Pieksämäen kaupungilla on käytössä Triplan Oy:n toimittama asianhallintajärjestelmä Tweb. Hankinnan kohteena on asianhallintajärjestelmän kanssa saumattomasti yhteensopiva sähköisen säilyttämisen järjestelmä. Kaupungin muista käytössä olevista järjestelmistä tullaan myös muodostamaan integraatiot tai tekemään aineistosiirrot sähköiseen arkistoon joko käyttöönottoprojektin yhteydessä tai mahdollisesti myöhemmin sopimuskaudella tilaajan aikataulun mukaisesti.

Arkiston ollessa kokonaisuudessaan käytössä, on viranhaltija/ työntekijäkäyttäjiä yhteensä n. 30 hlöä. Kokonaiskäyttäjistä 5 tarvitsee laajemmat oikeudet, loput käyttäjät ovat lukuoikeuksilla.

Mahdollisten ulkopuolisten, tietopyynnön kautta katseluoikeuden saaneiden, käyttäjien määrää ei pystytä ennakoimaan.

Hankittavan arkiston keskeiset toiminnallisuudet lyhyesti:

1. lokitietojen hallinta, käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien hallinta;

2. lähdejärjestelmistä eri muodossa olevan aineiston vastaanotto arkistoon;

3. metatietojen hallinta ja mahdollisesti puutteellisten metatietojen rikastaminen;

4. laajojen aineistokokonaisuuksien siirto sähköiseen arkistoon

5. yksittäisten dokumenttien arkistointi

6. tietoaineiston säilyttäminen arkistossa tietosuojatusti, tietoturvallisesti ja salassapito huomioiden sekä todistettavasti muuttumattomina;

7. monipuoliset hakumahdollisuudet tietoaineistosta;

8. tietoaineistojen automaattinen, hallittu ja dokumentoitu hävittäminen;

9. tietoaineiston siirtäminen tarvittaessa toiseen pitkäaikais-/pysyvään säilytykseen soveltuvaan järjestelmään tai Kansallisarkiston SAPA-palveluun;

10. raportointiominaisuudet;

Hankinta sisältää käyttäjä-/ohjelmistolisenssit, toimitus- ja käyttöönottoprojektin ohjelmistojen asennuksineen sekä asiakaskohtaisine räätälöinteineen ja parametrointeineen, ylläpito- ja tukipalvelut, testaukset, tilaajan tarjouspyynnössä kuvaamien käyttöönoton kohteiden toteutuksen ja koulutuksen.

Hankinnan tarkemmat tekniset ja toiminnalliset vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteissä:

- Vaatimusmäärittely

- Käyttötapauskuvaukset