviopalvelut ennen tapahtumaa sekä mahdollinen väliaikatarjoilu ja muut kahviopalvelut.

Kahvion aukioloajat noudattelevat Sellosalin tapahtuma-aikoja ja esityskausia (tammikuun puolivälistä toukokuulle sekä elokuun puolivälistä joulunalusaikaan), ja suurelta osin ilta-aikaan sijoittuvien tapahtumien yhteydessä aukiolo on pääsääntöisesti alkaen tuntia ennen tapahtuman alkua sekä väliajan yhteydessä, mikäli tapahtumassa on väliaika. Yleisölämpiön päivä- ja iltatapahtumissa kahvio on avoinna koko esityksen ajan. Kahvioyrittäjän on mahdollista neuvotella myös laajemmista kahvion aukioloajoista haluttaessa.

Kahvio on Sellosalissa tärkeä kumppani ja toimija, ja edellytämme jatkuvaa, avointa yhteistyötä Sellosalin henkilöstön kanssa. Asiakkaalle tarjotaan laadukas kokonaiselämys tapahtumilla, asiakaspalvelulla sekä kahviopalvelulla ja -tuotteilla, ja kahviopalvelu on osa Sellosalin palvelukokonaisuutta.

Valittaessa yrittäjää Sellosalin kahviotoimijaksi kriteerit ovat seuraavat:

1. Vahva kokemus kahviotoiminnasta; luemme eduksi kokemuksen musiikki- tai esittävän taiteen tapahtumien yhteydessä toimimisesta ja tapahtuma-alasta yleensä

2. Erinomaisen asiakaskokemuksen tuottaminen

3. Mielenkiintoinen, laadukas, nykyaikaiset ympäristölliset ja eettiset kriteerit täyttävä, riittävän vaihteleva tuotevalikoima

4. Mahdollisuus toteuttaa laadukkaita catering-palveluita erityyppisiin yksityistilaisuuksiin ja tapahtumakokonaisuuksiin sekä tarvittaessa pop-up-tyylisiin tapahtumiin

5. Valmiudet konseptoida ja toteuttaa palvelukokonaisuuksia yhteistyössä Sellosalin kanssa

6. Houkuttelevan kahviotoiminnan aktiivinen kehittäminen osana Sellosalin kokonaiselämyksen kehitystyötä

Asiakaskunnan monipuolisuus edellyttää kahvioyrittäjältä ketteryyttä ja valmiutta muutoksiin. Keskenään hyvinkin erilaisissa tapahtumissa asiakkaiden toiveet ja mieltymykset vaihtelevat. Kahviotoimijan tulee tarjota seuraavia: ennen esitystä sekä väliajalla tarjottavat tuotteet (sesongin ja tapahtuman luonteen mukaiset kahvilatuotteet, alkoholittomat virvokkeet, riittävä ja mahdollisuuksien mukaan vaihteleva olut-, viini- ja alkoholivalikoima) sekä kokoustarjoilut ja yksityistilaisuuksien catering pienimuotoisesta kokouskahvitarjoilusta aina suuriin buffet-illallisiin.

Kahvion toiminnassa huomioidaan paikallisten tuotteiden hyödyntäminen, ekologisuus ja kestävä kehitys, asiakaslähtöinen vuorovaikutus ja palvelu, rohkea ja kehitysorientoitunut tekemisen asenne, sekä mahdollisuus palvelujen kokonaispaketointiin yhdessä Sellosalin kanssa.

Kohderyhmät

Sellosalin kohderyhmiä ovat koko pääkaupunkiseudun ja tiettyjen tapahtumien osalta laajemminkin Etelä-Suomen musiikkielämää aktiivisesti seuraavat konserttikävijät, työ- ja seniori-ikäiset esittävän taiteen ja kulttuurin kuluttajat, lapsiperheet sekä seniorit. Sellosalissa tapahtumat, myös iltakonsertit, ovat muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta ikärajattomia. Valikoiman tulee huomioida em. kohderyhmien vaihtelevat tarpeet, erilaiset ruokavaliot ja eettiset ruokavalinnat kuten veganismi.

Tarkempi kuvaus hankinnasta ja sen tavoitteista liitteellä 1. "Pienhankinnan kohteen kuvaus".

Sopimuskausi

Sopimus tullaan tekemään määräaikaiseksi ajalle 1.1.2025 - 1.1.2028. Sopimusosapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa käyttäen, kuitenkin aikaisintaan, kun sopimuksen voimaantulosta on kulunut kuusi (6) kuukautta. Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen kaupunki voi jatkaa sopimuksen voimassaoloa erikseen sovittavaksi ajanjaksoksi. Jatkosta on sovittava kahvion kanssa viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Palvelutuotanto pyritään käynnistämään heti vuoden 2025 alussa.

Espoon kaupunki tulee valitsemaan kahvioyrittäjän ja kaksi varalle.

Lisätietoja annetaan pienhankinta-ajalla seuraavasti:

- Yleiset kysymykset kilpailutuksesta: 11.-22.11.2024

- Mahdolliset keittiöön liittyvät tekniset kysymykset: 11.-22.11.2024

Vierailut Sellosalin tiloihin, yleisölämpiöön ja keittiöön järjestetään ma 18.11.2024 sekä ma 25.11.2024. Vierailun kesto on 30 minuuttia. Vierailusta on sovittava etukäteen yhteyshenkilön kanssa.

Sellosali / Espoon kaupungin kulttuuritalot ja -palvelut hyväksyy tarjoukset suomen kielen lisäksi englannin tai ruotsin kielellä. Virallinen pienhankintadokumentaatio on suomenkielinen, jota noudatetaan ensisijaisesti tulkinnanvaraisissa tilanteissa.

Kahvioyrittäjän valinta tullaan tekemään esitettyjen kriteereiden, haastattelukysymysten sekä kannattavuuslaskelman perusteella. Haastattelut toteutetaan viikolla 50 Sellosalin tiloissa. Tarkempi ajankohta sovitaan yrittäjän kanssa.

Haastattelussa tullaan kysymään seuraavat kysymykset:

1. Mikä Sellosalissa ja sen tapahtumatoiminnassa kiinnostaa, ja mitkä mahdollisuudet yrittäjä näkee Sellosalin kahviotoiminnan kehittämisessä?

2. Yrittäjän nykyisen/aiemman toiminnan esittely: tausta, kokemus, referenssit

3. Selvitys kahvion toimintakonseptista Sellosalissa: tarjottava tuotevalikoima, imago ja kohderyhmät

4. Miten yrittäjä/palveluntarjoaja vastaa hakuilmoituksessa esitettyihin kriteereihin?

5. Valmius toteuttaa catering-palveluita (työvoiman määrä, kiiresaatavuus, henkilöstön mitoitus)

6. Kuvailkaa nykyisiä kohderyhmiänne

7. Esitelkää alustava kannattavuuslaskelma kahvion toiminnasta Sellosalissa sopimuskaudella

Haastattelun kesto 1h. Haastattelussa tulee käyttää visualisointia, esimerkiksi PowerPointia.

Haastattelun perusteella valitaan kahvioyrittäjä, joka on Sellosalin kriteereihin ja imagoon sopivin. Kriteerit on kuvattu hankintailmoituksessa.

Varalle valitaan kaksi seuraavaksi sopivinta ravintolakahvilayrittäjää. Valitun yrittäjän kanssa solmitaan sopimus liittyen palvelun tuottamiseen sekä tilojen käyttöoikeuteen. Kaikille hakijoille ilmoitetaan päätöksestä ja sen perusteista.