Jyväskylän ammattikorkeakoulu (Jamk) on hankkimassa sähköisen arkistoinnin ratkaisua neljälle vuodelle (48 kk), joka täyttää lainsäädännön asettamat vaatimukset Jamkin toiminnassa kertyvän sähkösyntyisen asiakirjallisen tiedon pitkäaikaissäilytykselle. Hankitun järjestelmän tavoitteena on mahdollistaa tiedon elinkaaren hallinta tietoturva ja tietosuoja huomioiden. Hankinnassa huomioidaan myös mahdolliset kansallisen tason säilytysratkaisun vaatimukset. Jamkilla on käytössä sähköinen asianhallintajärjestelmä ja tiedonohjausjärjestelmä (Tweb ja Web-Arkki) jotka integroidaan hankittavaan ratkaisuun.

Käytettävät rajapinnat aineiston siirrossa lähdejärjestelmän (Tweb ja Web-Arkki) ja sähköisen arkiston välillä ovat WebServices ja Crest-rajapinnat.

Arkistoitavan aineiston määrä on 140 GB, tähän asti muodostunutta aineistoa 100 GB. Arvioitu vuosikertymä jatkossa n. 10GB/vuosi. Tähän asti muodostuneet pysyvästi säilytettävät asiakirjat 53 026 kpl, arvioitu vuosikertymä 10 000 pysyvästi säilytettävää asiakirjaa.

Tarjouksen tulee sisältää pääkäyttäjiä (muokkausoikeus) vähintään 10 kpl ja lukuoikeudellisia käyttäjiä vähintään 1000 kpl.

Järjestelmää pitää pystyä käyttämään samanaikaisesti vähintään 10 pääkäyttäjää sekä 200 lukuoikeudellista käyttäjää.

Tekninen käyttöönotto 1.11.2024 alkaen. Tuotantokäyttöönotto sekä integrointi tiedonohjausjärjestelmään ja asianhallintajärjestelmään 30.6.2025 mennessä.